Gracias a la tecnología la puesta en marcha y la gestión de un negocio resulta hoy en día algo más sencilla de lo que era hace unas décadas. Sin embargo, el gran número de apps que tenemos a nuestra disposición hace que muchas veces resulte complicado encontrar los softwares gratuitos más aconsejables para cada caso concreto.
Hay que tener en cuenta que el emprendedor tiene que realizar tareas tan diferentes entre sí como elaborar presupuestos, facturar, hacer un estudio de mercado, gestionar su tiempo de trabajo, etc. Labores que le resultarán mucho más sencillas de abordar si cuenta con la ayuda tecnológica adecuada.
Softwares gratuitos relacionados con la ofimática
Elaborar un documento de texto, usar una hoja de cálculo para llevar el control de la contabilidad o elaborar una presentación son tareas comunes para el emprendedor. Aunque muchos de ellos recurren a la suite ofimática de Microsoft que incluye Word como procesador de textos, PowerPoint para las presentaciones y Excel para las hojas de cálculo, la verdad es que hoy en día no es necesario pagar por una licencia de este tipo.
La alternativa gratuita más utilizada es Google Drive, un espacio de almacenamiento en la nube que además nos ofrece acceso a Google Docs para crear documentos de texto, Google Slides para hacer presentaciones y Google Sheets para elaborar hojas de cálculo.
Que se haya convertido en uno de los softwares gratuitos más usados dentro del ámbito de la ofimática no es de extrañar, porque permite el acceso a los archivos desde cualquier lugar a través de la aplicación e incluso que varias personas trabajen a la vez en un documento, permitiendo que todos los que tengan acceso al mismo puedan ver los cambios introducidos en tiempo real.
Herramientas que pueden ayudar a realizar estudios de mercado
Para el emprendedor es fundamental saber hacer estudios de mercado. Hay que hacer uno antes de iniciar la actividad, pero con el paso del tiempo también puede ser interesante recurrir a este método para obtener datos útiles si se está pensando en lanzar un nuevo producto, introducir modificaciones en un producto o servicio ya existente o entrar en un mercado nuevo.
Sin embargo, es normal que quien nunca ha hecho un análisis de este tipo se sienta algo perdido a la hora de tener que abordarlo. Un buen ejemplo de herramienta gratuita que puede servir de ayuda en estos casos es Google Trends, que permite obtener información sobre los temas que más interés están generando en el momento.
Ahora que los negocios son más digitales que nunca, dentro del estudio de mercado no puede faltar un análisis de lo que está haciendo la competencia a nivel online. Para ello pueden resultar de mucha utilidad softwares gratuitos como Quickprout o Mozbar.
El primero permite hacer comparaciones entre diferentes páginas web de forma sencilla y rápida, así como generar un informe con los datos obtenidos. El segundo es un plugin para el navegador que ofrece información muy interesante sobre la fuerza que tienen las páginas web.
Softwares gratuitos para gestionar proyectos
Trabajar en equipo sigue siendo todo un reto para los emprendedores, y más ahora que el teletrabajo se ha impuesto. Lo bueno es que tienes a tu disposición aplicaciones gratuitas que te pueden ayudar a la hora de repartir el trabajo entre tus empleados.
Una de las herramientas de gestión de proyectos más utilizada es Trello. Y no solo porque sea gratuita, sino porque es muy fácil de utilizar y tan visual que te resultará muy sencillo organizar las diferentes tareas a realizar y, a tus empleados, localizar qué es lo que tienen que hacer en cada momento.
Funciona a través de un sistema de paneles en los que se pueden apreciar las tareas que están pendientes, las que se están realizando y las que ya están finalizadas. Otra alternativa es Todo Ist, pero es menos intuitiva y no te permite saber con tanta facilidad cómo va el desarrollo de las tareas asignadas.
Programas de ayuda con la gestión del tiempo
Dicen que el tiempo es oro, y en el caso de un emprendedor todavía mucho más. Una mala gestión del tiempo disponible puede dar lugar a retrasos en los proyectos que están pendientes de realizar, con lo que esto supone a nivel de estrés.
Los programas de gestión del tiempo te pueden ayudar a ver de forma más clara a qué estas dedicando tu tiempo y descubrir tareas que podrías eliminar de tu lista de obligaciones. En este sentido, Rescue Time es una de las más recomendadas por los usuarios, porque no solo te dice cómo empleas tu tiempo sino que además te da consejos para aumentar la productividad.
Otro de los softwares gratuitos de gestión del tiempo que mejores resultados dan es Unroll. Gestiona de forma eficaz los correos electrónicos y te ayuda a minimizar el spam. Así tardas mucho menos en consultar el email y no te distraes con temas que en ese momento no son de tu interés.
¿Los softwares gratuitos son siempre aconsejables?
Hay muchos emprendedores que creen que un programa gratuito no puede ser de calidad y por eso acaban pagando por un software al que no le sacan todo el partido que deberían porque hay funcionalidades que a ellos no les sirven de nada.
Y es que la verdadera diferencia entre un software gratuito y otro de pago no está en la calidad, que puede llegar a ser muy similar, sino en las funcionalidades. De hecho, muchos de los programas que te hemos recomendado en este artículo tienen una versión de pago que amplía los servicios a los que puedes acceder.
Si estás empezando o estas al frente de un pequeño negocio, seguramente será más que suficiente con software gratuito. Ahora bien, si tu negocio empieza a crecer y la gestión se vuelve más complicada, quizá te resulte útil hacer una inversión en un software que te ofrezca más funcionalidades y te permita trabajar de forma todavía más eficaz.
Además, ten en cuenta que no todo el software de pago tiene precios desorbitados. Hay programas con un coste bastante económico y que pueden darte muy buenos resultados.
