Verifactu es el nombre con el que se conoce al nuevo sistema de emisión de facturas verificables regulado por el Real Decreto 1007/2023. No es una aplicación concreta, sino un conjunto de requisitos técnicos que deberán cumplir todos los programas de facturación para garantizar que los registros son íntegros, trazables e inalterables.
El objetivo es acabar con el software de doble uso, esos programas que permitían llevar una contabilidad paralela borrando o modificando facturas sin dejar rastro. Con Verifactu, cada registro se encadena criptográficamente y cualquier modificación posterior queda registrada.
A quién afecta y desde cuándo
La obligación alcanza, con matices, a la mayoría de empresarios y profesionales que emiten facturas, desde grandes compañías a autónomos en estimación directa. El calendario marca un periodo de adaptación entre 2026 y 2027 para que todos cambien sus sistemas.
En la práctica, esto significa que no bastará con facturas hechas a mano o en una hoja de cálculo sin controles. Los programas deberán estar adaptados al Reglamento Verifactu, y la Agencia Tributaria ofrecerá una solución gratuita para quienes no tengan software propio.
Qué tiene que hacer tu programa de facturas
Un sistema compatible con Verifactu debe generar un registro por cada factura con un formato estándar, encadenar esos registros mediante códigos hash para impedir borrados sin rastro, incluir campos específicos que permitan verificar la integridad de la información y ofrecer, en muchos casos, la opción de enviar los datos a la Agencia Tributaria casi en tiempo real.
Además, las facturas deberán incorporar un código QR y una mención visible que las identifique como verificables en la sede electrónica de Hacienda. Escaneando ese código, el cliente puede comprobar que la factura existe y coincide con los datos del sistema.
Qué pasa si sigues con Excel o programas antiguos
Seguir usando herramientas que no cumplen el reglamento no será solo poco recomendable, sino sancionable. La normativa considera infracción grave utilizar sistemas que permitan llevar contabilidades paralelas o alterar los registros sin que quede constancia.
Las multas pueden ser muy elevadas: se calculan por ejercicio y por volumen de facturación, y en casos de reiteración o de uso evidente de software de doble uso, el impacto económico puede poner en jaque a un pequeño negocio.
Cómo adaptarte sin morir en el intento
El primer paso es hacer inventario: cómo facturas hoy. Si dependes de un programa antiguo o de hojas de cálculo, toca planificar la migración. Muchas soluciones de mercado ya anuncian que serán compatibles con Verifactu, y para actividades sencillas la herramienta gratuita de la Agencia Tributaria puede bastar.
Lo importante es no dejarlo para el último momento. Migrar datos, aprender a usar el nuevo programa y revisar que todos los campos se cumplan lleva tiempo. Mejor hacerlo con calma que bajo la presión de una posible inspección. Al final, el cambio puede jugar a tu favor: tendrás las cuentas más ordenadas, menos errores formales y menos sustos con Hacienda.
