A cualquier empresario, autónomo o profesional le conviene saber qué es la factura proforma y cuándo debe realizarse. Este documento tiene un papel importante en el proceso de ventas, puesto que recoge los términos y condiciones del acuerdo comercial antes de emitir la factura válida.
Esta es una de las cuestiones que generan dudas, sobre todo, en los inicios de un negocio. Por eso, adjuntamos un modelo de factura proforma para su posible uso. Esta plantilla servirá para agilizar el proceso de facturación y mejorar la eficiencia financiera. Una de las mayores ventajas es que se puede personalizar para adaptarla a las necesidades de cada empresa.
Pasos para crear una factura proforma profesional y con eficiencia
Antes de explicar cómo crear la factura proforma de manera eficiente, lo más importante es saber de qué se trata. Este documento no es real, sin embargo, conviene enviarlo, en ciertas ocasiones, para ofrecer todos los detalles de una transacción comercial. Se trata de un compromiso del vendedor para proporcionar los bienes y servicios específicos con un precio concreto.
Aunque, en un principio, podría tener ciertas similitudes con el presupuesto de venta, la diferencia es que además de aparecer el producto y el valor, también se indican todos los detalles mínimos. Pero, al ser un borrador de la factura final, no va numerada ni tampoco tiene validez contable y fiscal.
Como hemos indicado, es una estimación de los costes y condiciones para que el futuro comprador tenga una visión más clara antes de realizar la compra.
Los datos que se deben incluir en la factura proforma
Una de las ventajas de usar una plantilla de factura proforma es que ya viene diseñada para incluir los datos que son necesarios. A continuación, te ofrecemos cuáles son para cumplimentarlos correctamente:
- Fecha. La fecha coincide con el día en el que se crea.
- CIF o NIF. El número de identificación fiscal o código identificativo de la empresa.
- Datos del vendedor. Aquí se añaden los datos de contacto de tu empresa.
- Datos del comprador. En este apartado se colocan los datos del cliente.
- Productos/servicios. Se proporciona una información detallada sobre los productos o servicios.
- Subtotal. Corresponde al precio de los productos o servicios antes de añadir los impuestos o deducciones.
- Impuesto. En esta factura también hay que informar sobre los impuestos sujetos a la operación comercial (IVA o IGIC, en Canarias).
- Deducciones. En el caso de que haya que especificar los gastos deducibles a efectos fiscales.
- Total. Se refiere a la cantidad total que deberá abonar el cliente en la factura original.
Aunque estas facturas no tienen validez en Hacienda, no ocurre lo mismo en las aduanas o el comercio internacional. Normalmente, se utilizan para aclarar el valor de una mercancía. Incluso, se pueden presentar en un proceso judicial si existe algún conflicto entre las partes.
En definitiva, estos son algunos de los detalles más importantes sobre la creación de una factura proforma. Por suerte, hay diferentes modelos disponibles y gratuitos para usarlos siempre que un empresario considere necesario. Además, nunca viene mal tener a mano estas plantillas para mejorar la eficiencia empresarial.
