Si un proveedor te asegura que su software de facturación está ‘certificado por Hacienda’, lo primero que debes hacer es desconfiar. La Agencia Tributaria no concede ningún sello oficial ni aprueba previamente los programas adaptados a Verifactu. Utilizar ese reclamo falso es un fraude que se ha multiplicado con la llegada de la facturación electrónica, y caer en la trampa puede costarte caro si luego tu sistema no cumple realmente con la norma.
Verifactu no homologa nada: el engaño del ‘software certificado’
El sistema Verifactu, regulado en el Real Decreto 1007/2023, obliga a que los programas de facturación sean verificables, pero no mediante un sello previo de Hacienda. La propia AEAT aclara que no realiza un examen individual de cada software, no concede una certificación oficial y tampoco exige que el producto se inscriba en un registro antes de comercializarse.
Lo que existe es una declaración responsable emitida por el fabricante. Mediante ese documento, la empresa desarrolladora declara que su programa respeta la Ley General Tributaria, el Reglamento de los Sistemas Informáticos de Facturación y sus especificaciones técnicas. No es un mero trámite: identifica al fabricante, al producto y a la versión concreta, describe sus funcionalidades y si opera únicamente como Verifactu. Además, compromete legalmente a quien la suscribe, y Hacienda puede comprobar después el software y contrastar que lo declarado es real.
La declaración responsable no es un simple papel: compromete al fabricante y Hacienda puede revisarlo después.
El error que puedes evitar: las tres preguntas que debes hacer antes de contratar
El detalle que más se pasa por alto es que cada versión del software necesita su propia declaración responsable. Si compras una solución actualizada y te entregan un documento de una edición anterior, no sirve. Es más: las personalizaciones o módulos añadidos por un tercero también requieren sus propias declaraciones, emitidas por quien los ha desarrollado.
Por eso, antes de firmar nada, haz estas tres preguntas al proveedor:
- ¿Puede entregarme la declaración responsable exactamente de la versión que voy a utilizar?
- ¿Quién responde de las actualizaciones y de las personalizaciones hechas por distribuidores o integradores?
- ¿Está la declaración visible dentro del programa de facturación y es fácil acceder a ella?
Un programa etiquetado con un vistoso “adaptado a Verifactu” no sustituye al documento exigido por la normativa. La pregunta correcta no es si el software está certificado por Hacienda (porque Hacienda no certifica), sino si el fabricante te entrega la declaración correspondiente a tu versión concreta. Esa es la única manera de confirmar que cumples con la obligación de facturación electrónica.
Tu responsabilidad no acaba con el programa: lo que sí te exige la AEAT
Usar un sistema que incluya la declaración responsable protege al empresario frente a un mal funcionamiento imputable al fabricante, pero no convierte en legal cualquier uso del programa. Tú sigues siendo responsable de emitir correctamente las facturas, de introducir datos veraces y de conservar la documentación. Hacienda puede comprobar que el software que usas se corresponde realmente con lo declarado.
La avalancha de ofertas comerciales que sacan pecho con supuestas certificaciones oficiales demuestra que la confusión vende. Pero en este caso, comprar un producto falso puede acarrear sanciones si una inspección detecta que los registros de facturación no son los exigidos. Conviene recordar que la declaración responsable no elimina ninguna de tus obligaciones fiscales: simplemente acredita que la herramienta, en teoría, está preparada para cumplirlas. La responsabilidad de hacerlo bien sigue siendo tuya.
Guía rápida del trámite
- 📅 Plazos: El sistema Verifactu es de aplicación obligatoria según calendario oficial, pero la verificación del software fraudulento debe hacerse desde ya.
- ✅ Requisitos clave: Exigir al proveedor la declaración responsable exacta de la versión que vas a usar; comprobar que el documento identifica producto, versión y fabricante.
- 🌐 Dónde solicitarlo: No se solicita a Hacienda; se obtiene del fabricante. La normativa completa está en la sede electrónica de la AEAT.
- 💰 Importe o coste: No hay coste administrativo, pero elegir mal el software puede derivar en sanciones por incumplimiento.
- ⚠️ Error a evitar: Creer que un sello comercial de “adaptado a Verifactu” o “certificado” equivale a cumplir la ley. El único documento válido es la declaración responsable de cada versión.
