WhatsApp es la herramienta que todo el mundo usa para mantenerse en constante conexión. Mantenemos conversaciones con nuestros seres queridos e incluso gestionamos cuestiones laborales a través de esta aplicación gratuita de Meta. Pero es cierto que es imposible estar 24/7 conectados, por lo que te presentamos un truco que puede venirte muy bien: los mensajes automáticos de WhatsApp Business. Con esta opción, podrás gestionar mejor tu tiempo y dar una respuesta inmediata para dar una buena impresión.
MENSAJES AUTOMÁTICOS

La expectativa de disponibilidad constante que ofrece una aplicación como WhatsApp puede ser abrumadora. Independientemente de que lo uses de manera personal o que lo hagas para el trabajo, aunque se trate de un pequeño negocio o de una gran corporación, los clientes esperan respuestas rápidas y soluciones inmediatas. Sin embargo, es imposible estar siempre al otro lado de la pantalla. Aquí es donde los mensajes de ausencia se convierten en una herramienta esencial.
Un mensaje automático para cuando no estás disponible es una respuesta inmediata que se envía a los usuarios que intentan contactar con una empresa fuera de su horario comercial. Este mensaje informa al cliente de que no se encuentra disponible en ese momento, sino que también establece expectativas claras sobre cuándo y cómo será atendido. Por ejemplo, un mensaje de ausencia podría decir: «Gracias por contactarnos. Nuestro horario de atención es de lunes a viernes, de 9:00 a 18:00. Le responderemos tan pronto como sea posible.»
Esta función es especialmente útil para empresas que reciben un alto volumen de mensajes o que operan en diferentes zonas horarias. Esto ayuda a gestionar la carga de trabajo, mientras que también demuestra profesionalismo y respeto hacia el cliente. Además, reduce la frustración que puede generar el silencio o la falta de respuesta inmediata.
Sin embargo, es importante destacar que los mensajes de ausencia solo están disponibles en WhatsApp Business, la versión de la aplicación diseñada específicamente para empresas. Esto significa que, si deseas utilizar esta función, deberás migrar de la versión estándar a la versión Business, lo que implica tomar una decisión estratégica sobre cómo gestionarás tus comunicaciones. La buena noticia es que WhatsApp Business ofrece una serie de herramientas adicionales, como catálogos de productos, etiquetas para organizar chats y estadísticas de mensajes, que pueden ser de gran utilidad para cualquier negocio.
CÓMO CONFIGURAR MENSAJES EN WHATSAPP

Configurar un mensaje automático en WhatsApp Business es un proceso sencillo, pero requiere atención a los detalles para asegurarse de que cumpla su propósito sin ningún problema.
- Instala WhatsApp Business: Si aún no lo has hecho, descarga la aplicación desde la tienda de aplicaciones de tu dispositivo. Ten en cuenta que no puedes usar el mismo número de teléfono para WhatsApp estándar y WhatsApp Business, por lo que deberás elegir cuál se adapta mejor a tus necesidades. Si ya utilizas WhatsApp Business, asegúrate de tener la última versión instalada.
- Accede a la configuración de mensajes automáticos: Una vez que hayas abierto la aplicación, toca el icono de tres puntos en la esquina superior derecha (en Android) o la opción «Configuración» (en iOS). Luego, selecciona «Herramientas para la empresa» y, a continuación, «Mensaje automático». Aquí encontrarás todas las opciones relacionadas con esta función.
- Activa y personaliza el mensaje: Activa la opción «Enviar mensaje de ausencia» y edita el texto según tus necesidades. Asegúrate de que el mensaje sea claro, conciso y profesional. Puedes incluir detalles como tu horario de atención, una estimación del tiempo de respuesta y, si lo deseas, un enlace a tu página web o redes sociales. Por ejemplo: «Hola, gracias por contactarnos. Estamos fuera de nuestro horario comercial (9:00-18:00). Le responderemos mañana. Mientras tanto, visite nuestro sitio web».
- Define el horario de envío: WhatsApp Business ofrece varias opciones para programar los mensajes de ausencia. Puedes elegir entre enviarlos siempre, en un horario personalizado o fuera del horario comercial. Esta última opción es ideal si ya has definido tu horario comercial en el perfil de tu empresa. Por ejemplo, si tu negocio cierra a las 18:00, puedes configurar el mensaje para que se active automáticamente a partir de esa hora.
- Selecciona los destinatarios: Decide quién recibirá el mensaje automático para cuando no estés. Puedes enviarlo a todos los contactos, solo a aquellos que no están en tu libreta de direcciones, o a un grupo específico de personas. Esta flexibilidad te permite adaptar la función a las necesidades de tu negocio. Por ejemplo, si prefieres no enviar el mensaje a tus contactos personales, puedes excluirlos de la lista.
- Guarda los cambios: Una vez que hayas personalizado el mensaje y configurado el horario, toca «Guardar» para activar la función. A partir de ese momento, todos los clientes que te contacten fuera del horario establecido recibirán automáticamente tu mensaje de ausencia.
Con estos pasos, habrás configurado un mensaje automático que mejorará la gestión de tu tiempo y también reforzará la imagen profesional de tu empresa.
EXPERIENCIA DE CLIENTE

En un mercado cada vez más competitivo, la experiencia del cliente se ha convertido en un factor de relevancia para el éxito de cualquier negocio. Los mensajes de ausencia en WhatsApp Business no son solo una herramienta de gestión del tiempo; son una forma de demostrar que valoras a tus clientes y que te preocupas por su satisfacción.
Cuando un cliente recibe un mensaje de ausencia, percibe que su consulta ha sido registrada y que será atendida en el momento adecuado. Esto genera confianza y reduce la ansiedad que puede surgir al no recibir una respuesta inmediata. Además, esta función permite a las empresas establecer límites claros entre su horario laboral y su tiempo personal, lo que contribuye a un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal.
Por otro lado, los mensajes de ausencia también pueden ser una oportunidad para fortalecer la relación con los clientes. Por ejemplo, puedes incluir en el mensaje un enlace a tu página web, una promoción especial o un agradecimiento por su preferencia. Estas pequeñas acciones pueden marcar la diferencia y convertir una simple notificación en una experiencia positiva. Un mensaje bien pensado puede incluso generar expectativa o interés en tu marca, como: «Gracias por contactarnos. Estamos fuera de horario, pero no se pierda nuestra promoción especial del 20% de descuento en nuestra tienda online».
Sin embargo, es importante no abusar de esta función. Un mensaje de ausencia mal redactado o demasiado genérico puede tener el efecto contrario y generar frustración. Por eso, es crucial personalizar el mensaje y asegurarse de que refleje los valores y la identidad de tu marca. Un tono amable, claro y profesional es siempre la mejor opción.
Los mensajes automáticos en WhatsApp Business son un ejemplo perfecto de cómo la tecnología puede ayudarnos a gestionar nuestras comunicaciones de manera más eficiente y respetuosa. En un mundo donde el tiempo es un recurso cada vez más valioso, esta función permite a las empresas establecer límites claros y ofrecer una experiencia más profesional a sus clientes.
Pero, como cualquier herramienta, su efectividad depende de cómo se utilice. Un mensaje automático bien configurado y personalizado puede ser la diferencia entre un cliente satisfecho y uno frustrado. Por eso, es fundamental dedicar tiempo a entender las necesidades de tu audiencia y adaptar esta función a las particularidades de tu negocio.