A los 545 días de baja laboral, la empresa deja de pagar y el caso pasa al INSS, que decide sobre la incapacidad permanente. Es el umbral que todo negocio con plantilla debería tener marcado en rojo.
De dónde sale la cifra. El artículo 169 de la Ley General de la Seguridad Social (Real Decreto Legislativo 8/2015) fija una duración máxima inicial de la incapacidad temporal de 365 días, prorrogable por otros 180 si se prevé que el trabajador pueda recibir el alta en ese plazo. La suma son esos 545 días que marcan el límite ordinario de la baja médica. Pasado ese punto, la pelota deja de estar en el tejado de la empresa y pasa al del Instituto Nacional de la Seguridad Social.
Según explica Campmany Abogados en el análisis que recoge Pymes y Autónomos, al superar ese umbral ‘no subsiste la obligación de cotizar por parte de la empresa’. Los expertos restan dramatismo a ese limbo laboral: si el equipo de valoración de incapacidades no ha convocado al trabajador, no hay que inquietarse en exceso, porque es un asunto del INSS y sus responsables son conscientes de ello.
Qué cambia el día 545: la empresa deja de cotizar
Nada de despido, nada de vacante nada de carta de fin de contrato. El contrato se queda en pausa mientras el expediente sigue abierto. Quien continúa abonando la prestación es la Seguridad Social, o la mutua si era ella la encargada hasta entonces, y lo hará hasta que el caso se cierre.
La cuantía no cambia: se mantiene en el 75% de la base reguladora, igual que en los meses anteriores. Lo que cambia es el pagador, no el importe que percibe el trabajador.
El día 546 la empresa sale de la ecuación, pero el contrato no se rompe: solo se queda en pausa hasta que el INSS dictamine.
Y hay un detalle que suele olvidarse. Las vacaciones no caducan durante una baja larga: son un derecho irrenunciable. Si al final se reconoce una incapacidad permanente, la empresa debe compensarlas económicamente por no haberse disfrutado.
Los tres caminos que puede tomar el INSS
Con el expediente ya en su mano, la Seguridad Social evalúa la situación y puede decidir tres cosas, según el bufete:
- Conceder la incapacidad permanente.
- Dar el alta médica, al estimar que ya no hace falta la baja.
- Dictar una demora de calificación: ampliar la baja seis meses más, hasta un máximo de dos años (730 días naturales).
La tercera es la menos frecuente y exige una comunicación expresa al trabajador, algo que, según los expertos, no suele darse a menudo.
Conviene aclarar una cosa que genera confusión: la incapacidad temporal y la incapacidad permanente no son lo mismo. La primera es la baja médica; la segunda es una situación distinta, valorada por el INSS, con su propio procedimiento y efectos. El día 545 es precisamente la frontera entre una y otra.
Aquí está el error más común: creer que la empresa sigue obligada a cotizar tras los 545 días. Ya no lo está. Si el negocio lo asume como propio por desconocimiento, acaba cargando con una gestión que le corresponde al INSS.
Qué significa esto para el autónomo y la pequeña empresa
El mecanismo no es nuevo: está escrito en la Ley General de la Seguridad Social desde 2015. Lo que falla no es la norma, sino la información que llega a las plantillas pequeñas. Muchos negocios descubren el día 545 cuando el trabajador ya lleva meses en el limbo, sin que nadie les haya explicado que su obligación de cotizar había terminado.
Para el lector autónomo hay un apunte que conviene no perder de vista: el trabajador por cuenta propia tiene reconocidas las mismas coberturas de incapacidad temporal que el asalariado, con las particularidades propias del RETA. Y quien es autónomo con trabajadores a su cargo juega en el lado de la empresa, con la misma fecha de 545 días sobre la mesa.
La pregunta útil no es quién paga —eso está tasado— sino si tienes claro cuándo un expediente cambia de manos. Ese día la empresa sale de la ecuación y entra el INSS. Si tienes plantilla, conviene revisar cómo se siguen y se comunican las bajas de larga duración antes de que lleguen a los 18 meses.
Guía rápida del trámite
- 📅 Plazos: La incapacidad temporal dura como máximo 365 días, prorrogables otros 180. A los 545 días el expediente pasa al INSS.
- ✅ Requisitos clave: Estar de baja médica de forma continuada y haber agotado la prórroga. Aplica a asalariados y, con particularidades del RETA, a autónomos.
- 🌐 Dónde consultarlo: En la sede electrónica de la Seguridad Social, tu mutua o tu servicio de salud autonómico. Con certificado digital o Cl@ve para el trámite en línea.
- 💰 Importe o coste: El trabajador percibe el 75% de la base reguladora; desde el día 545 lo abona la Seguridad Social o la mutua, no la empresa.
- ⚠️ Error a evitar: Creer que la empresa sigue obligada a cotizar y a pagar la prestación pasados los 545 días.
