Ignacio de la Calzada, abogado laboralista, señala cuatro errores al contratar trabajadores que han arruinado a autónomos: encuadramiento, registro horario, prevención y deuda.
El encuadramiento: el fallo que empieza en el contrato
El primero de los cuatro fallos es el encuadramiento. Traducido: papeles en regla. De la Calzada separa dos situaciones que mucha gente mezcla y que se sancionan de forma muy distinta.
La primera es contratar sin contrato escrito. El artículo 8 del Estatuto de los Trabajadores admite el contrato verbal, así que no todo lo que no está firmado es ilegal. El matiz importa: ciertas modalidades contractuales exigen forma escrita obligatoria, entre ellas los temporales, los formativos y los de tiempo parcial.
Más grave y más cara es la segunda: emplear a un extranjero sin autorización de trabajo cuando esa autorización es exigible. La Ley de Extranjería lo tipifica como infracción muy grave (artículos 54.1.d y 55.1.c) y la multa va de 10.001 a 100.000 euros. Se cuenta un expediente por cada trabajador afectado, no una sanción única que se pague y se olvide.
Registro horario: 70.000 euros por no apuntar las horas
El segundo error es no dejar rastro de las horas. El artículo 34.9 del Estatuto obliga a registrar el inicio y el fin de la jornada de cada empleado, día a día, y a conservar esos registros cuatro años. Deben estar a disposición de la plantilla, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo.
Aquí aparece la factura que casi nadie calcula. De la Calzada cita reclamaciones de trabajadores que han terminado en más de 70.000 euros para empresas que no registraban las horas. La solución era de risa: bastaba una libreta con la entrada y la salida.
El registro de jornada no se hace para la Inspección: se hace para el día en que un exempleado reclame horas que nadie apuntó.
Conviene desmontar dos mitos. El primero: guardar el horario que figura en el contrato no demuestra las horas efectivas, así que no sirve como prueba. El segundo: no es verdad que ante una reclamación de horas extra la empresa se condene siempre.
El artículo 94.2 de la Ley reguladora de la jurisdicción social permite tener por ciertas las alegaciones de una parte cuando la otra no aporta, sin justificar, los documentos que el juez reclamó. Si esos documentos no existen porque nadie los hizo, la balanza se inclina sola.
En el contrato a tiempo parcial el riesgo se multiplica. El artículo 12.4.c del Estatuto recoge una presunción de jornada completa cuando se incumplen las obligaciones de registro. En román paladino: si no demuestras las cuatro horas, se presumen ocho, y toca pagar la diferencia con cotización e intereses.
Prevención de riesgos: el recargo del 30% al 50%
El tercer error es tratar la prevención como un trámite de despacho. Cuando hay un accidente y se acredita que faltaban medidas de seguridad, entra el recargo de prestaciones del artículo 164 de la Ley General de la Seguridad Social: entre el 30% y el 50% del importe de la prestación, según la gravedad de la falta.
Dos detalles que duelen. Ese recargo va a cargo del empresario infractor y no se puede asegurar: no hay póliza que lo cubra. Y en el autónomo con empleados la responsabilidad puede alcanzar el patrimonio personal, no solo el negocio. A partir de ahí pueden sumarse responsabilidades penales si el accidente se califica como grave. El recargo no perdona.
Sostener con préstamos un negocio que pierde dinero
El cuarto error no es un papel mal firmado, es una decisión de negocio. Si la actividad pierde dinero y se sostiene con préstamos personales, el agujero crece y el autónomo acaba financiando su propia ruina. De la Calzada lo describe como un círculo vicioso de endeudamiento.
La salida ordenada es el concurso de acreedores, pero no es una varita mágica. El artículo 486 de la Ley Concursal permite pedir la exoneración del pasivo insatisfecho si se cumplen las condiciones legales, y el 489 deja fuera de ese perdón a las indemnizaciones por accidente de trabajo y a las sanciones administrativas muy graves. El cierre no borra la lista entera.
El patrón que se repite: pagar por lo que no se documentó
Los cuatro avisos comparten una raíz. En los tres primeros, el coste no viene de haber contratado, sino de no haber dejado constancia de cómo se contrató y de cómo se trabajó. La Inspección de Trabajo no investiga convicciones: pide papeles. Y cuando no están, la norma resuelve a favor de quien sí los guardó.
Hay un precedente que lo ilustra. Desde que el registro de jornada es obligatorio, las reclamaciones por horas extra dejaron de ser un pulso de palabra contra palabra. Antes, el trabajador tenía que probar lo improbable; en la práctica, ahora la empresa debe enseñar su libro. Ese desplazamiento del peso de la prueba es lo que convierte una libreta en el escudo más barato del negocio.
La conclusión es incómoda para quien emprende solo y contrata a su primer trabajador: el margen se calcula mal si se deja fuera el coste de cumplir. Cuatro horas de gestoría al mes salen más baratas que un expediente de 10.001 euros. Y el error de los 70.000 euros se evitaba con una libreta.
Guía rápida del trámite
- 📅 Plazos: No hay convocatoria ni fecha límite: son obligaciones laborales permanentes desde el alta de cada trabajador.
- ✅ Requisitos clave: Contrato en la modalidad que exija forma escrita, autorización de trabajo si el empleado es extranjero y registro diario de jornada.
- 🌐 Dónde solicitarlo: Alta y contratos en la Seguridad Social y el SEPE; consultas en la Inspección de Trabajo, con certificado digital o Cl@ve.
- 💰 Importe o coste: Multa de 10.001 a 100.000 euros por trabajador sin autorización; recargo del 30% al 50% de la prestación si falta seguridad.
- ⚠️ Error a evitar: Guardar solo el horario del contrato: no prueba las horas efectivas y activa la presunción de jornada completa en los contratos a tiempo parcial.
