Las empresas españolas tienen un importante reto al que enfrentarse desde la actualización de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) en 2018: el almacenamiento y, sobre todo, la destruccion confidencial de documentos con datos de carácter personal.
Dentro de la actividad de grandes, medianas y pequeñas compañías españolas se generan, diariamente, documentos como facturas, archivos de personal o de clientes y otro tipo de documentación que contienen datos de carácter personal: teléfonos, DNI, cuentas bancarias…
Con el objetivo de proteger estos datos, la LOPD indica que las empresas deben almacenar toda esta información conforme a unos estándares marcados por la ley. Además, cuando la documentación está obsoleta o ya no es necesaria, también es importante deshacerse de ella de la manera correcta.
No se puede tirar la documentación confidencial a la basura
Como si fuera un mantra, los empresarios y autónomos españoles deben repetirse de manera clara y directa esta frase: no se puede tirar la documentación confidencial a la basura.
Aunque el texto legal no indica de un modo claro qué hay que hacer con este tipo de información, sí que la Agencia Española de Protección de Datos ha dejado claro que no basta tirarla a los contenedores de papel: este sería un procedimiento incorrecto que podría tener como consecuencia sanciones de hasta 600 000 euros.
En ese sentido, la mayoría de empresas españolas está optando por externalizar este trabajo y dejarlo en manos de profesionales de la gestión de residuos. De esta manera, se aseguran de que la destrucción de documentos confidenciales se realiza de manera correcta, se eliminan los riesgos y se alivia la carga de trabajo para la propia plantilla o equipo directivo.
Ventajas de las empresas de gestión
Además de la obvia tranquilidad que ofrece el hecho de que un equipo profesional sea el responsable de la eliminación del papel con los datos confidenciales, externalizar este trabajo ofrece otros puntos positivos. Estas son las principales ventajas que hay que tener en cuenta a la hora de valorar la contratación de terceros para destruir papel con datos confidenciales:
- Destrucción irrecuperable: la principal cautela que se tiene que tener a la hora de deshacerse de este tipo de documentación es que la destrucción del papel sea irrecuperable. Utilizar maquinaria especializada para eliminar el papel es la mejor forma de lograrlo.
- Otros formatos: las empresas de gestión de residuos sólidos también pueden hacerse cargo de otro tipo de materiales como discos duros o dispositivos digitales, formatos en los que hoy en día se guarda mucha documentación.
- Proceso ecológico: la eliminación de los datos produce mucho material inservible que ha de ser reciclado correctamente. Este tipo de profesionales se encarga de dividir todos los materiales y procesarlos correctamente para reaprovecharlos en el caso de que sea posible.
Todos estos motivos hacen que cada vez más empresas y autónomos confíen en este tipo de profesionales especializados en la eliminación correcta de la información confidencial. Se trata de un recurso rápido, limpio, económico y seguro para hacer un trabajo que de otro modo supondría muchos recursos para las empresas.
