Parece que el tiempo no nos cunde en el trabajo ni fuera de él. Por eso, mejorar la productividad nos ayudaría a aprovechar más nuestra jornada de trabajo y sacar todas las tareas pendientes.
Se trata de una cuestión de organización, de establecer prioridades, de evitar distracciones y de aprovechar el tiempo para rendir al máximo.
Hay algunos trucos, como apps para el móvil, que te pueden permitir aumentar la productividad y trabajar a buen ritmo. El tiempo no se multiplica, pero si evitamos los ladrones del tiempo y planificamos las tareas será más fácil terminar a tiempo todo lo que tenemos que hacer en nuestra jornada laboral.
Empieza el día planificando la jornada para mejorar la productividad
Una agenda en la que tengas apuntadas las tareas del día y de la semana te ayudará a organizar las tareas y ver las fechas de entrega. Establece prioridades y empieza por las tareas más arduas para quitártelas de encima pronto.
Si empiezas por lo más duro al principio, con la cabeza fresca, será más fácil trabajar a buen ritmo, y dejar lo más sencillo para después de comer o para el final de la jornada. Así mejorará tu productividad.
Organiza tu jornada por horas, calculando cuánto tiempo tardas en cada tarea, para seguir un buen ritmo y que no se pase el tiempo sin que hayas terminado lo más importante.
Ponte un horario para las tareas rutinarias
Si te pasas el día contestando emails, leyendo las noticias, actualizando las redes sociales, o con el Whatsapp o las llamadas, nunca terminarás lo que tienes pendiente.
Es mejor contestar o resolver a primera hora de la mañana los emails realmente urgentes y dejar lo secundario para cuando tengamos un hueco libre.
Las notificaciones de emails recibidos, los avisos del móvil y comprobar si alguien nos ha dado likes en Instagram nos distraen y es mejor no hacerles caso y centrarse en el trabajo. Hay apps que nos permitirán desconectar las notificaciones del móvil en determinados horarios.
Ordena tu mesa para mejorar la productividad
En una mesa despejada y ordenada será mucho más fácil encontrar lo que buscas. Además, el orden ayuda a centrar tu mente, mientras que una mesa de trabajo en la que se acumulan las cosas solo te desconcentrará.
En tu lugar de trabajo hay que tener un buen clima y un buen entorno, ya que pasas muchas horas en él. Es la mejor manera de aumentar tu productividad.
No acumules informes, documentos y post-it por todas partes, y mantén las cosas ordenadas para que sea más sencillo encontrarlas cuando las necesites. Archiva los papeles con los que no estás trabajando. Despejar tu mesa te ayudará a despejar tu mente y así será más fácil trabajar.
Las reuniones no siempre mejoran la productividad
Hay muchos trabajos que abusan de las reuniones, éstas se extienden demasiado tiempo y nunca resuelven lo que hay que resolver. A veces basta una conversación informal de cinco minutos para aclarar las cosas, coordinar el trabajo y permite seguir adelante sin perder el tiempo.
Si hay una reunión, hay que prepararla bien, poner un tiempo límite, llevar un orden del día para saber de lo que se va a hablar y no enredarnos con temas superfluos que no llevan a ningún sitio.
Alguien tiene que dirigir la reunión con una lista de cosas de las que tratar, y hay que sacar una conclusión de lo comentado para cada punto de la lista. Así se cierran los puntos pendientes.
Los descansos son necesarios para la productividad
A veces nos quedamos atascados en un tema y por mucho que estemos delante del ordenador no avanzamos. En esos casos es mejor tomarse un respiro, descansar cinco o diez minutos y luego volver a la carga.
La mente necesita despejarse, y si puedes salir a dar un paseo corto, estirar las piernas o desconectar tomando un café, sería perfecto para mejorar tu productividad.
Hay que liberar el estrés y dejar atrás la ansiedad. Luego puedes volver a la carga y trabajar con más ritmo y esos cinco minutos no han sido perder el tiempo, sino todo lo contrario.
Mejorar la actitud para aumentar la productividad
Todos los expertos aseguran que una actitud positiva es lo mejor para trabajar bien y a buen ritmo. En cambio, los pensamientos negativos y fatalistas, nos restan energía y destruyen la productividad y la creatividad.
Concéntrate en los puntos positivos de los problemas a los que te enfrentas, en cómo resolverlos y en qué se puede aprender de ellos… no en lo malo.
El optimismo nos da energía, muy necesaria para trabajar con productividad. Nuestro éxito depende de la determinación, la paciencia y la concentración con la que realicemos el trabajo.
Aíslate del ruido, del teléfono y de las conversaciones
Para poder concentrarnos necesitamos evitar los ruidos y las distracciones. Por eso, si tenemos algo urgente o un trabajo más complicado es mejor que apaguemos el móvil, dejemos las llamadas telefónicas para después y evitemos las distracciones.
Por ejemplo, puedes aprovechar las mañanas para resolver los trabajos más urgentes, importantes y duros y dejar la tarde para reuniones, llamadas pendientes y contestar emails.
Si estás con algo importante, cierra la puerta de tu despacho o trabaja con unos auriculares con cancelación de ruido, que te permiten trabajar en silencio.
Una tarea para cada momento mejora la productividad
Muchas veces cuando estamos trabajando vamos saltando de una tarea a otra. Y así estamos siempre ocupados, pero no terminamos nunca nada.
Si tienes que escribir un texto largo, no consultes el móvil, los emails o Internet hasta que lo hayas terminado. No dejes a medias las cosas y termina antes de empezar lo siguiente.
Si tienes una lista de tareas pendientes, ir tachándolas a medida que las termines es muy liberador y además así compruebas que estás avanzando. Mejorar la productividad es posible si te centras en lo que tienes que hacer y vas resolviendo punto por punto sin agobiarte por todo lo que queda pendiente. Se trata de adoptar buenos hábitos de trabajo que poco a poco te costará cada vez menos seguirlos día tras día.
