El Real Decreto 723/2026 refuerza los derechos de los trabajadores frente a los algoritmos de IA. Desde el 5 de octubre obliga a informar por escrito en cualquier negocio con empleados.
La letra pequeña importa: aquí no hablamos de grandes corporaciones. La norma pilla de lleno a pymes y a autónomos que ya han contratado a su primer trabajador y usan un software de turnos, un CRM con inteligencia artificial o cualquier sistema que reparta tareas o calcule bonus. Si te toca, la información va por escrito. Ni de palabra ni con una cláusula copiada de internet.
Cuándo un algoritmo afecta al trabajador (y cuándo no)
Un algoritmo entra en juego cuando su resultado se usa de forma sistemática para fijar o modificar las condiciones de trabajo. No hace falta que decida solo. Basta con que genere una puntuación, una clasificación, una alerta o una recomendación que después aplica una persona.
El abanico es amplio: planificadores que reparten turnos nocturnos y festivos, herramientas que asignan pedidos, clientes o rutas, programas que calculan comisiones y variables, sistemas que puntúan el rendimiento para una promoción y alertas disciplinarias que preceden a un despido. En todos ellos, el empleado tiene derecho a saber qué reglas se aplican y cómo pesan en la decisión.
Con la otra mano, no todo cuenta. Un software que solo almacena documentos, ficha la jornada o ejecuta una orden introducida a mano no tiene capacidad decisoria. Y usar un asistente de IA para una consulta puntual sobre un empleado tampoco entra: la norma habla de sistemas automatizados y algoritmos estructurales, no de preguntas sueltas.
Si un sistema puntúa, ordena o alerta y alguien actúa sobre ese resultado, ya estás obligado a explicarlo por escrito.
Qué tienes que informar por escrito y en qué plazo
La información algorítmica tiene que ser clara y completa. No vale un párrafo genérico. Debe identificar el sistema, la decisión laboral que toca, las variables que usa, las reglas que aplica, las consecuencias para el empleado y quién revisa la decisión. En concreto, estos seis puntos:
- Identificación del sistema: la herramienta y su función laboral exacta, no solo el nombre comercial.
- Decisión afectada: si toca jornada, salario, tareas, promoción, traslado o despido.
- Variables utilizadas: qué datos la alimentan (disponibilidad, ventas, evaluaciones, fichajes).
- Lógica y criterios: las reglas del sistema, con sus prioridades y umbrales, sin fórmulas imposibles.
- Consecuencias: el resultado práctico que puede sufrir el trabajador.
- Intervención humana: si decide sola o la revisa una persona, y a quién reclamar.
El canal debe permitir guardar e imprimir el documento con la información. Vale el contrato, un anexo, el portal del empleado, o un correo con acuse de recibo. Una explicación verbal o una pantalla temporal que no se descarga no sirven. Y conviene que la empresa guarde un duplicado fechado como justificante.
Los plazos son los que más despistan. En una incorporación nueva, la información va antes de empezar. Si introduces o cambias un algoritmo, se comunica como máximo el día en que empieza a aplicarse. Y si la relación ya estaba vigente cuando entró en vigor el real decreto, el trabajador puede pedir la información que no tenga: la empresa tiene 30 días hábiles para entregarla.
Aquí está el despiste que más caro sale: esconder el uso bajo expresiones vagas como ‘herramienta tecnológica’ o ‘software de apoyo’. Eso no cuela. Tampoco vale una cláusula tipo copiada de internet que no diga qué decisión concreta toca el algoritmo ni cómo calcula. Si el trabajador pide la información y no llega en plazo, el asunto puede acabar en la Inspección de Trabajo.
Por qué esta norma llega sin red para la micropyme
El antecedente está claro. Hasta ahora, el uso de algoritmos en el trabajo lo cubrían el Estatuto de los Trabajadores, el Reglamento General de Protección de Datos y la Ley europea de inteligencia artificial. Ninguna de las tres incluía el deber de informar caso por caso. El RD 723/2026 añade esa pieza y la pone en el tejado de quien contrata.
En el fondo, la norma acierta: un trabajador no puede defenderse de una decisión que no entiende. El problema es el cómo. Una pyme de tres personas no tiene un departamento de recursos humanos que traduzca un sistema de puntuación a un documento comprensible. El autónomo que contrata se queda solo ante un requisito pensado para estructuras grandes. Y ojo, que la obligación no se evapora porque el algoritmo lo haya comprado hecho: si afecta a las condiciones de trabajo, responde quien lo usa.
Lo que viene ahora depende de dos frentes. Uno, la Inspección de Trabajo, que puede denunciar y sancionar el incumplimiento del deber de información. Otro, la Agencia Española de Protección de Datos, competente cuando el algoritmo trata datos personales o decide solo. La recomendación práctica es sencilla: si usas cualquiera de estas herramientas, revisa esta semana qué decisiones toca de verdad y prepara el documento antes de que llegue la primera queja.
Guía rápida del trámite
- 📅 Plazos: en vigor desde el 05/10/2026. Nuevas altas: la información llega antes de empezar. Cambios: el mismo día que se aplican. Empleados ya en plantilla que la pidan: 30 días hábiles.
- ✅ Requisitos clave: ser empresa o autónomo con trabajadores contratados y usar un sistema algorítmico o de IA que afecte a jornada, salario, tareas, promoción, traslado o despido.
- 🌐 Dónde reclamar: primero, por escrito a la empresa (RRHH o el responsable designado). Si no responde, denuncia en la Inspección de Trabajo o ante la Agencia Española de Protección de Datos.
- 💰 Importe o coste: el trámite no tiene coste para el trabajador. La cuantía de la sanción por incumplir el deber de información no está detallada en la fuente oficial consultada.
- ⚠️ Error a evitar: ocultar el uso del algoritmo tras una cláusula genérica o entregar la información solo de palabra, sin un documento que se pueda guardar.
