Si nuestra empresa tuviera que hacer un test sobre la eficiencia en las relaciones con los proveedores, ¿qué puntuación obtendría?
En el mercado actual, un elemento fundamental de competitividad es la gestión eficiente de la cadena de suministro y, para alcanzarla, la gestión de proveedores y el modo de trabajar con ellos tienen una importancia vital.
¿Qué aspectos son importantes para mantener buenas relaciones con los proveedores? Se podrían concretar cinco claves que indudablemente ayudarán a las empresas a mejorar sus relaciones con sus proveedores.
Primera clave: acertar en la selección de los proveedores estratégicos
Elegir a una persona para mantener una buena relación a largo plazo, significa vincularse más estrechamente con ella, evolucionando desde una “relación informal” al compromiso. Y tratarse con transparencia, confianza y respeto.
Una empresa puede llevar mucho tiempo trabajando con ciertos proveedores, pero su relación se mantiene como una “relación informal”. Porque no ponen esfuerzo en conocerse mejor ni se han sentado nunca juntos para concretar cómo transformar esa relación en estratégica y conseguir ambos mayores beneficios.
Del mismo modo que en una relación personal ha de haber trato real y se comparten cosas personales ¿por qué no dedicar tiempo a conocer mejor a los proveedores y entrar “en su casa”, afianzando así la buena relación que mantenemos con ellos?
Visitar sus empresas, conocer sus fábricas, procesos productivos o almacenes… e invitarlos a ellos a hacer lo mismo, no es algo superfluo. El conocimiento mutuo de las fortalezas y las limitaciones reales de cada empresa es un buen punto de partida para que esta “relación de amistad” comercial se afiance.
Segunda clave: planificar las necesidades de aprovisionamiento
Planificar con antelación las necesidades de aprovisionamiento que tiene la empresa permite realizar compras de mayor volumen y generar así economías de escala tanto para la empresa compradora como para sus proveedores.
La compra a gran escala de materias primas a través de contratos a largo plazo también da tranquilidad a la empresa cliente, pues sabe que podrá contar con una mayor capacidad de reacción del proveedor, si fuera necesario debido a cualquier contingencia imprevista.
Tercera clave: compartir información sobre el negocio
Del mismo modo que una relación no puede continuar si no se basa en la confianza, las relaciones de una empresa con ciertos proveedores escogidos, que considera estratégicos, requieren compartir información sobre el negocio: previsión del volumen y el valor de los pedidos, prácticas comerciales, expectativas respecto al plazo y condiciones de entrega, etc. La transparencia es básica en cualquier relación.
Es importante especificar por escrito estos aspectos y ofrecer, de común acuerdo, unos plazos de entrega adecuados. De esta forma, los proveedores pueden organizar sus recursos y planificar el proceso de producción para poder atender los pedidos.
Esta planificación puede permitir que los proveedores puedan beneficiarse de una rebaja en los precios de las materias primas que a su vez reduzca el precio final de los productos a suministrar. Esto hará que la beneficiada de los descuentos no sea una única empresa, sino extender ventajas por toda la cadena de suministro.
Cuarta clave: verificar los procesos de forma continua
Además de verificar las facturas que recibe de los proveedores, la empresa compradora debe esforzarse en verificar la recepción de los productos o la realización de los servicios conforme a las condiciones y plazos previstos. Del mismo modo, deben hacerlo los proveedores. De esta forma se evitarán pérdidas de tiempo y de dinero, devoluciones de mercancía, malos entendidos… y ambas empresas podrán cubrir sus expectativas.
Por otra parte, se deben monitorizar los resultados en base a determinados KPIs como, por ejemplo, el ahorro total de costes, la desviación respecto al presupuesto, la calidad del suministro, la entrega completa o cumplimiento del servicio o el ratio de ventas sobre gasto. Con ello, ambas empresas podrán reorientar la estrategia y mejorar sus actuales prácticas.
Esto también es aplicable a lo que ocurre en una relación personal: ¿cuántas veces el descuido de las necesidades cotidianas provoca falta de entendimiento o decepciones que se habrían podido evitar? Reflexionar de vez en cuando y hacer balance sobre cómo va la relación va a ayudar a concretar puntos de mejora.
Quinta clave: pagar con puntualidad
Frente a los retrasos e impagos, pagar con puntualidad las facturas es la mejor muestra de respeto y confianza que una empresa compradora puede tener con sus proveedores. Dando un paso más allá, se pueden promover acuerdos de descuentos por pronto pago de facturas.
Una herramienta digital que facilita enormemente la gestión del pago de facturas y realizar acuerdos de descuento por pronto pago es BilliB. Esta solución en la nube ayuda a que las empresas compradoras traten a los proveedores como aliados de su estrategia financiera, planificando sus pagos y lanzando propuestas de descuento a aquellos proveedores a los que también ha invitado a registrarse en la plataforma online de BilliB.
La capacidad de compartir información sobre el estado de las facturas y la sencillez, flexibilidad y agilidad para gestionar descuentos de forma colaborativa, aporta altas tasas de rentabilidad a los clientes de BilliB que deseen incorporar sus pagos de facturas.
Los proveedores obtienen de su cliente la liquidez que necesitan en momentos precisos, de una forma y con unas condiciones más asequibles que las que aporta la financiación tradicional.
Las empresas pueden apoyarse en BilliB para fortalecer las relaciones más o menos formales que mantienen con sus proveedores y transformarlas en fuertes y estrechas relaciones estratégicas.
Siguiendo estos consejos quizá no alcances una relación de amor con tu proveedor pero sí que se asentará una buena relación basada en la transparencia, confianza, respeto y beneficio mutuo.
