¿Sabías que la mayoría de trabajadores de una empresa y emprendedores trabajan más de tres horas extra al día? Si conforme lo has ido leyendo te has sentido identificado con este dato, tenemos buenas noticias. La solución reside en mejorar tu productividad.
Trabajar tiempo extra no debería ser necesario en ningún caso. Al contrario. Deberíamos planificarnos la jornada de forma justa para que incluso nos sobrara tiempo para irnos relajando conforme pase el día. Tener una carga así de trabajo no es beneficioso a no ser que sea un caso asilado.
Pero, ¿es realmente problema de la empresa que tú tengas más trabajo? Quizá es que tú no sepas organizarte de forma correcta. No te preocupes. Descubre algunos trucos que te ayudarán a llevar un mejor desempeño.
Comienza temprano la jornada para mejorar tu productividad
Dicen que el secreto de la gente exitosa es su hora de de despertarse. ¿Eres de los que se quedan «cinco minutos más» una vez suena el despertador? Esto tiene que cambiar para mejorar la productividad.
Levantarse antes te ayudará a despejarte antes o a adelantar tareas para no tener que hacerlas el resto del día. No es necesario levantarse y ponerse a trabajar, puedes ir a dar un paseo, a hacer deporte, aprovechar para desayunar tranquilamente… ¡Lo que más te guste!
Además, ganando tiempo desde primera hora también serás de los primeros en llegar a la empresa. De esta manera, te ayudarás a ti mismo a acabar con las distracciones que pueden irse sucediendo a lo largo de la jornada (llamadas, conversaciones entre compañeros, etc.). Aunque de primeras no es sencillo cambiar este hábito, una vez conseguido notarás los resultados.
Una buena planificación es clave
Otro de los trucos que te ayudarán a mejorar la productividad es saber planificar tu jornada laboral. Hacerlo en sencillo y no te tomará demasiado tiempo.
Cada mañana, cuando llegues a la oficina, dedica entre 20 y 40 minutos en planificar todo lo que debas hacer en el día, e incluso en los siguientes días de la semana. Esta media hora orientativa no es perder el tiempo, sino invertirlo. Con una buena agenda, podrás hacer todo lo que tienes planeado, asegurándote de que no te olvidas de nada.
Hacerlo de forma diaria te ayudará a mejorar tu visión global de las tareas que vas a hacer en la semana. Esto te permitirá gestionar de mejor forma tus reuniones, saber qué día tienes más hueco, cuál estás más cargado de trabajo, etc. Así podrás aumentar el desempeño sin agobiarte demasiado. Los minutos que pases planificando serán oro al final de la semana.
Comienza por lo peor
Uno de los mejores trucos para mejorar la productividad es saber en qué centrarse y por dónde empezar. Por ello, es de vital importancia tener todo previamente planificado.
¿A quién le gustan las tareas complejas? A primera hora de la mañana es cuando somos más productivos, también en nuestra empresa. Por ello, no dudes que la mejor opción es reservar estas primeras horas de la jornada para enfrentarte a las tareas más difíciles o que tomen un mayor tiempo. Tu concentración y energía son mayores, por lo que las resolverás antes.
De esta manera, habrás conseguido resolver las tareas más complicadas al principio con mucha más rapidez y de forma efectiva. ¿En qué se traduce esto? Al final de la jornada tan solo quedarán las tareas más livianas y las que se finalizan antes. Incluso puede que cuentes con unos minutos libres para poder descansar de la carga laboral.
No mezcles temas
Céntrate en un tema y, hasta que no lo finalices, no comiences con otro. Ser multitarea puede traducirse en innecesarios dolores de cabeza.
¿Cómo conseguir qué temas son más importantes y en cuáles debemos centrar toda nuestra atención de primeras? Aquí vuelve a entrar la gran importancia de haber planificado de forma correcta. Nuestra agenda tiene la llave para mejorar la productividad en nuestro puesto de trabajo, así como en nuestro día a día.
Centrándote en un tema específico conseguirás resolverlo antes. Además, con ello también lograrás ahorrar tiempo, pues se es mucho más efectivo cuando nos concentramos en tan solo una tarea. Deja el resto para después. Mejor hacerlas de una en una y dedicando a cada tema toda nuestra concentración.
La importancia de los descansos
A la hora de sacar nuestra agenda a primera hora de la mañana para ponernos a planificar, es importante dejar algún espacio en blanco para poder descansar.
¿Crees que mejorar tu productividad haciendo todo el trabajo seguido? De ninguna manera. Tu mente y tu cuerpo necesitan descansar para poder seguir trabajando al 100% el resto de la jornada. No tienen por qué ser descansos largos, puedes hacer varios de 5 minutos o uno o dos más largos.
Toma un café, pasea, mira las noticias… Haz aquello que sabes que te ayuda a despejar la mente.
A veces no podemos con todo
Y de ahí la importancia de saber decir que no. Parece fácil, ¿no? Pero en el fondo sabes que no lo es tanto.
Deja a un lado las tareas que son más intrascendentes. Céntrate en lo verdaderamente importante. Se llama priorizar, y es uno de los conceptos que debemos grabar a fuego si queremos aumentar la productividad en la empresa.
Aprende a decir que no para que tu agenda no se vea repleta de temas que en realidad no tendrías ni por qué hacer tú.
Sé limpio y ordenado
Una de las claves para aumentar la productividad y que está cada vez más de moda debido a su importancia es el tener nuestro puesto de trabajo tanto limpio como ordenado.
No importa si trabajas desde casa o en una oficina de tu empresa, los espacios deben invitar a la comodidad y relajación para que no tardes más tiempo del necesario en encontrar nada.
No nos referimos solo al espacio físico. También las carpetas del ordenador deben estar bien ordenadas para que siempre sepas dónde has guardado cada documento.
Aprovecha los momentos de desconexión
Debido al auge de las nuevas tecnologías, tendemos a permanecer siempre conectados. ¿Pero es esto bueno para nuestra productividad? Para nada.
Deja a un lado el correo electrónico, tu móvil, etc. porque hay momentos en los que es necesario permanecer desconectado.
Si estás de vacaciones o has finalizado tu jornada laboral, es un error pensar que debes permanecer en contacto con la oficina. Te mereces poder centrar la mente en otra cosa y, a no ser que seas tú el único que trabaje en la empresa, habrá otros que puedan ocuparse.
Divide las tareas en partes pequeñas
Un truco que no es conocido por muchos. Ya sabemos que debemos comenzar el día planificando y priorizando. Bien, pues ahora toca dividir las tareas.
Coge una tarea que parezca muy grande y ve diseccionándola hasta dejarla en pequeñas actividades que, realizadas correctamente, terminen completándola. Al hacer esto, el cerebro disminuirá el estrés y será capaz de centrarse antes.
¿El resultado? Una tarea que parecía interminable la has realizado en mucho menos tiempo. Es decir, has alcanzado la meta más rápido.
Aprende a delegar
Seguro que no eres el único que trabaja en tu empresa. Y, aunque así lo fuera, contrata a alguien más en lo momentos de más actividad.
Porque una de las claves para mejorar la productividad consiste en saber delegar. Si una tarea te da menos beneficios y encima te roba tiempo, es hora de pasar un poco de ella y dejársela a otro.
Esto es otra inversión, para nada un gasto. Pues te ayudará a ahorrar tiempo y que te puedas centrar en lo que de verdad requiere tu atención.
