Trabajar por cuenta propia no es nada sencillo. No es solo que haya que hacer bien el trabajo y además dedicar tiempo a tareas de marketing y actividades de gestión como la contabilidad, es que también hay que ser muy eficiente a la hora de hacer ciertas tareas, como todas aquellas que tienen relación con Hacienda.
Facturar es un proceso fundamental para cualquier autónomo, puesto que las facturas son los documentos que dan lugar a que nazca la obligación de pago por parte del cliente que ha recibido el producto o servicio por parte del profesional. Pero hacer una factura correctamente es todavía más importante, puesto que cualquier error puede dar lugar a problemas con la Agencia Tributaria.
¿Cuánto tiempo hay que guardar la factura de cara a Hacienda?
A la hora de facturar es importante que el documento cumpla con todos los requisitos legales establecidos, pero no basta con eso. Todos los autónomos y empresas están obligados a conservar las facturas emitidas y recibidas durante un determinado período de tiempo por si las pide Hacienda. Esta obligación se extiende incluso a aquellos que han cesado en su actividad.
Tratándose de documentos asociados al IVA estos deben conservarse durante 4 años, 5 años si se trata de documentos asociados al IRPF. Por su parte, el Código de Comercio señala que la documentación relativa a transacciones comerciales debe conservarse durante un mínimo de 6 años. Por tanto, lo recomendable es guardar las facturas durante un plazo de 6 años, y una vez agotado el mismo se pueden destruir.
Lo que no especifica la Agencia Tributaria (Hacienda) es que la documentación deba guardarse en formato físico. La normativa dice que se pueden conservar las facturas en cualquier medio que permita garantizar su conservación, autenticidad, integridad y legibilidad, por lo que se pueden guardar en formato electrónico sin ningún problema.
En el caso de empresas hay que tener en cuenta que algunos plazos se alargan algo más de lo que hemos señalado, puesto que los sujetos pasivos del Impuesto de Sociedades deben conservar sus documentos hasta 10 años si han aplicado compensación de bases imponibles negativas.
