Con la llegada de la digitalización, muchas funciones empresariales se han optimizado y se han hecho más eficientes. El avance tecnológico permite que tareas que antes requerían mucho tiempo, y hasta la ocupación física de un lugar dentro del negocio, ahora se reduzcan a un software especializado y espacio de almacenamiento virtual.
La digitalización de archivos es una de las herramientas que han ayudado a optimizar la gestión empresarial. Compañías como Dataeraser son quienes se encargan de que las empresas que lo necesiten puedan tener un respaldo digital de todos sus documentos, los cuales pasan a gestionarse de manera sencilla y segura.
Importancia de la digitalización de archivos empresariales
En la documentación empresarial es donde se archivan datos que son de suma importancia para el negocio. No solo contiene información importante acerca de la empresa, sino también datos personales, razón por la cual es necesario asegurarse de que estén protegidos, controlados y con acceso restringido para no infringir las normativas vigentes relativas. Sin embargo, al estar archivados en papel, su gestión y control se hacen muy complicados. Es muy difícil controlar el acceso a estos documentos de manera eficiente. Además, su gestión está limitada a un espacio físico, por lo que la empresa debe disponer no solo de un lugar dedicado a su almacenaje, sino también de mecanismos para mantener una custodia segura de los mismos. Todo esto genera gastos, tiempo y recursos.
No obstante, empresas como Dataeraser se especializan en ofrecer soluciones de digitalización de archivos para poder abandonar definitivamente el papel. Ellos se encargan de integrar todos los procesos necesarios de asesoramiento, recogida, manipulación e indexación de documentos. Incluso pueden encargarse de su destrucción segura o de su reciclaje, en caso de ser necesario.
Ventajas que obtiene un negocio al digitalizar sus archivos
Dataeraser es una empresa que se encarga de asegurar que su cliente añada valor a su negocio con sus servicios de digitalización de archivos. En primer lugar, harán que sea más sencillo y eficiente el acceso a documentos importantes de su empresa, agilizando la búsqueda y facilitando el acceso a ellos de manera simultánea desde distintos lugares, con solo tener acceso a internet. Además de eso, se podrá garantizar una mejor protección de los archivos y datos confidenciales, mediante control de accesos. Esto también sirve para resguardar información confidencial de infidelidad de terceros, competidores, etc. Otra de sus ventajas es que protege a la empresa de sanciones que puedan surgir por incumplimiento del Reglamento de Protección de Datos, las cuales supondrían hasta un 4 % de su facturación.
Por último, con la digitalización de archivos se libera espacio físico de un negocio, que se puede utilizar para otras áreas o tareas importantes. Además, se rebaja en costes de papel, impresión, envío, optimizando la gestión de la documentación.
