La facturación es una parte clave en cualquier negocio, pues es una forma muy sencilla de controlar la actividad económica de la empresa. La factura se ha consolidado como un documento de gran relevancia al funcionar como prueba física de la realización de una operación economía, tanto para el comprador como para el vendedor. Gracias a las nuevas tecnologías como Internet es posible realizar facturas totalmente online y de forma gratuita sin ningún tipo de contratiempo. No obstante, para ello será necesario tener claro cómo hacer una factura gratis y cuáles son los datos que deben aparecer en ella.
Qué datos debe contener una factura
Por norma general, toda factura generada, independientemente de que esta haya sido elaborada de forma gratuita o a través de programas de pagos, debe seguir las normativas impuestas por el país donde esta se genere. Por tanto, cada factura debe contener una serie de elementos fundamentales para su correcta validación. En primer lugar, los datos relativos a la factura donde se incluyen el número, la fecha de emisión y la fecha de vencimiento. Lo más recomendable es que a la hora de numeración las facturas estas mantengan un orden consecutivo, pues será mucho más sencillo recopilar la información cuando esta sea necesaria.
En cuanto a las fechas, la de emisión debe coincidir con el día, mes y año en que esta se crea mientras que la fecha de vencimiento debe especificar cuál es plazo límite para realizar el pago o el cobro. El siguiente conjunto de información que tiene que estar presente en la factura es la información fiscal del profesional. En ambos casos, los datos más importantes que deben incluirse son el nombre y apellidos o razón social de la empresa, el NIF en caso de empresas y el DNI cuando se trata de profesional autónomo. Por último, toda la información pertinente al domicilio tiene que aparecer incluyendo el país de origen, ya sea de la empresa o del profesional.
Estos mismos elementos son los que deben aparecer en el apartado del cliente, siendo especialmente útiles para ambas partes a la hora de necesitar contactar con una de ellas. Asimismo, además de la identificación, es posible en algunas ocasiones añadir varios campos adicionales en los que se incluyan otros datos de contacto como el número de teléfono o la dirección de email. La inclusión de esta nueva información facilitará en gran medida la posibilidad de ponerse en contacto con una de las partes en caso de así requerirlo para solucionar algún contratiempo que haya podido surgir.
El siguiente apartado que debe estar en toda factura que vaya a realizarse es el concepto y los impuestos aplicados a los distintos productos o servicios que se hayan adquirido. En este caso, lo más recomendable es indicar cuáles son los productos vendidos, el número de unidades y el importe de cada una de ellas. Es decir, es de vital importancia que el precio unitario y la base imponible queden reflejadas en la factura para una mayor constancia de la compra-venta, al igual que cualquier descuento o rebaja que se haya aplicado al precio unitario. A todo ello hay que sumarle la indicación de los impuestos requeridos por el tipo de producto.
Por tanto, la aplicación del IVA será obligatoria para todos los artículos o productos por los que se esté emitiendo la factura. En España lo habitual es un IVA del 21%, pero en algunos casos esté es más reducido, por lo que es importante prestar atención a los detalles. Para los profesionales o autónomos, el IRPF debe realizarse en función de la retención que se tenga (7%-15%). Una vez calculados estos impuestos, el importe obtenido será el total a pagar. Especificar el método de pago utilizado suele ser un plus en la validación de la factura. En la página comohacerunafactura.com puede encontrarse aún más información acerca de todos los datos necesarios en la realización de una factura.
Por qué elaborar una factura gratuita
Una de las ventajas de las nuevas tecnologías es la oportunidad de reemplazar la tradicional factura de papel por una online que aporte más beneficios al profesional y sea, al mismo tiempo, más completa y fácil de elaborar. De este modo, es posible incluir una mayor información acerca de los servicios prestados, sobre todo en el caso de expertos como los cerrajeros profesionales. Hoy en día, no es necesario realizar una factura desde cero, sino que existen muchas páginas webs que permiten elaborarla de forma rápida y totalmente gratuita mediante una amplia variedad de plantillas con campos rellenables.
Esta característica es perfecta para poder elegir la más adecuada en cada momento dependiendo del servicio prestado, con la facilidad de ir modificando la información cada vez que sea necesario. Esto hace posible que el cliente disponga de la factura en un menor tiempo. Otra forma de elaborar facturas es mediante una hoja de Word o Excel, la cual permite personalizarla al gusto del profesional. Un elemento que puede marcar la diferencia de cara al cliente es la inclusión del logotipo de la empresa, aunque la posibilidad de almacenarlas en la nube es un plus añadido al profesional al ayudarle a contabilizar su actividad económica de una forma más efectiva.
