Conseguir el éxito siendo autónomo no es fácil. Pero, con independencia del sector en el que estés, es bastante probable que en alguna ocasión tengas que elaborar presentaciones para hablar de tu proyecto o presentar un nuevo producto o servicio. Por eso, saber hacerlas es una habilidad imprescindible para el freelance.

Una buena exposición de tu idea puede abrirte muchas puertas. Podría ayudarte a ganar un concurso para emprendedores, a conseguir un inversor privado, a obtener del banco la financiación que necesitas o a ganar clientes. Pero no hace falta que te compliques la vida para hacerla bien, hoy en día tienes a tu disposición herramientas que simplifican esta tarea.

Power Point, el rey de las presentaciones

La herramienta de presentaciones de la suite ofimática de Microsoft ha disfrutado de hegemonía durante décadas. Todos la hemos usado en alguna ocasión, aunque quizá no haya sido por elección personal sino porque durante mucho tiempo no hemos tenido otra opción. Esto hace que cuando pensamos en hacer una presentación sea el primer nombre que nos viene a la cabeza.

Lo cierto es que es una herramienta muy completa que ha ido mejorando con el tiempo. A día de hoy Power Point es un programa muy intuitivo que resulta fácil de manejar, así que aún teniendo pocos conocimientos sobre su uso puedes crear presentaciones de aspecto profesional.

Prezi, ganando puestos como herramienta líder para presentaciones

A Power Point le salió hace unos años un fuerte competidor que poco a poco ha ido ganando en popularidad, se trata de Prezi. Es muy usada por estudiantes, pero también le puedes sacar mucho partido si eres un profesional. Cuenta con un gran número de plantillas y efectos que consiguen un resultado final de calidad.

Una de sus grandes ventajas es que permite el trabajo online, así que puedes trabajar en tu presentación desde cualquier lugar y  a través de cualquier dispositivo que tenga acceso a Internet, no necesitas instalar nada. Además, guarda los proyectos realizados directamente en la nube, lo que facilita el acceso a ellos cuando hacen falta.

Keynote, la herramienta de Apple

Si Microsoft tiene Power Point, Apple no se queda atrás y también tiene su propia herramienta para crear presentaciones. Se trata de Keynote, que es muy eficaz pero mucho menos conocida por el gran público porque es propia de los ordenadores Mac y en España lo más habitual es utilizar PC.

Con Keynote puedes crear presentaciones de gran calidad en muy poco tiempo aunque no tengas nociones de diseño, porque es muy intuitiva y se maneja fácilmente. Incluso Steve Jobs en su momento y ahora Tim Cook han utilizado en sus exposiciones públicas presentaciones realizadas con esta herramienta.

Google Slides

Poco a poco Google ha ido ampliando sus funcionalidades. Empezó como un buscador y ahora tiene herramientas prácticamente para todo. Una de ellas es Google Slide, que permite crear presentaciones de la forma más sencilla posible, con una interfaz simplificada al máximo en la que encuentras todas las funcionalidades en el panel principal.

Una de sus ventajas es que integra la función de autoguardado, así nunca pierdes información personal. Y como está conectada con el perfil personal de Google del usuario todos los archivos quedan guardados en la nube y son accesibles desde cualquier lugar y a través de cualquier dispositivo que tenga conexión a Internet.

Powtoon, la herramienta de presentaciones más creativas

No todas las presentaciones son iguales, si en tu caso lo que buscas es un diseño que impacte, PowToon puede ser una muy buena opción. Lo que la diferencia de otras es que aquí puedes animar las presentaciones con dibujos e incluso crear vídeos. El resultado es una presentación que queda muy cercana a un anuncio.

Se utiliza mucho en el mundo del diseño y da lugar a presentaciones completamente diferentes que captan inmediatamente la atención del usuario. Pero al ser una herramienta un poco más avanzada puede resultar algo complicada de manejar para aquellos que no tienen experiencia en realizar presentaciones.

Genial.ly

El mundo de las presentaciones es cada vez más dinámico, especialmente en sectores relacionados con la creatividad. Por eso, a veces se hace necesario ir un poco más allá y trascender de las presentaciones tipo Power Point de toda la vida. Una de las herramientas para hacer presentaciones más dinámicas es Genial.ly.

Es un programa intuitivo con el que no resulta complicado hacer presentaciones que incluyan animaciones y sean mucho más dinámicas. Lo bueno es que el usuario recibe instrucciones sobre cómo hacer el proceso paso a paso. Por lo que es una buena alternativa incluso para aquellos que no han manejado nunca este tipo de programas.

Canva

¿Quién no ha oído hablar de Canva? Como profesional que eres te puede ayudar enormemente a la hora de hacer todo tipo de creatividades, desde banners hasta imágenes personalizadas para usarlas en tus redes sociales. Lo que quizá no sabías es que también la puedes utilizar para hacer tus propias presentaciones.

Si Canva ha triunfado tanto es porque es un programa gratuito y de calidad. Es muy fácil de utilizar, apto incluso para quienes nunca han hecho una presentación, y tiene a su favor que cuenta con una gran cantidad de plantillas, lo que permite obtener diseños únicos y espectaculares sin ningún esfuerzo.

Emaze

Esta herramienta tiene dos versiones, una gratuita y una de pago que aumenta todavía más sus funcionalidades. Sin embargo, si realizas presentaciones de forma esporádica la versión gratuita será más que suficiente para ti. Aunque las actualizaciones de la versión de pago pueden llegar a ser realmente interesantes.

Lo que diferencia a esta herramienta de otras que hemos visto hasta ahora es que te permite aprender paso a paso a hacer presentaciones de calidad. Cuenta con una gran cantidad de plantillas y tiene un funcionamiento muy sencillo que te facilita el trabajar en tu proyecto de forma rápida y precisa.

Cualquiera de estos programas que hemos repasado te puede resultar de gran ayuda a la hora de hacer una presentación única que capte la atención de tu público. Pero antes de empezar a trabajar con las herramientas no te olvides de crear un pequeño guión con la información que quieres poner en cada apartado, esto te facilitará mucho el trabajo.

Aunque se temía que la crisis de la Covid-19 afectara al mercado inmobiliario, lo cierto es que en las grandes ciudades sigue habiendo una gran demanda de vivienda de alquiler y los precios no han bajado demasiado en los últimos meses. Pero alquilar una casa no es tan sencillo como parece, lo normal es que al inquilino se le exijan una serie de garantías, y si quién quiere alquilar es un autónomo, la cosa puede complicarse un poco.

Estabilidad, seguridad y solvencia son los rasgos que definen al arrendatario ideal, pero en el caso de un autónomo es muy difícil que se presenten estas tres características, y es que no podemos olvidar que su estabilidad y seguridad dependen del mercado, mientras que su solvencia depende de que sus clientes no sean morosos. Aún así, un trabajador por cuenta propia puede alquilar una vivienda para vivir, pero deberá presentar una serie de papeles.

¿Qué documentos hacen falta para celebrar un contrato de alquiler?

La Ley de Arrendamientos Urbanos no impone en ningún caso que el posible inquilino tenga que presentar al arrendador documentos que justifiquen que es una persona solvente. Sin embargo, en la práctica se viene haciendo así desde hace algunos años. De hecho, hay personas que no alquilan la vivienda si el interesado en ser inquilino no tiene un contrato fijo.

El índice de morosidad ha crecido en los últimos años, y lo que menos quiere un propietario es alquilar su vivienda y quedarse sin cobrar la renta y además no poder acceder a la vivienda. Por eso, es normal que se pidan documentos para comprobar la solvencia. En muchos casos lo que se pide es una copia del contrato de trabajo y las tres últimas nóminas.

Documentos que puede presentar un autónomo para acreditar su solvencia

En el caso de que un autónomo quiera alquilar una casa lo tiene un poco más complicado para demostrar que es una persona solvente. En su caso no hay contrato de trabajo ni nóminas. Sin embargo, estos profesionales tienen otros documentos que pueden acreditar que tienen unos ingresos más o menos estables.

Lo que se le suele pedir a los autónomos por parte de los arrendadores es que presenten las últimas declaraciones trimestrales del IRPF y del IVA. En ocasiones se piden los mismos documentos pero de años anteriores, a fin de comprobar que los ingresos son más o menos estables en el tiempo.

Tampoco es extraño que el arrendador pida al autónomo que le muestre los documentos que acreditan que no tiene deudas pendientes ni con Hacienda ni con la Seguridad Social. 

El autónomo como un inquilino de riesgo

Cuando alguien presenta una nómina y un contrato de trabajo el arrendador se da por satisfecho, puesto que sabe que su posible inquilino tiene ingresos mensuales y que, en caso de no pagar, podría pedir el embargo de su nómina. Sin embargo, con los autónomos no existe nunca esa posibilidad.

Un profesional por cuenta propia puede ganar mucho dinero este mes y luego pasar una temporada casi sin ingresos. De modo que, si está de alquiler y no paga la renta, su arrendador lo tendrá mucho más complicado a la hora de pedir el embargo de bienes para cubrir la deuda. De ahí que en el caso de los autónomos sea bastante habitual que además de acreditar su solvencia mediante los documentos que hemos visto también se les exija prestar garantía.

Garantías para acceder al alquiler

Con frecuencia el autónomo se encuentra con que el arrendador le pide una serie de garantías externas si no ha quedado satisfecho con su nivel de solvencia o teme que su futuro inquilino pueda llegar a tener problemas económicos. Lo que se hace en estos casos es recurrir al aval bancario.

En este aval una entidad bancaria actúa como avalista del autónomo. De modo que si este no paga la renta será el banco quien lo haga. Esto funciona como un seguro de protección de pagos, y para ello el inquilino tiene que pagar mensualmente la cantidad acordada al banco. Además del aval bancario existen otras garantías como el aval personal (es un tercero particular y no un banco el que avala al inquilino).

Documentación necesaria para alquilar una vivienda

Resumiendo todo lo anterior, el autónomo que quiere alquilar una vivienda debe tener disponible y lista para presentar la siguiente documentación: el DNI o NIE en vigor, copia de las últimas declaraciones del IRPF y de las últimas liquidaciones trimestrales del IVA. Documento que acredite el pago de las últimas cuotas a la Seguridad Social (las tres últimas suele ser suficiente).

Con esto ya debería ser suficiente, pero no está de más estudiar la posibilidad de un aval bancario o un aval personal por si el arrendador llegara a solicitarlo. Cuanto antes se tenga preparada esta documentación, más fácil será acordar la firma del contrato de arrendamiento.

Ayudas al alquiler para autónomos

De lo que hemos visto hasta ahora se desprende que el autónomo que quiere alquilar una casa que sea su vivienda lo tiene un poco más complicado que un asalariado porque se le va a pedir más documentación y se va a examinar su solvencia y estabilidad económica con lupa. Sin embargo, ser profesional por cuenta propia no es un impedimento para acceder a ayudas de alquiler.

Las Comunidades Autónomas suelen tener en vigor diferentes planes de ayudas para el alquiler. Para acceder a ellas lo que se suele exigir es tener una renta inferior a tres veces el IPREM, siendo indiferente cuál sea la ocupación de quien pide la ayuda. Por eso, un autónomo con unos ingresos que no superen los límites máximos establecidos puede percibir estas ayudas sin ningún tipo de problema.

Así que si eres autónomo y estás pensando en mudarte de casa y quieres vivir de alquiler, no te preocupes, puedes acceder a una vivienda de forma fácil y hasta recibir ayudas. Lo único que tienes que hacer es ser previsor y dejar toda la documentación preparada antes de empezar a buscar.  De este modo, si encuentras la casa perfecta para ti, puedes empezar directamente la negociación para firmar un contrato de alquiler.

Autónomos y trabajadores asalariados se encuentran habitualmente con que no tienen tiempo suficiente para atender a todas las tareas que tienen pendientes. En muchos casos esto se debe a la acción de los ladrones de tiempo, esas actividades o distracciones que poco a poco van restando minutos a la jornada laboral. Uno de los ladrones de tiempo más importantes son las reuniones de negocios.

Existe una tendencia a hacer más reuniones de las que serían necesarias, y con frecuencia estas suelen alargarse más de lo esperado. Para el autónomo esto es un gran inconveniente, porque cada vez que pasa tiempo reunido con su equipo de trabajo o con sus clientes está perdiendo un tiempo muy valioso que podría estar invirtiendo en tareas más productivas.

No obstante, las reuniones también son importantes, y no se trata de no hacerlas, sino de tomar medidas para que sean más cortas y también más eficientes, de forma que no supongan una pérdida de tiempo para los asistentes.

¿Qué hace que una reunión de negocios se extienda más de lo necesario?

Para conseguir acortar estos encuentros primero hay que conocer bien los motivos que dan lugar a que su duración sea excesiva. La principal razón suele ser la falta de una buena organización, aunque también influye mucho la ausencia de los materiales necesarios, posibles problemas técnicos o la tendencia de los asistentes a comentar cosas que no tienen que ver con el motivo de la reunión.

Lo normal sería que una reunión de trabajo no se extendiera más allá de los 20 o 30 minutos, pero en la mayoría de los casos la duración suele estar por encima de los 60 minutos. Aplicando los consejos que vamos a ver a continuación, podemos hacer que la duración sea la justa y necesaria, algo que seguro que le viene bien a todos los participantes.

Convocar a las reuniones de negocios solo a los interesados

A una reunión de negocios solo deberían acudir aquellas personas que de verdad tengan interés en la misma y puedan tomar decisiones con respecto a lo que se vaya a hablar. Si un autónomo se reúne con un cliente para tratar sobre cómo hacerle una página web, no tiene sentido que en esa reunión haya varias personas del departamento de marketing, con que esté presente el responsable ya valdría.

Lo malo de esto es que muchas veces el autónomo no es quién organiza la reunión, por lo que no tiene potestad para elegir a qué personas convocar y a cuales no. Lo que sí puede hacer es proponerle al cliente con qué personas en concreto se quiere reunir.

Definir los objetivos de la reunión de negocios

Todos los que vayan a estar presentes en la reunión deberían tener claro de antemano sobre qué va a tratar la misma. Si el objetivo no es claro lo más normal es que se traten muchos temas que pueden no estar relacionados entre sí, lo que hace que el tiempo del encuentro se alargue innecesariamente e incluso que este acabe sin una conclusión clara.

Como autónomo que se va a reunir con un cliente o un posible cliente, puedes permitirte enviar una comunicación unos días antes a la otra parte con los temas que deseas tratar, invitándole a que haga modificaciones si lo estima conveniente. Así, antes de la fecha prevista ya tendréis una idea sobre los temas a tratar.

Marcar un límite de tiempo

Cuando se concierta una reunión es normal establecer un horario de inicio de la misma, pero pocas veces se fija una hora de finalización, y esto es un grave error que juega en contra de todos los asistentes. Pero no basta con fijar un horario, además hay que cumplirlo. Es decir, que si un tema ha quedado fuera por falta de tiempo, no se trata. Habrá que fijar otra reunión en otro momento, pero la actual se da por finalizada.

Esto permite una mejor organización del tiempo para todos los asistentes. Igual que en el caso anterior, como profesional que va a tener una reunión de negocios, lo mejor es que fijes de antemano un horario de inicio o fin. Tu cliente entenderá que posiblemente tengas otros asuntos a los que atender y no te pedirá más tiempo.

Preparar los materiales para las reuniones de negocios

En plena era digital la tecnología es la mejor aliada para una reunión, pero también puede convertirse en una gran enemiga si justo en ese momento decide fallar. Portátiles que se quedan sin batería, archivos Power Point que se han quedado en el ordenador de sobremesa y no están en la tablet, cables que no cargan bien… Pueden pasar cientos de cosas.

No podemos preverlo absolutamente todo, pero sí podemos tomar algunas precauciones básicas. Un día antes de la reunión hay que comprobar que se tienen todos los materiales necesarios y que los equipos informáticos funcionan bien. Así, si hay algún problema, siempre estamos a tiempo de aplazar el encuentro para otro día.

Apostar por la videoconferencias en las reuniones de negocios

Si algo bueno ha tenido la pandemia es que por fin nos hemos dado cuenta de que muchas actividades que antes considerábamos esencial hacer de forma presencial se pueden hacer igual de bien de forma remota. Gracias a las videoconferencias las reuniones de negocios son ahora más rápidas. Aunque no está mal reunirse con un cliente de forma presencial de vez en cuando, hay que primar los encuentros virtuales.

Está demostrado que una videoconferencia es siempre mucho más corta y se limita a los temas esenciales. Además, no hay que perder tiempo en desplazamientos, lo cual también ayuda a ser más eficiente. 

Valorar nuestro tiempo por encima de todo

Pasar tres horas en reuniones de negocios supone que luego vas a tener que dedicar tres horas más para hacer todo el trabajo que no has hecho en ese tiempo en el que has estado reunido. Así que si tu horario de trabajo normalmente acaba a las 18:00 horas no vas a tener más remedio que quedarte hasta las 21:00 horas o entrar antes al día siguiente.

El resultado es que tienes menos tiempo para ti y la conciliación se vuelve más complicada. Por eso, el verdadero secreto para conseguir reuniones menos largas y eficaces es que tomes conciencia de lo importante que es tu tiempo y lo negativo que resulta perderlo en actividades innecesarias. Partiendo de esta idea, adoptar medidas para conseguir acortar los encuentros de negocios te resultará mucho más fácil.