En mayo de 2018 entró en vigor el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) a nivel europeo, y en diciembre de ese mismo año se modificó la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) en España apara adaptarla a la normativa europea. Desde entonces la relación entre autónomos y RGPD ha sido algo complicada, ya que muchos profesionales todavía no saben bien a qué están obligados con respecto al tratamiento de datos.
¿Tengo que cumplir el RGPD si soy autónomo?
La respuesta es un rotundo sí. Esta norma obliga a todas las empresas, sociedades y también a los autónomos que operen dentro de la Unión Europea.
Es más, si trabajas desde fuera de Europa pero vendes productos o prestas servicios a ciudadanos europeos, también tienes que cumplir con las disposiciones de esta norma.
El proceso de adaptación
Ya lo decíamos al principio de este artículo, la relación entre autónomos y RGPD no está resultando nada fácil. La mayoría de los profesionales consideran que es difícil o incluso muy difícil cumplir con todas las obligaciones en materia de protección de datos.
Lo primero que hay que hacer es elaborar un Registro de Actividades de Tratamiento en el que analizaremos los datos que vamos a almacenar de terceras personas y el uso al que van a ir destinados.
Aquí suele darse el primer error, puesto que muchos autónomos creen que solo tienen que tratar los datos de sus clientes, pero en realidad la ley obliga a gestionar con el mismo cuidado los datos de cualquier persona o entidad, lo que también incluye a proveedores e incluso trabajadores que el autónomo tenga a su cargo.
El siguiente paso en un Análisis de Riesgos para evaluar los peligros a los que se enfrentan los datos que se van a tratar. Para ver si el acceso a los mismos por parte de personas no autorizadas puede ser más o menos fácil.
Luego hay que hacer una Evaluación de Impacto para ver si las medidas de seguridad que se han establecido de verdad cumplen con su función. Fijando además un procedimiento de actuación a seguir en caso de que haya una vulneración en los sistemas de seguridad.
Autónomos y RGPD, ¿cómo ha sido la adaptación?
En líneas generales tenemos que decir que la adaptación de los autónomos al Reglamento no ha sido todo lo satisfactoría que cabría esperar.
En septiembre de 2019 se llevo a cabo una encuesta a casi 400 autónomos y los resultados sorprenden. Solo un 53,5% de los encuestados habían terminado el proceso de adaptación a la nueva normativa de protección de datos.
De los restantes, un 20,4% manifestó que todavía no había comenzado el proceso. Esto se traduce en que hay un importante número de autónomos que ahora mismo se están exponiendo a una posible sanción.
¿Por qué está tardando tanto la adaptación de autónomos?
Siguiendo con el estudio al que hemos hecho referencia, aproximadamente la mitad de los encuestados declararon que el proceso de adaptación a la nueva normativa les ha resultado difícil o muy difícil.
Casi un 60% de los que ya han abordado el proceso no han sido capaces de hacerlo solos. Cerca de un 20% ha usado las herramientas dadas por la propia Agencia Española de Protección de Datos (AEPG), mientras que cerca del 40% han preferido dejar la labor de adaptación en manos de especialistas en protección de datos del ámbito privado.
Los aspectos más complicados
Hay ciertas cuestiones de la normativa sobre protección de datos que resultan más complejas para los autónomos. Entre ellas destaca especialmente la obtención del consentimiento explícito para el tratamiento de datos.
Otro tema que también preocupa mucho es el tener un buen procedimiento a seguir en caso de que se produzca una fuga de datos.
En la práctica, el desconocimiento de los autónomos sobre aspectos clave de la protección de datos da lugar a que exista una gran mayoría de emprendedores que no saben a ciencia cierta si los datos personales que recogen en su negocio están bien protegidos.
¿A qué sanciones se enfrentan los autónomos que no cumple con la protección de datos?
Si el RGPD ha traído cambios importantes en la forma de tratar y proteger los datos personales, también lo ha hecho en lo relativo a las sanciones.
Las multas han subido de forma espectacular. Ahora las multas administrativas pueden oscilar entre 10 y 20 millones de euros para los casos más graves o bien ser equivalentes a una cantidad que oscile entre el 2% y el 4% del volumen de negocio anual global de la empresa o profesional sancionado.
Soy autónomo, ¿cómo me pongo al día en materia de protección de datos?
Si no te habías dado cuenta ya, seguro que lo has hecho a lo largo de este artículo, la protección de datos es un tema extremadamente complejo y a la vez importante.
Al hacer un buen tratamiento de los datos no solo te evitas el riesgo de que la AEPD te ponga una sanción, sino que además puedes convertir esto en una ventaja competitiva. Los posibles clientes estarán mucho más dispuestos a confiar en ti si saben a ciencia cierta que vas a hacer un buen tratamiento de sus datos personales.
Tratándose de una cuestión tan compleja, es mejor no abordar este tema en solitario. La mayoría de las veces compensa dejar la adaptación en manos de especialistas. Ellos se encargan de revisar todos los aspectos de tu negocio y hacer los ajustes necesarios para que cumplas las disposiciones del RGPD y de la LOPD.
La figura del Delegado de Protección de Datos
El Delegado de Protección de Datos o DPP es una figura de presencia obligada si se realizan ciertas actividades, pero a día de hoy la mayoría de los autónomos desconocen si deben contar con un DPP en su plantilla o si pueden externalizar esta tarea.
Lo que si parece claro es que aquellos que han decidido confiar en estos profesionales están obteniendo resultados muy positivos y declaran sentirse más seguros en lo referente al cumplimiento de la normativa sobre protección de datos.
Por tanto, parece que la clave para una correcta adaptación entre autónomos y RGPD pasa por dejar esta materia tan compleja en manos de especialistas.
