En un mundo cada vez más digitalizado, el uso de correos electrónicos certificados se ha convertido en una práctica común para garantizar la entrega y validez legal de las comunicaciones empresariales.
Despachos de abogados, asesorías, clínicas privadas, compañías aseguradoras o departamentos de recursos humanos los emplean con frecuencia para enviar notificaciones con valor jurídico: reclamaciones, ofertas vinculantes, citaciones, contratos, etc. Pero lo que pocos saben es que utilizar un servicio de email certificado sin cifrado puede acarrear sanciones importantes.
Según alerta la empresa gallega Legalpin, especializada en mensajería certificada con validez legal, el uso incorrecto de estos sistemas, especialmente cuando no garantizan la confidencialidad del contenido, puede vulnerar el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y exponer a las empresas a multas de hasta 70.000 €.
En este artículo analizamos el problema, las consecuencias legales y la solución técnica que propone Legalpin con su servicio buromail.
¿Qué es un correo electrónico certificado?
Un correo electrónico certificado es un tipo de mensaje que, mediante un tercero de confianza, deja constancia de su envío, recepción e incluso apertura por parte del destinatario. Este tipo de herramienta se ha convertido en una alternativa moderna al burofax o al correo postal certificado, con la ventaja de la inmediatez digital.
Su principal valor reside en que genera una prueba fehaciente de que un mensaje ha sido enviado a una dirección concreta en una fecha y hora determinada. Esta prueba puede ser utilizada en procesos judiciales o administrativos.
¿Dónde está el problema? El contenido no siempre está protegido
Aunque muchas empresas utilizan el email certificado pensando que es 100 % seguro y válido, lo cierto es que la mayoría de estos servicios no cifran el contenido del mensaje.
Esto implica que el cuerpo del correo, y sus posibles archivos adjuntos, quedan expuestos a los servidores de correo (como Gmail, Outlook, Yahoo…) durante su tránsito y almacenamiento.
Y aquí entra en juego el RGPD. Según esta normativa, los datos personales deben protegerse frente a accesos no autorizados, incluso cuando la comunicación es “privada”.
El simple hecho de que un proveedor pueda indexar automáticamente el contenido del correo, sin consentimiento del destinatario, puede suponer una vulneración del deber de confidencialidad y de las medidas técnicas adecuadas exigidas por el artículo 32 del RGPD.
¿Qué dice la AEPD al respecto?
La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha sancionado ya a organizaciones por este tipo de prácticas. El hecho de enviar datos personales sensibles (como información médica, financiera o contractual) sin medidas de cifrado adecuadas puede conllevar multas de hasta 70.000 €, según recoge la propia Agencia en sus resoluciones.
Además, como advierte Legalpin, hay despachos que están viendo cómo sus comunicaciones certificadas son impugnadas por defectos de forma, precisamente porque no se ha garantizado la confidencialidad de lo comunicado. Es decir, se pone en duda la validez jurídica de una notificación porque se ha enviado sin protección del contenido.
¿Basta con certificar el envío? No, también hay que cifrar
Uno de los errores más comunes entre empresas y profesionales es pensar que certificar el envío es suficiente para tener una prueba legal válida. Pero en la práctica jurídica actual, eso ya no basta.
Un mensaje que llega a su destino, pero cuyo contenido ha podido ser leído, indexado o interceptado por terceros, puede considerarse nulo o no apto como prueba. Además, si contiene datos personales sin cifrado, se expone al emisor a sanciones por parte de las autoridades de protección de datos.
¿Qué significa realmente cifrar un mensaje?
Cifrar un mensaje significa convertir su contenido en un formato ilegible para cualquier persona o sistema que no tenga la clave necesaria para descifrarlo. En términos técnicos, es un proceso criptográfico que garantiza que solo el destinatario legítimo pueda acceder a la información enviada.
Los sistemas de cifrado de extremo a extremo son los más seguros, ya que ni siquiera el proveedor del servicio puede acceder al contenido. Sin esta protección, cualquier servidor intermedio (por ejemplo, el de Gmail) puede leer el mensaje, escanearlo, o incluso almacenarlo para otros fines.
La solución: buromail, el servicio cifrado de Legalpin
Frente a esta situación, la empresa gallega Legalpin ha desarrollado buromail, un servicio de mensajería electrónica certificada con cifrado de extremo a extremo. ¿Su diferencia clave? Que el contenido del mensaje se cifra automáticamente antes del envío, sin que el usuario tenga que hacer nada adicional.
¿Cómo funciona buromail?
- El usuario redacta y envía un correo como lo haría normalmente, desde su propio cliente de email.
- El contenido del mensaje y los adjuntos se cifran antes de salir.
- El mensaje se envía y se certifica la entrega, la apertura y la integridad del contenido.
- El destinatario recibe el correo, lo abre y lo descifra automáticamente, sin tener que instalar nada.
Este proceso genera una prueba legal con sello de tiempo, acuse de recibo y constancia de apertura, válida en procedimientos judiciales y extrajudiciales. Además, el sistema garantiza que ningún tercero (incluyendo el proveedor de correo) puede acceder al contenido.
¿Qué tipos de datos necesitan cifrado obligatorio?
Según el RGPD, todo dato personal debe ser protegido. Pero existen ciertas categorías especialmente sensibles que requieren medidas reforzadas como el cifrado:
- Información médica o sanitaria
- Datos bancarios o financieros
- Contraseñas o claves de acceso
- Información sobre afiliación sindical o política
- Documentación legal y contractual
Si tu empresa quiere enviar un email certificado sin cifrado, puedes estar en zona de riesgo.
Casos reales: errores que se están pagando caros
Desde Legalpin señalan que ya están viendo consecuencias jurídicas directas. Por ejemplo:
- Reclamaciones impugnadas: un despacho envía una reclamación económica a un cliente por email certificado, pero sin cifrado. El destinatario impugna el envío alegando falta de confidencialidad y el juez lo invalida como prueba.
- Multa de la AEPD: una clínica envía historiales médicos por email certificado a través de un proveedor sin cifrado. El paciente denuncia ante la AEPD y la clínica es sancionada por incumplir el RGPD.
- Información indexada: una empresa de seguros usa Outlook para enviar notificaciones legales. Al no cifrar el contenido, el correo es escaneado por Microsoft. El afectado reclama por tratamiento no consentido de sus datos.
¿Por qué elegir Legalpin frente a otros proveedores?
Legalpin se posiciona como la única solución de mensajería certificada que integra de forma nativa:
- Cifrado de extremo a extremo
- Certificación legal de envío, entrega y apertur
- Evidencias con sello de tiempo
- Integración directa desde tu propio email
- Sin necesidad de que el destinatario instale nada ni haga clic en enlaces
Esto convierte a buromail en una herramienta pensada para la realidad jurídica actual, donde la privacidad es tan importante como la prueba de entrega.
¿Quién debería usar este tipo de soluciones?
Las comunicaciones certificadas cifradas como las que ofrece Legalpin son especialmente útiles para:
- Despachos de abogados que envían escritos, notificaciones o reclamaciones a clientes, contrapartes o juzgados.
- Empresas con departamentos legales o financieros que manejan información contractual o sensible.
- Clínicas y centros médicos que comunican resultados, historiales o datos de salud.
- Asesorías laborales o fiscales que gestionan datos de empleados y contribuyentes.
- Empresas de recobros o aseguradoras que requieren validez legal en cada paso del proceso.
En definitiva, cualquier empresa que necesite proteger legalmente sus comunicaciones y evitar sanciones.
Conclusión: el futuro del email certificado pasa por el cifrado
El uso de correos electrónicos certificados ha evolucionado. Hoy no se trata solo de dejar constancia de un envío, sino de proteger jurídicamente el contenido. Y en este sentido, el cifrado se convierte en un requisito imprescindible.
Legalpin, con su tecnología buromail, ofrece una solución completa que responde a las exigencias actuales del RGPD y a las necesidades legales de las empresas. Porque lo que no se protege, no existe jurídicamente. Y lo que no se cifra, puede costarte una sanción.
