Mantener tu programa de facturación antiguo para consultar el histórico no te va a costar una multa de 50.000 euros, siempre que no puedas emitir facturas nuevas con él. La Agencia Tributaria ha aclarado una de las dudas que más estaba frenando a autónomos y pymes ante la llegada de Verifactu: no es obligatorio borrar el software antiguo si solo lo usas para consultar facturas históricas.
La clave está en que el programa no tenga capacidad operativa para generar nuevas facturas una vez que entre en vigor la obligación de usar sistemas adaptados. Si lo conservas únicamente para acceder a documentos pasados y no emites facturas con él, no habrá sanción.
El problema no es guardar el software, sino seguir facturando con él
La normativa de Verifactu, que arranca el 1 de enero de 2027 para sociedades y el 1 de julio de 2027 para autónomos, exige sistemas informáticos de facturación que impidan alterar los registros. El objetivo es blindar la trazabilidad de todas las operaciones económicas.
La Ley General Tributaria prevé sanciones de hasta 50.000 euros por ejercicio si utilizas programas no adaptados. Por eso, la cuestión de mantener instalado un software antiguo había disparado las alarmas entre los más de 3,3 millones de autónomos y 2 millones de empresas que operan en España.
Hacienda lo ha dejado claro: el riesgo legal no está en guardar el histórico, sino en conservar la capacidad para seguir emitiendo facturas. Si el programa ya no permite crear nuevas facturas –porque ha sido deshabilitado o porque su función se limita a la consulta documental–, mantenerlo no supone un incumplimiento de la normativa.
Es decir, puedes conservar años de facturas, operaciones y consultas fiscales en tu programa de siempre, siempre que no lo uses para la actividad diaria a partir de la fecha de entrada en vigor de Verifactu.
¿Qué hacer con tus datos históricos antes de la llegada de Verifactu?
La propia Agencia Tributaria recomienda minimizar riesgos. La opción más sensata es exportar los datos históricos a otros formatos que no dependan del software antiguo. Así evitas tener que mantenerlo instalado y reduces la posibilidad de una interpretación desfavorable durante una revisión.
Otra vía es consultar con tu proveedor tecnológico si existe una actualización compatible con Verifactu. Muchas empresas de software ya están adaptando sus plataformas. Si no es el caso, siempre puedes migrar a una solución adaptada o, incluso, a la herramienta gratuita de facturación que ha impulsado la propia Agencia Tributaria, diseñada para cumplir con todos los requisitos técnicos.
El error que te puede costar caro es dejar el programa antiguo activo para emitir facturas más allá de las fechas límite. La simple existencia de una herramienta no adaptada y operativa puede considerarse una infracción si Hacienda detecta que se utiliza para facturar.
Verifactu: una oportunidad para ordenar tu facturación, no un castigo
La resistencia al cambio es comprensible. Muchos autónomos llevan años usando el mismo programa y cambiar de sistema conlleva un esfuerzo de adaptación, costes y tiempo que no siempre sobra. Pero Verifactu no es una ocurrencia repentina de Hacienda; responde a una tendencia imparable hacia la digitalización fiscal que comenzó con la Ley Antifraude de 2021 y que ya se ha materializado en sistemas similares en otros países europeos.
Para los autónomos, la clave está en anticiparse. Enero de 2027 para las sociedades y julio de 2027 para los autónomos pueden parecer lejanos, pero la experiencia con otros cambios normativos –como la factura electrónica o la declaración de IVA en tiempo real– demuestra que los procesos de adaptación llevan meses. Empezar ahora a explorar opciones evita decisiones precipitadas y reduce el riesgo de sanciones.
La aclaración de Hacienda sobre el software antiguo elimina uno de los principales miedos de los pequeños negocios: no perderás tu historial. Lo que sí pierdes, si no actúas con tiempo, es la tranquilidad de saber que tus sistemas están en regla y que no te expones a una multa de 50.000 euros por un despiste evitable.
Guía rápida del trámite
- 📅 Plazos: 1 de enero de 2027 para sociedades; 1 de julio de 2027 para autónomos en IRPF.
- ✅ Requisitos clave: Solo podrás conservar tu software antiguo si no emites facturas con él a partir de las fechas límite. Si dudas, exporta los datos históricos y desinstálalo.
- 🌐 Dónde informarte: En la sede electrónica de la AEAT y con tu proveedor de software habitual. También puedes consultar la herramienta gratuita de facturación de la AEAT.
- 💰 Importe o coste: La sanción por usar programas no adaptados puede alcanzar los 50.000 euros por ejercicio.
- ⚠️ Error a evitar: Dejar el programa antiguo activo para facturar después del 1 de enero o 1 de julio de 2027, según tu caso. Deshabilítalo o desinstálalo si no te has actualizado.
