Uno de los elementos que caracterizan a los autónomos es que son auténticos multitarea. Aunque cada vez son más los que se animan a delegar, lo cierto es que la inmensa mayoría de ellos asumen un buen número de tareas y responsabilidades que van más allá de lo que es su profesión. Asumir tareas accesorias (pero imprescindibles) como el marketing, la contabilidad, etc. puede dar lugar a una sobrecarga de trabajo.
Para el autónomo es una buena noticia tener mucho trabajo, porque sabe que nunca tiene sus ingresos asegurados, y que es posible que encadene varios meses en los que las ganancias sean bajas. Por eso, cuando a un profesional por cuenta propia le surge la oportunidad de realizar diferentes trabajos, la suele afrontar.
El problema viene después, cuando el autónomo se da cuenta de que además de todo el trabajo propio de su actividad que tiene pendiente también tiene que hacer otras cosas como facturar, atender la reclamación de un cliente o negociar con un proveedor para conseguir mejores precios. Es entonces cuando la sobrecarga de trabajo se puede convertir en un motivo de estrés.
La planificación es la clave para que al final todo el trabajo salga a tiempo y además bien hecho. Para conseguirlo hay algunas cosas que podemos hacer.
Establece un orden de prioridades para cada día
Cuando hay mucho trabajo acumulado se hace imposible planificar muchos días de trabajo seguidos, porque en cuando quede alguna tarea pendiente toda esa planificación habrá quedado como papel mojado.
Lo recomendable en estos casos es dedicar los últimos minutos de cada jornada laboral a planificar la siguiente. De este modo, cuando el autónomo inicie su próxima jornada tendrá muy claro qué es lo que debe hacer y en qué orden.
Esto, que parece muy sencillo, muchas veces no se hace y da lugar a ineficiencias. Si establecemos un orden en nuestras tareas y somos capaces de seguirlo, trabajaremos de forma mucho más rápida. Si además queremos ser todavía más eficientes, es mejor asumir primero las tareas más difíciles o más tediosas y dejar para las últimas horas del día aquellas que son más sencillas.
Modera las comunicaciones para afrontar la sobrecarga de trabajo
Los nuevos sistemas de comunicación nos facilitan mucho la vida. Pero, ocurre con frecuencia que perdemos demasiado tiempo consultando el email, WhatsApp, etc. Para que esto no ocurra podemos establecer un horario de consulta de estos canales de comunicación.
Por ejemplo, el autónomo puede dedicar la primera media hora de trabajo a la revisión de correos electrónicos y otros mensajes y responder a lo que sea necesario, o decidir si la contestación puede esperar. Al iniciar la jornada de la tarde puede dedicar otra media hora a esta tarea.
Así, le hemos dedicado una hora a responder a todo tipo de comunicaciones, que suele ser tiempo más que suficiente para atender a mensajes pendientes y, a la vez, nos hemos ahorrado la pérdida de tiempo que supone parar cada 10 o 15 minutos para consultar el correo electrónico o el móvil, porque esto nos saca de la tarea que estamos haciendo en ese momento y nos resta productividad.
Define fechas límite para abordar mejor la sobrecarga de trabajo
Aunque el trabajo que hay que realizar ya es en sí mismo un elemento de tensión, no está de más que sea el propio profesional el que meta un poco más de presión para obligarse a sí mismo a trabajar de forma más eficiente.
Una buena forma de conseguirlo es marcar fechas límites para cada tarea. De esta forma, establecer el orden de prioridades de tareas a asumir cada día resulta mucho más sencillo, porque el profesional solo tiene que echar un vistazo a su agenda para saber con qué tareas debería ponerse inmediatamente si quiere cumplir los plazos.
Al poner fechas límite nos creamos una cierta sensación de urgencia y esto nos lleva a concentrarnos mucho más en el trabajo.
Deja de lado la multitarea
La microgestión de su negocio que llevan a cabo muchos autónomos les lleva a asumir un buen número de responsabilidades, lo que a su vez deriva en que con frecuencia están realizando varias tareas a la vez. Por ejemplo, contestando correos electrónicos y preparando a la vez la documentación para una reunión.
Aunque se ha escrito mucho sobre las bondades de ser multitarea, la experiencia nos demuestra que no es tan positivo como se nos quiere hacer creer. Si hacemos muchas cosas a la vez nuestra mente no está concentrada realmente en nada, lo que nos puede llevar a cometer un error que nos obligaría a volver a repetir esa tarea en la que hemos fallado, y está claro que eso es una pérdida de tiempo.
Además, está demostrado que si hacemos varias tareas a la vez podemos tardar entre un 20% y un 40% más de lo que tardaríamos en realizarlas si las abordáramos de una en una. Por tanto, lo mejor en estos casos es atender nuestras responsabilidades de forma individual. En un principio puede parecer que se está perdiendo algo de tiempo, pero a la larga acaba compensando.
Descansa y desconecta de la sobrecarga de trabajo
Existen cientos de técnicas para mejorar la productividad que pueden ser muy útiles a la hora de afrontar un repunte de trabajo. Sin embargo, por mucho que te esfuerces llegará el momento en el que no vas a ser capaz de dar más de ti.
Somos humanos y tenemos un límite, y es responsabilidad del autónomo conocer sus propios límites, porque no puede pasar todo el día trabajando.
En la mayoría de los casos, descansar cuerpo y mente es la mejor forma de volver al día siguiente con fuerzas renovadas para afrontar la sobrecarga de trabajo. Pero no se trata solo de descansar, hay que desconectar. Esto quiere decir que el autónomo debe dedicarse tiempo a sí mismo y no hacer absolutamente nada que tenga que ver con su trabajo, ni pensar en ello. Para conseguirlo es buena idea hacer una desconexión digital total.
Una vez que el cuerpo y la mente han descansado están mucho más relajados y pueden volver al trabajo con mucha más energía, permitiendo al profesional rendir más y mejor.
