La tecnología está avanzando cada día más en todos los aspectos. A diario encontramos nuevas herramientas o actualizaciones de software que añaden todo tipo de funcionalidades.
Esta tecnología también es aplicable al mundo empresarial. De hecho, gran parte de estos avances están centrados en facilitarnos las tareas diarias y la gestión de las empresas y negocios.
No utilizar programas o herramientas en la gestión de nuestro negocio es no aprovechar esta fantástica oportunidad que nos brinda vivir en el siglo XXI.
No solo para ayudarnos con la gestión, sino también para mejorar los procesos y hacer de nuestro negocio una máquina más eficiente y precisa.
Si no tienes idea de qué hablamos cuando se mencionan softwares para asistirte en la gestión de tu negocio, o si el tema te interesa pero no sabes por dónde empezar a continuación encontrarás algunos ejemplos que pueden ser un buen punto de partida para ayudarte en el proceso.
7 Programas Que te Ayudarán Con LA Gestión De Tu Negocio
1. Gestor de relaciones con los clientes
Uno de los programas más utilizados esta última década son los gestores de relaciones con los clientes o CRM, por sus siglas en inglés.
En parte potenciado por internet y la venta online, los clientes han cobrado una gran relevancia en el proceso de compra y venta. No solo como empresa debemos cuidarlos y hacerlos sentir especiales, también sus expectativas han aumentado y esperan un trato determinado.
Gracias a los CRM, podremos darles a los clientes la atención que se merecen. Si bien puede parecer una mera base de datos de contactos, los CRM nos ayudan a sacarle el máximo partido a los datos de los que disponemos.
Por un lado, nos ayudan a tener toda la información necesaria al instante para poder responder de forma rápida y eficaz a las dudas o incidencias de los clientes.
Por otro lado, y esto sucede sobre todo con los CRM más usados, nos pueden ayudar con la automatización tanto del proceso de ventas como de la creación de estrategias de marketing.
En definitiva, con un CRM podremos recopilar datos pero, sobre todo, hacer un buen uso de ellos para sacarle provecho y mejorar aspectos o actividades de nuestro negocio.
2. Reconocimiento óptico de caracteres
Si queremos mejorar y optimizar la gestión de nuestro negocio, necesitamos que la transformación digital sea efectiva en todos los frentes.
No se trata solamente de añadir dos o tres softwares y terminar trabajando de manera híbrida. Obviamente puede mejorar la situación, pero no sería la manera más eficaz de funcionar y no estaríamos sacando el máximo potencial.
Un buen ejemplo de esto es el uso y almacenamiento de documentos físicos. Es normal que gran parte de la documentación que teníamos inicialmente nos haya sido dada en papel. Sin embargo, esto no quiere decir que tengamos que seguir trabajando con este formato.
El papel ocupa lugar físico y es muy delicado. Por eso cada vez más empresas están utilizando programas de reconocimiento óptico de caracteres para digitalizar sus documentos.
Algunos ejemplos de OCR pueden incluir Klippa. No solamente se encarga de escanear, sino que analiza el documento original y se encarga de realizar una copia 100% fiel y 100% digital. Esto nos permite almacenar de manera más ordenada y encontrar más fácilmente todos los documentos que tengamos. Al ser digitales, todos sus elementos son analizados y reconocidos a la hora de hacer una búsqueda.
Si queremos ahorrar espacio y ganar en seguridad, será necesario utilizar un OCR y transformar todos los documentos importantes al digital.
3. Gestor de proyecto
Los gestores de proyecto son quizás de las herramientas que más directamente pueden ayudarnos con la gestión de nuestro negocio.
Se trata de programas que fueron creados para ayudarnos a organizar las ideas y el conjunto de las tareas y proyectos que tengamos.
El día a día de todo negocio implica nuevas actividades y tareas que llevar a cabo. Es normal que algunas veces nos veamos ahogados en cosas que hacer y terminemos haciendo solo algunas y mal.
Gracias a los gestores de proyectos, esto no volverá a pasar. Se basan en el modelo kanban, por lo que se trata de tableros virtuales para poder visualizar todo lo que debe llevarse a cabo y así tener una visión integral que nos permitirá organizar mejor el día a día.
Pueden utilizarse de forma individual o colectiva para todo el negocio. Son muy intuitivos y nos permiten editar o filtrar tareas para solo ver aquellas que nos corresponden o las que nos interesan en un día particular.
Los gestores de proyecto no solo nos ayudarán a mejorar la gestión de nuestro negocio, también la de nuestros días y nos permitirá aumentar la productividad general.
4. Gestor de redes sociales
Las redes sociales, si bien utilizadas, juegan un rol central en el desarrollo y supervivencia de los negocios. Se trata de una manera muy efectiva de tener presencia online, sin necesidad de desembolsar grandes sumas en publicidad.
Funciona como un escaparate gigante y mundial, ya que podemos llegar a una clientela muy amplia y a la vez proyectar una imagen positiva de nuestra empresa, a través de una línea de diseño y de comunicación cuidada.
Sin embargo, tener presencia en redes implica estar activos, responder a los clientes y estar en constante contacto con ellos. No todos los negocios pueden permitirse un community manager ni dedicar todo ese tiempo a las redes.
Por eso, el uso de un gestor de redes sociales puede simplificar todas las gestiones sin renunciar a la actividad y utilizando mucho menos tiempo. Nos permiten desde contestar mensajes, hasta programar publicaciones, todo desde un solo panel de mando. Además, se encargan de recopilar las métricas y generar informes para que podamos ver el impacto de cada nueva publicación.
Los gestores de redes sociales serán nuestros mejores aliados para tener un perfil activo y sacarle el mayor partido a las redes sociales.
5. Suite de ofimática online
No importa de que sea tu negocio, si hay algo a lo que nadie puede escaparle es a los programas de ofimática. Seguramente trabajemos a diario con hojas de cálculo, procesadores de texto, base de datos y otros archivos que nos ayudan a llevar adelante el trabajo diario.
Sin embargo, seguramente también nos hemos enfrentado a problemas de incompatibilidad entre los mismos compañeros, debido al tipo de ordenador o versión del programa, y sobre todo, con clientes y proveedores.
Enviar archivos que no se pueden abrir o que no se visualizan correctamente puede afectar directamente a nuestro negocio y a sus relaciones.
Afortunadamente, existen opciones de programas de ofimática que funcionan 100% online y que pueden ser la solución a todos nuestros problemas.
No es necesario instalar ningún software, simplemente con un dispositivo con navegador y conexión a internet podremos acceder a cualquier archivo, editarlo y compartirlo con total facilidad.
6. Almacenamiento en la nube
Anteriormente hemos hablado de las ventajas de tener todos los documentos digitalizados ya que facilita su archivado y su posterior búsqueda.
Los OCR son una herramienta muy útil, pero pueden serlo aún más si las combinamos con un programa que se encargue de subir y gestionar los archivos en la nube.
La nube es un servidor online, que hace las veces de un disco duro virtual en el cual podemos añadir y almacenar documentos y archivos de todo tipo.
Las ventajas de utilizar un servidor de almacenamiento en la nube frente a un disco duro físico es que se trata de un servidor mucho más seguro. Por un lado, porque no se trata de algo tangible y, por tanto, no es susceptible a hurtos ni a daños. La llamada “obsolescencia programada” no afecta a los servidores en la nube.
Por otro lado, porque estos programas cuentan con protocolos de encriptado que hace que sea casi imposible acceder a estos documentos sin expresa autorización o sin poseer las claves de acceso.
7. Comunicación
Sin importar cual sea el rubro del negocio o a que se dedica, la comunicación interna entre miembros del equipo debe ser fluida y sin obstáculos. Un negocio cuya comunicación brilla por su ausencia o es lenta e ininterrumpida, está destinada al fracaso.
El uso de softwares que nos brinden herramientas más modernas y cómodas para poder estar en contacto con nuestros colegas puede ser un punto de inflexión en nuestro negocio.
Estos programas han visto su auge durante el confinamiento y la necesidad de trabajar de forma remota. No obstante, son muchas las empresas que aún las utilizan incluso trabajando de forma presencial.
Estos programas nos ofrecen varios canales por los que comunicarnos con los demás: video, voz, texto o incluso las tres al mismo tiempo. Desde reuniones multitudinarias hasta conversaciones privadas entre dos personas, el rango de todo lo que podemos hacer con estas herramientas es muy amplio.
Además, funcionan en varios dispositivos por lo que siempre podemos estar disponibles o conectados, ya sea que nos encontremos en la mesa de al lado o en la otra parte del mundo. La inmediatez y comodidad es la misma, sin importar la distancia ni el soporte utilizado.
