Muchos autónomos y pequeñas empresas empiezan a operar con proveedores o clientes europeos convencidos de que presentar un modelo en Hacienda es suficiente para estar en regla. Sin embargo, no lo es. El registro de operadores intracomunitarios, conocido como ROI, tiene una particularidad que muy pocos conocen antes de tropezar con ella: darse de alta no es automático, y operar sin tenerlo aprobado puede salir muy caro.
Son muchos los autónomos que empiezan a emitir facturas sin IVA porque creen que ya están registrados y que, cuando Hacienda revisa esas operaciones, se encuentran con que deben abonar ese IVA de su propio bolsillo. El cliente ya pagó. La factura ya está cerrada. El dinero no vuelve.
Qué es el ROI y cuándo es obligatorio estar en él
El ROI es el censo que la Agencia Tributaria utiliza para identificar a los operadores que realizan transacciones de bienes o servicios dentro de la Unión Europea bajo el régimen de IVA intracomunitario. Estar inscrito en él permite emitir y recibir facturas sin IVA entre empresas de distintos países miembros, siempre que ambas partes estén correctamente registradas.
El error más frecuente se produce en las compras. Muchos autónomos contratan servicios a empresas europeas, plataformas de software, publicidad digital, herramientas online, sin estar dados de alta en el ROI. En ese caso, el proveedor emite la factura con el IVA de su país de origen. Ese IVA extranjero, en la mayoría de los casos, no puede deducirse en España. Hacienda no lo reconoce como gasto deducible porque la operación no se ha realizado bajo el marco correcto.
En las ventas el problema tiene otra cara. Para emitir una factura intracomunitaria sin IVA no basta con que el emisor esté dado de alta: el cliente también tiene que estarlo. Antes de cerrar cualquier operación con una empresa europea conviene verificarlo a través del sistema VIES, la herramienta que la Comisión Europea pone a disposición de los operadores para comprobar si un NIF extranjero está registrado. Hacienda también permite hacer esta consulta desde su sede electrónica, dentro del apartado de otros servicios, introduciendo el NIF del proveedor o cliente.
Si alguna de las dos partes no figura en el registro, la operación debería llevar IVA español. Si Hacienda detecta que esas facturas se emitieron sin IVA sin que existiera el alta correspondiente, puede reclamar ese impuesto aunque haya pasado tiempo desde la operación.
Hacienda: Cómo tramitar el alta paso a paso con el modelo 036
El trámite se realiza a través de la sede electrónica de Hacienda mediante el modelo 036, que es el formulario censal general para autónomos y sociedades. No se trata de un modelo específico para el ROI, sino de una modificación dentro del censo de actividad.
Una vez dentro del modelo, hay que desmarcar la opción simplificada para acceder al formulario completo. En la primera página aparecen tres bloques: alta, modificación y baja. El que corresponde en este caso es el de modificación, donde hay que localizar la casilla 130, que es la que activa la solicitud de inscripción en el registro de operadores intracomunitarios. Al marcarla, el sistema indica que es necesario completar también la página 5 del modelo.
En esa página, dentro del apartado de registros, aparecen las casillas 582 y 583. La 582 es la que hay que cumplimentar para solicitar el alta, indicando la fecha de efecto deseada. Antes de enviar, conviene validar el formulario para detectar posibles errores. Si el sistema no muestra incidencias, se firma y se envía.
Tramitar no significa estar dado de alta. Hacienda revisa cada solicitud de forma individual. El proceso puede resolverse en pocos días o alargarse varias semanas, e incluso puede requerir que el solicitante aporte información adicional que justifique que va a realizar operaciones intracomunitarias reales. Por eso conviene hacer el trámite con antelación suficiente y no esperar a tener ya una operación encima.
Para confirmar que el alta ha sido aprobada, la comprobación más fiable es consultar el propio NIF en el sistema VIES o en la herramienta de consulta de operadores intracomunitarios que ofrece la propia sede electrónica de Hacienda. Si el NIF aparece en el registro, la empresa puede operar. Si no aparece, todavía no.
