La factura electrónica se define legalmente como: «aquella factura que se ajusta a lo establecido en el Reglamento de facturación para cualquier factura en papel y que haya sido expedida y recibida en formato electrónico.»
Antes de nada, debes saber que una factura electrónica tiene exactamente la misma validez que una realizada en papel. Lo único que cambiará será su formato y el medio de transmisión de quien la emite a quien la recibe.
Si estás comenzando a pasarte del papel a la tecnología, es bueno que conozcas todos los puntos a tener en cuenta para realizar tus facturas electrónicas de forma adecuada. Lo más importante es saber que esta mantendrá prácticamente la misma forma y contenido que una realizada en papel. Pero, ¿cómo hacerla para que sea válida?
Requisitos para crear una factura electrónica
Todas las facturas, independientemente de su formato, es decir sean electrónicas o en papel, deben cumplir una serie de requisitos indispensables.
Ante todo, se debe garantizar la legibilidad de la factura, así como la autenticidad de su origen, incluyendo la identidad del emisor de la misma. Por último, se debe garantizar la integridad de su contenido, es decir, certificar que dicho contenido no ha sido modificado previamente.
En la electrónica, la legibilidad la facilita el programa con el que haya sido creada y el resto de puntos, por ejemplo, a través de la firma electrónica.
Tipos de formato para las facturas electrónicas
Este tipo de facturas las podrás encontrar en dos tipos de formato: el estructurado y el no estructurado. Ambos pueden ser transmitidos a través de redes de comunicación electrónicas.
En el formato estructurado las facturas contienen datos, pudiendo ser generadas automáticamente por los sistemas informáticos del emisor y tramitadas también de forma automática por los sistemas de pago del receptor. Por ejemplo, las que utilizan lenguaje XML.
Las facturas en formato no estructurado destacan por ser una imagen. Debido a ello, deben ser emitidas y transmitidas de forma manual, por lo que su procedimiento no es automático. Un ejemplo es un fichero PDF.
Campos obligatorios en la factura
Para estar seguro de que estás emitiendo una factura electrónica de forma correcta, debes tener en cuenta que cumples con todo lo recogido en el Reglamento de Facturación.
Lo primero que debe quedar reflejado es un encabezado con la palabra «Factura», para que se sepa en todo momento con qué tipo de documento tratamos. Además, deben quedar especificados datos como la fecha, el número correlativo, la identificación fiscal de ambas partes y la descripción y valoración de los servicios prestados.
Por último, debe quedar reflejado con total claridad el total a pagar, habiendo incluido los impuestos correspondientes, como el IVA.
Fases de creación en la factura electrónica
El proceso para la creación de este tipo de factura es muy similar al que empleamos para crear facturas de cualquier otro tipo.
Lo primero es preparar el documento, teniendo muy claros los datos a incluir, reflejados en el punto anterior. Lo segundo a tener en cuenta es el soporte digital a través del cual se emitirá la factura. Por último, es optativo incluir una firma electrónica para garantizar su autenticidad e integridad.
Una vez obtenido el consentimiento del cliente, se debe elegir el modo de envío de la misma, por ejemplo a través de correo electrónico. Es importante recordar que es obligatorio conservar el registro de facturas, por lo que se debe mantener una copia.
Ventajas de la facturación electrónica
La facturación electrónica trae consigo múltiples ventajas y/o beneficios a la hora de preparar tus facturas, ya que, de primeras, se consigue reducir el coste de facturación en más de un 85% con respecto al método anterior.
Además, destacan la rapidez y seguridad en la emisión y recepción del documento; la simplificación en los procesos administrativos; la reducción de errores; y un mayor control documental sobre las facturas.
Todo esto hace que se mejore con creces el servicio al cliente, ahorrando tiempo y dinero para ambas partes.
Obligaciones del emisor al crear una factura electrónica
A la hora de crear una factura electrónica, el emisor de la misma debe tener en cuenta su obligación de cumplir una serie de requisitos.
Primero, debe asegurarse de haber obtenido el consentimiento del receptor por cualquier medio. Una vez hecho esto, debe crear la factura teniendo en cuenta los campos obligatorios. Al enviar de forma telemática la factura, deberá asegurarse de mantener una copia para su registro y anotar el IVA correspondiente.
Por último, deberá garantizar una accesibilidad completa a la misma tanto para el receptor como para cualquier organismo cualificado que la requiera.
Obligaciones del receptor de una factura electrónica
Al igual que el emisor, el receptor de una factura electrónica también debe cumplir una serie de requisitos indispensables para poder llevar a cabo la transacción.
En primer lugar, deberá asegurarse de poder recibir la factura mediante medios electrónicos. Asegurar su legibilidad y los datos contenidos en la misma y verificar la firma electrónica si estuviera incluida. Además, debe anotar el IVA en su registro correspondiente y conservar la factura.
Por último, al igual que el emisor, debe garantizar una accesibilidad completa a la misma asegurando la visualización, búsqueda, copia y descarga en línea o impresión.
Realizar facturas a Administraciones Públicas
Desde el año 2015 en España es obligatorio facturar de forma electrónica a las Administraciones Públicas. El formato utilizado está contemplado en el Artículo 5 del Real Decreto 1619/2012 sobre la facturación electrónica.
A saber, las facturas electrónicas deberán ser en formato estructurado mediante un esquema XSD. Además, deberán estar escritas en lenguaje informático; ir firmadas electrónicamente con un Certificado Digital Legalizado; y deberán indicar el destinatario de la misma con total claridad.
Teniendo en cuenta este tipo de formato, el resto del proceso es exactamente el mismo comentado anteriormente y válido para realizar cualquier tipo de factura electrónica. El emisor crea la factura a través del sistema informático, la rellena teniendo en cuenta los campos obligatorios, la firma con el certificado digital, la envía de forma telemática al receptor.
Cuando las Administraciones Públicas la reciban, deberán conservarla por si en el futuro es necesario consultarla o imprimirla.
