Debido a su trabajo el autónomo tiene que mantener relación con muchas personas y entidades públicas y privadas, y sin lugar a dudas con quien menos le gusta estar en contacto es con Hacienda, y es que la relación entre trabajadores por cuenta propia y la Agencia Tributaria siempre ha sido complicada debido a la fuerte carga impositiva que sufren los autónomos.
A pesar de ello, las comunicaciones con Hacienda son imprescindibles. Siempre es mejor estar al tanto de lo que esta entidad tiene que decirnos antes que enterarnos a través del BOE o cuando ya nos han impuesto una sanción con sus correspondientes intereses y no tenemos ningún margen de actuación al respecto.
Hacienda actualiza sus formas de contacto
La digitalización de las Administraciones Públicas es un proceso que se está dando de forma desigual. Mientras que en algunas este proceso va muy lento y apenas se han hecho cambios en los últimos años, en la Seguridad Social y en la Agencia Tributaria ocurre todo lo contrario, no se escatima en recursos y siempre están a la última.
La relación entre el autónomo y Hacienda ha cambiado mucho en poco tiempo gracias a la puesta en marcha de la Sede Electrónica. Esto ahorra muchos trámites burocráticos y desplazamientos que suponían una pérdida de tiempo para los profesionales. Ahora la mayoría de las gestiones pueden hacerse online, en cualquier momento y desde cualquier lugar, solo hace falta tener acceso a Internet.
El período de cortesía hace más amigable la relación entre autónomo y Administración Tributaria
Además de una mayor digitalización, hay otras medidas que han facilitado la interrelación entre los profesionales por cuenta propia y Hacienda. Una de las más novedosas de los últimos años es la conocido como período de cortesía, un lapso de tiempo en el que el autónomo tiene garantizado que no recibirá notificaciones.
Esto le permite al profesional irse de vacaciones con tranquilidad, o incluso recuperarse tranquilamente si es que está enfermo o ha sufrido un accidente, puesto que sabe que dentro del período señalado no recibirá ninguna notificación de la Agencia Tributaria y, por tanto, no estará corriendo el tiempo que tiene para contestar o llevar a cabo una determinada acción.
Llega la era de la videoconferencia
Con la llegada de la pandemia de coronavirus y el posterior confinamiento, empresas y Administraciones Públicas se han visto obligadas a hacer cambios en su forma de trabajar. Por suerte, existen una gran cantidad de herramientas digitales para el trabajo en remoto, y sin lugar a dudas las que permiten realizar videoconferencias han sido las más usadas en los últimos meses.
Zoom, Skype y otras similares han tenido un uso intensivo. Y si este sistema ha funcionado para las empresas, ¿por qué no iba a funcionar para las Administraciones Públicas? Así lo han pensado en Hacienda y por eso acaban de lanzar un sistema que permite las comunicaciones entre administrados (sean autónomos o particulares) y los técnicos de la Agencia Tributaria de forma remota, rápida y sencilla. Lo que contribuye a un importante ahorro de tiempo tanto para los propios funcionarios como para los ciudadanos.
¿Cómo funcionan las videconferencias de Hacienda?
Si algo bueno tiene el proceso de digitalización del sector público es que se intenta que los cambios implantados sean lo más accesibles posibles y que todo el mundo pueda hacer uso de los mismos aunque no tenga conocimientos informáticos. Este caso no iba a ser una excepción y también se ha simplificado el proceso al máximo para que cualquiera pueda hacer una videoconferencia con Hacienda.
Dentro de la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria hay ahora un enlace directo a la videoconferencia. Basta con pulsar sobre él y se inicia el proceso para poder hablar cara a cara pero de forma remota con un técnico de Hacienda y resolver así cualquier tipo de duda o incidente que pueda haber surgido.
¿Qué requisitos técnicos necesita el autónomo para contactar por videoconferencia con Hacienda?
El objetivo es que esta nueva forma de atención sea lo más eficiente posible y permita atender al mayor número posible de personas, reduciendo así el volumen de atención presencial. Por eso se han establecido unos requisitos técnicos que no son nada complicados de cumplir.
La aplicación que se usa para la videoconferencias es Zoom. En cuanto al navegador, el único que parece dar algún problema de compatibilidad es Internet Explorer, con el resto funciona a la perfección. Por supuesto, es necesario que el dispositivo de conexión cuente con altavoces y un micrófono. Aunque no es obligatorio, si se utiliza un ordenador de sobremesa siempre es recomendable usar auriculares con micrófono para mejorar la calidad del sonido.
Si se ha concertado una cita con Hacienda a través de videoconferancia, lo más recomendable es utilizar primero el sistema de llamada de prueba de Zoom para comprobar que todo es correcto y que la comunicación se va a poder desarrollar con normalidad.
¿Qué puede hacer el autónomo a través de la videollamada a Hacienda?
Según el Real Decreto-Ley 22/2020 el procedimiento de inspecciones fiscales a través de videoconferencia tiene como objetivo agilizar los trámites y valorar los procedimientos de aplicación de los diferentes tributos. Aunque también se puede utilizar este sistema para resolver dudas y realizar gestiones que estén pendientes.
Lo que sí deja muy claro la normativa es que solo se puede usar esta forma de comunicación si el obligado tributario ha dado su conformidad para ello, en caso contrario habrá que recurrir a los métodos habituales de comunicación mediante correo certificado y atención presencial en la oficina de referencia. Por otro lado, el uso de la videconferencia queda supeditado a que se pueda garantizar la seguridad y la validez de los documentos que se puedan compartir en estas reuniones online.
Sin lugar a dudas la videconferencia es una forma de comunicación muy práctica que puede contribuir a cambiar la relación entre el autónomo y Hacienda, al permitirle a este hacer sus trámites de forma mucho más rápida y sin tener que estar desplazándose ni perder su tiempo de trabajo. Aunque la medida ha sido impuesta a raíz de la crisis del coronavirus, está claro que ha llegado para quedarse.
