Cualquier evento que se organice, ya sea una boda, un evento laboral, una presentación, o lo que sea, es susceptible de mejorarse mediante las nuevas tecnologías. La tecnología ha influido en todos los aspectos de nuestras vidas y también lo hace en la organización de este tipo de reuniones. Además, está disponible tanto para los grandes eventos de organizaciones o empresas, como para los pequeños eventos de particulares.
Las nuevas apps de contacto, las redes sociales, los servicios en la nube y otras tecnologías, pueden hacer que tu evento sea todo un éxito. Por eso, si tienes pensado organizar alguno, puedes servirte de todas las nuevas herramientas que tienes a tu disposición para facilitarte las cosas y mejorar todos los aspectos sobre los que antes no tenías control.
Las empresas saben bien la potencia que tiene una presentación en un evento para promocionar sus productos. Por eso invierten en que estos eventos salgan bien. Apple ha sido una de las empresas que mejor ha sabido explotar estas exposiciones. Especialmente en la era de jobs.
¿Por qué usar tecnologías para mi evento?
Algunas de las mejoras que pueden reportar las tecnologías para tu evento son:
- Llega a más personas: las redes te posibilitan anunciar tu evento y que el anuncio llegue a más personas. Además, la interacción será mayor, ya que las personas que lo reciban podrán comentar, reenviar, etc.
- Ahorro: usando las nuevas tecnologías puedes ahorrar en papel publicitario, imprentas, gastos de envío del material, etc. Tan simple y barato como hacer un clic.
- Difundir sin barreras: al usar las nuevas tecnologías podrás superar las barreras temporales y horarias que tienen las tecnologías analógicas.
- Mejora la calidad: el evento se puede mejorar cuando se aplica tecnología a él, haciendo la presentación más amena con contenido multimedia, gamificación, etc. Eso significará asistentes más contentos…
- Mejora la logística: si el evento supone movilizar material y personal, las nuevas tecnologías te pueden ayudar a que el transporte sea más óptimo, más barato y que llegue a tiempo.
Motivos de peso para plantearte usar más tecnologías en la organización.
Ideas y herramientas a tu alcance
Si estás interesado en aplicar estas tecnologías en tu próximo evento, puedes echar un vistazo a estas herramientas:
- Preparativos: usa apps para buscar el mejor local, catering, o alquiler. Por ejemplo, si vas a hacer tu evento en un restaurante, algunas apps permiten elegir el mejor y hacer las reservas online. Otras apps como AIrHopping, Tripadvisor, etc., pueden organizar tus viajes y estancias.
- Big Data: el Big Data o la IA pueden ayudarte con el marketing y predecir si tu campaña será un éxito o no. Por ejemplo, puedes usar la plataforma BinFluencer.
- Difusión: tanto para anunciar el evento a tus asistentes, como para difundir el propio contenido del evento para aquellos que no han podido asistir en persona, puedes usar las plataformas de vídeo en streaming para ello (como YouTube). También blogs, campañas de newsletters con MailChimp, etc.
- Contenido del evento: puedes usar programas de presentación como PowerPoint, Impress, pizarras digitales, proyectores, multimedia, y otras tecnologías para enriquecer tus eventos.
- Exposiciones más amenas: en la actualidad de han puesto de moda los hologramas o las fogscreens, es decir, pantallas de vapor en las que proyectan imágenes. Por supuesto, las capacidades de las tecnologías de realidad virtual y realidad aumentada pueden hacer de tu evento un éxito. Incluso se pueden ver presentaciones en las que se usan suelos interactivos, mapping 3D, y drones para hacerlo todo más impactante.
- Logística: la mejor forma de organizar la logística necesaria para tu evento es dejarle esto en manos de las nuevas tecnologías. Un ejemplo de ellas es el software ERP, la geolocalización y dispositivos GIS para el seguimiento, Business Intelligence para la gestión, automatización y robótica, etc.
- Otras tecnologías que debes considerar: iBeacon para posicionamiento en el interior, pulseras RFID para los asistentes, impresión 3D para personalizar objetos o regalos, etc.
Con una buena planificación, los recursos necesarios, buenas ideas y estas tecnologías, tu evento resultará todo un éxito. ¡Garantizado!
