Un día cualquiera en una empresa cualquiera. Tras tres días de viaje, uno de sus trabajadores reporta al departamento de contabilidad los gastos que ha efectuado durante el mismo. Una vez revisados, hay algo que no cuadra. Enrique (nombre ficticio), ha pasado un par de tiques con fecha del sábado. Y su viaje comprendía… ¡de lunes a miércoles!
No se trata de una gota en medio del océano. Todo lo contrario. Según Captio, la plataforma dedicada a la gestión de gastos de viajes de empresa, el fraude interno por trabajador fue de 709 euros de media durante 2017, un 1,3% más que un año antes.
El nivel de fraude detectado en las pequeñas y medianas empresas es un 50% superior respecto a las grandes
El dato se desprende de un estudio elaborado por la citada compañía entre 130 enseñas europeas, poniendo la lupa en 1,4 millones de desplazamientos, y cuyo fraude final asciende a 8,1 millones de euros. ¡1,6 millones más que en 2016! ¿Y cuáles son esas malas prácticas?
A la cabeza, pasar gastos antiguos. Es decir, introducir aquellos que no se corresponden con el periodo comprendido en el reporte de gastos informado. Nuestro protagonista, Enrique, bien lo sabe. A continuación, pasar el mismo tique varias veces utilizando el mismo justificante. Y la medalla de bronce es para subir el importe máximo autorizado por gasto.
A continuación, Enrique vuelve a tomar protagonismo: efectuar gastos en fines de semana. También es habitual no incorporar el justificante del gasto pertinente y, por último, editar la información del justificante.
AUMENTA LA PREOCUPACIÓN EN LA EMPRESA
Ni grandes (más de 251 trabajadores), ni medianas (entre 51 y 250 trabajadores), ni pequeñas empresas (entre 0 y 50) se salvan de esta particular plaga. ¿Y quiénes lo sufren más? Las pequeñas (un 18% de las firmas analizadas), mientras que en las grandes y las medianas se mantienen a la par (12%). Lo relevante es que el nivel de fraude detectado en las pequeñas y medianas empresas es un 50% superior respecto a las grandes.
“Las irregularidades en la gestión reducen seriamente la competitividad de las compañías y dificultan la toma de decisiones debido a la distorsión de los datos disponibles”, sostiene Joaquim Segura, CRO y cofundador de Captio.
Porque al perder dinero en fraude interno resulta necesario aumentar los costes de los productos o servicios que se ofrecen. Además, supone un incremento de los costes indirectos al tener que contratar mecanismos de lucha contra el fraude, auditorias, abogados…
No son los únicos daños. Por ejemplo, se produce un empeoramiento del clima laboral ya que el fraude puede dar lugar a situaciones de enfrentamiento entre los trabajadores o sensación de injusticia. Lo cual se puede traducir en menor motivación y productividad. Sin olvidar el perjuicio en la reputación de la empresa, si trasciende más allá de sus instalaciones. Inversores, clientes o proveedores pueden repensarse su relación con la misma.
“El uso de un software de automatización y digitalización de la gestión del gasto y la implantación de un marco normativo que defina qué es fraude, establezca los distintos grados de gravedad y fije las medidas que se tomarán en función de ello es esencial para minimizar el fraude interno”, explica Segura.
¿Qué otras formas hay de evitarlo? Un plan de formación es vital para concienciar y alinear a todos con las políticas de empresa. Las auditorías pueden tener un efecto disuasorio y preventivo, sobre todo si son internas y externas, y siempre y cuando los trabajadores colaboran con las personas encargadas de las mismas. Asimismo, tratar a todos los empleados de la misma manera puede ayudar. En muchas ocasiones, el fraude se produce porque Enrique (valga el caso) quiere compensar lo que él considera como una injusticia laboral. También sería positivo el establecimiento de canales de denuncia.
Por último, predicar con el ejemplo. “Demasiado a menudo se pone el foco en los trabajadores de rango más bajo, o en los mandos intermedios, pero las altas jerarquías tienen que dar ejemplo y tener un comportamiento ético y justo”, recalcan en Captio.
