Características del Servicio
El servicio de Burofax electrónico de AVIVA VOICE permite el envío de documentos por SMS y Email con acuse de recibo y validación del receptor del documento.
Este servicio dispone de unos buzones certificadores seguros que pueden hacerse llegar a los destinatarios por correos electrónicos o por SMS.
AVIVA VOICE ofrece un proceso, que puede ser automatizado, fácil de implementar y de usar por los receptores del documento y gracias al cual el remitente dispondrá de una prueba fehaciente de entrega con plena validez Legal.
Este servicio está disponible para ser usado de forma manual, a través de una interfaz web o de forma automática a través de un API y ofrece un almacenamiento seguro del documento a firmar, envío del mensaje de aviso a los firmantes con un link que da acceso a dichos documentos.
Cuando el usuario accede a los documentos este servicio le exige identificarse por alguno o varios de los siguientes métodos: Introduciendo su de DNI o parte de él; requiriéndole un OTP (clave única) que previamente se ha enviado a su teléfono móvil; subiendo una foto de su DNI.
Una vez se ha producido la entrega del documento, AVIVA emite un certificado con sello de tiempo especificando: fecha y hora de la entrega; remitente; documentos entregados; identificación del receptor.
Validez legal del burofax electrónico
A nivel de la Unión Europea, la validez y los efectos legales del servicio de entrega electrónica certificada, donde se incluye el burofax electrónico, se encuentran regulados por el Reglamento (UE) Nº910/2014, de 23 de julio, regulador de la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior.
Este Reglamento, que es directamente aplicable en España y en toda la UE, establece los requisitos mínimos para considerar válida a la entrega electrónica certificada, así como sus efectos legales.
El Reglamento le otorga los siguientes efectos jurídicos con base en lo dispuesto por su artículo 43:
“A los datos enviados y recibidos mediante un servicio de entrega electrónica certificada no se les denegarán efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba en procedimientos judiciales por el mero hecho de que estén en formato electrónico o no cumplan los requisitos de servicio cualificado de entrega electrónica certificada.”
Por lo tanto, el servicio de burofax electrónico tiene plena validez legal y debe ser aceptado como prueba en juicio en todos los países miembros de la Unión Europea donde tiene plena vigencia el Reglamento (UE) 910/2014.
Los casos de uso más comunes
Envío de facturas, recibos, comprobantes de pago enviados (útil para la prevención del fraude: fraude amigable/devolución de cargo).
Envío de contratos, acuerdos comerciales, cartas de rescisión, etc.
Envío de información precontractual (pólizas de seguros, préstamos, etc.).
Proteger la autoría de propuestas/proyectos (protección de los derechos de propiedad intelectual).
Cancelación de suscripciones, contratos, pólizas, servicios, etc.
Envío de avisos de cobro de créditos y deudas, devoluciones, impagos, retrasos en los pagos, etc.
Comunicaciones oficiales a empleados, proveedores, clientes, socios, inversores, etc.
Notificaciones de terminación/despido.
Registro de todas las notificaciones de servicio al cliente, quejas, reclamos y casos de incidentes (correos electrónicos entrantes y salientes).
Notificaciones de GDPR, actualizaciones de políticas, consentimiento expreso (notificaciones de GDPR y DPO).
Avisos legales en procesos judiciales, comunicaciones entre abogados/procuradores, cartas de demanda, reclamos, quejas, avisos de Privacidad, etc.
Convocatoria a junta general, consejo de inversores, consejo de directores, etc.
Comunicaciones de RR.HH. entre empresa y empleados (avisos, advertencias, contratos, políticas, etc.).
Comunicaciones corporativas.
