El trabajador ya no entrega los partes de baja a la empresa: el INSS comunica la baja directamente al empleador.
La reforma del Real Decreto 625/2014 suprimió ese trámite. El médico entrega una copia al empleado, pero es un resguardo suyo, no un documento que deba pasar por la oficina. Los datos que necesita la empresa viajan por otra vía: del servicio de salud público —o de la mutua— al INSS, y de ahí al empleador.
El circuito nuevo: de la sanidad al INSS y del INSS a la empresa
El recorrido empieza donde siempre, en la consulta. El facultativo emite el parte de baja, el de confirmación, y el de alta. A partir de ahí los datos se remiten al INSS, que es quien informa a la empresa de los datos administrativos e identificativos de los partes de sus trabajadores.
La empresa no recibe un correo con el parte escaneado. Consulta esos datos en el Fichero INSS Empresas, que recoge los partes de la plantilla. Es el sistema que la propia Seguridad Social describe como operativo, y sustituye al viejo gesto de que el empleado pasara a dejar el papel.
La consecuencia práctica es la que más tranquilidad da a la plantilla: la empresa no recibe el diagnóstico ni la historia clínica. En el momento de la baja nadie tiene que decir qué enfermedad tiene. Lo que circula es información administrativa, no un informe médico convertido en documento de recursos humanos.
Lo que llega a la empresa ya no es un papel que entrega el trabajador, sino un dato administrativo que envía el INSS.
Los tres días hábiles que siguen siendo de la empresa
Aquí está el detalle que más se malinterpreta. El artículo 7 del Real Decreto 625/2014 obliga al empleador a remitir al INSS los datos requeridos de forma inmediata, con un máximo de tres días hábiles desde que recibe la comunicación de baja, a través del sistema de Remisión Electrónica de Datos (RED).
Ojo: el plazo de tres días hábiles es de la empresa, no del trabajador. Si alguien en la oficina sigue esperando la copia del empleado para poder tramitar, está reabriendo un trámite que ya no existe. Y el plazo no espera: si el autónomo con plantilla se duerme, el problema es suyo.
Hay una excepción: los colectivos en los que el empleador no está obligado a operar en RED quedan fuera de esa mecánica. Tampoco hay que devolver al INSS los datos económicos de los partes de confirmación y alta. La orden que desarrolla el procedimiento regula por separado, en sus artículos 10 y 11, el envío del INSS a la empresa y el de la empresa al INSS.
Avisar de la ausencia no es justificarla
Suprimir el papel no significa que el trabajador pueda desaparecer sin decir nada. La Audiencia Nacional lo dejó por escrito en la sentencia 136/2023, de 18 de diciembre, del caso Unísono: la empresa pedía que se avisara al departamento de turnos al inicio de la baja y el tribunal lo consideró compatible con la supresión de la entrega del parte.
Son dos cosas distintas. Una es justificar documentalmente la baja, que ya no le corresponde al empleado. Otra es comunicar la ausencia, que afecta a la organización del trabajo. El aviso interno sigue siendo válido si el convenio o las instrucciones de la empresa lo recogen. Un contact center no se organiza como una obra.
Lo que no se puede es usar ese canal para volver a pedir la copia del parte. La Agencia Española de Protección de Datos lo tiene claro: si un permiso está condicionado a una hospitalización, solo debe justificarse esa circunstancia. Y el artículo 20.4 del Estatuto de los Trabajadores permite verificar la enfermedad con personal médico, no hurgar en el diagnóstico.
Lo que cambia de verdad en una pyme con plantilla
Para un negocio pequeño, la reforma le quita una tarea de mensajería y le deja la de siempre: la comunicación con el INSS. Ese es el ahorro real. El papeleo no desaparece, se desplaza.
Merece la pena compararlo con lo que pasaba hace una década, cuando el parte viajaba en mano y una baja tardaba días en llegar a la mesa del responsable. Ahora el circuito es más rápido y mucho más opaco para el empresario, que es justo lo que busca la norma: que sepa que hay una baja, no por qué. Ese equilibrio tiene un precio, y es la sensación de descontrol de quien pregunta la causa y se topa con un muro.
El riesgo real está en improvisar un protocolo propio que reabra la puerta cerrada: un grupo de WhatsApp pidiendo la foto del parte, una hoja de firmas o un formulario con la causa. Ahí se complica la cosa, con una reclamación ante la AEPD o un susto en una inspección. Mejor fijar por escrito en qué canal se avisa y con qué antelación, y dejar claro que no se pide documentación clínica.
Cualquier pyme puede hacer tres cosas esta semana sin gastar un euro: revisar su convenio, comprobar que el alta en RED está operativa y escribir en dos líneas el canal de aviso. Nada más.
Guía rápida del trámite
- 📅 Plazos: Tres días hábiles desde la recepción de la comunicación de baja para que la empresa remita los datos al INSS; el trabajador no tiene plazo.
- ✅ Requisitos clave: Trabajador en alta, parte emitido por el servicio público de salud o la mutua y empresa obligada a operar en RED.
- 🌐 Dónde solicitarlo: La empresa lo tramita en el sistema RED y consulta el Fichero INSS Empresas; el trabajador no presenta nada.
- 💰 Importe o coste: El trámite no tiene coste. La prestación de incapacidad temporal depende de la base de cotización y de la duración de la baja.
- ⚠️ Error a evitar: Pedir al empleado la copia del parte o exigir el diagnóstico por el canal interno de aviso.
