El trabajo autónomo tiene muchas vertientes, y en algunos casos el profesional debe hacer frente a unos gastos directos para poder ejercer su trabajo. Por ejemplo, el fotógrafo contratado para hacer una sesión de fotos puede tener que desplazarse a otra ciudad y esto va implicar unos gastos de transporte y de alojamiento. Para que esto no suponga un problema, la mejor opción es pedir una provisión de fondos al cliente.
Así el profesional se asegura de que no va a tener que cubrir de su propio bolsillo los gastos que implique prestar un servicio o entregar un producto. La otra alternativa son los gastos reembolsables, en los que el autónomo adelanta el dinero y luego se lo cobra a su cliente, pero esto implica que el profesional debe arriesgar primero su dinero. De esta forma, si al final no cobra la factura, no solo no ganará dinero, sino que podría estar perdiéndolo.
¿Qué es la provisión de fondos?

Técnicamente se define como el adelanto de parte del precio final del producto o servicio que el profesional recibe de su cliente para poder llevar a cabo la prestación del servicio. Se suele confundir con la figura del adelanto, pero en realidad no son lo mismo.
El anticipo es una cantidad que el profesional pide al cliente antes de empezar a prestar el servicio o entregar el bien y dicha cantidad corre a cuenta de la futura compra. Anticipo y provisión de fondos son figuras muy similares, la diferencia radica en la finalidad que se busca con el cobro de estas cantidades.
¿Para qué le sirve al autónomo la provisión de fondos?

La principal diferencia entre el anticipo y la provisión es que esta última solo se puede pedir con la finalidad de cubrir los gastos que al profesional le genera el ejercicio de su actividad. La cantidad que se solicita depende mucho de los gastos que prevea el autónomo que va a tener que afrontar.
En la mayoría de los casos la provisión de fondos puede alcanzar hasta el 50% del precio pactado para el servicio o producto, pero puede ser una cantidad mayor e incluso menor. A veces, el profesional prefiere ir sobre seguro y pedir una provisión de fondos que sea casi de la totalidad del precio final.
La provisión de fondos en la contabilidad siendo autónomo

Durante un tiempo hubo mucho debate sobre cómo debía ser la gestión contable de las cantidades percibidas en concepto de provisión de fondos, pero esta cuestión la resolvió la dirección General de Tributos a través de una consulta vinculante de 4 de septiembre de 2009. En ella se establece que en estos casos hay que emitir factura.
El autónomo que recibe cantidades en concepto de provisión de fondos ha de emitir una factura y reflejar esta situación en su contabilidad. La cuenta contable de la provisión de fondos puede ser, según el criterio de la Dirección General de Tributos, la cuenta 417, que es aquella en la que se registran los anticipos a acreedores por la prestación de servicios.
Autónomo: ¿Cómo es una factura de provisión de fondos?

No basta con que el profesional pida una provisión de fondos a su cliente y este se la dé, todo debe hacerse de forma legal a través de la emisión de una factura. En estos casos el proceso de facturación es igual que si se tratara de la prestación de un servicio o la entrega de un producto. Así que se puede usar el mismo programa de facturación habitual o la plantilla estándar.
En el concepto bastará con señalar que se trata de una provisión de fondos y en el precio base habrá que indicar la cuantía acordada con el cliente. A esa cantidad se le aplicará un IVA de un 21% y también la retención de IRPF si el destinatario de la factura es un autónomo o una empresa.
¿Cuándo es recomendable pedir una provisión de fondos?

Esto depende del trabajo a prestar. Está claro que si la prestación del servicio implica asumir directamente gastos es buena idea pedir una provisión de fondos para tener dinero suficiente para afrontarlos. Ya hemos visto que también existe la opción de los gastos reembolsables, pero sabemos que la liquidez es un problema para los autónomos.
Podría llegar a ocurrir que un autónomo tenga que asumir un gasto para prestar un servicio pero no disponga de dinero en ese momento. Esto es un grave problema puesto que puede implicar que el profesional no pueda hacer aquello a lo que se ha comprometido. Sin embargo, si se pide una provisión de fondos este problema deja de existir.
En algunas profesiones como la abogacía es muy habitual pedir una provisión de fondos para cubrir gastos como el desplazamiento del abogado a los tribunales o las tasas que hay que abonar si se deben pedir documentos oficiales. Pero lo cierto es que en muchos casos esta cantidad funciona más como un anticipo que como una provisión de fondos. Esto se debe a que el abogado no cobra su trabajo hasta que no ha finalizado el proceso, y eso puede llevar meses e incluso años.
¿Qué ventajas tiene la provisión de fondos?

La primera de ellas es que otorga seguridad financiera al profesional, que se asegura así de que los gastos que tenga que asumir para llevar a cabo su trabajo van a estar cubiertos desde el primero momento. Así, si el cliente llegara a ser moroso en el futuro, por lo menos el autónomo no habría perdido su propio dinero adelantando cantidades que luego no puede recuperar.
Mediante el pago de esta cantidad se produce una formalización del encargo profesional. El cliente demuestra a través del desembolso de dinero que de verdad está interesado en recibir el servicio o producto del profesional contratado. Este, por su parte, se compromete a llevar a cabo la obligación encomendada.
Por último, la provisión de fondos también opera como garantía del pago final. De ahí que con frecuencia la cantidad que se pide sea superior a los gastos que hay que cubrir, porque lo que se busca es que no haya una gran pérdida de beneficios si tras hacerse el trabajo el cliente no paga la factura.