“Vísteme lento que tengo prisa”, estas palabras (a veces atribuidas al emperador romano Augusto al lamentarse por la irreflexión de uno de sus comandantes, y, según el historiador romano Suetonio, era una de sus frases favoritas) forman parte del fornido refranero español y como muchas expresiones centenarias, esconden mucha sabiduría.
Esto se ha comprobado instalando MyMediaConnect en dos empresas, ambas potentes y estructuradas con una facturación superior a mil millones de euros.
En un caso, una persona del departamento de Calidad se encargó de coordinar el proyecto, y fue posible hacer un Audit y set up con múltiples reuniones y debates animados, llegando a tener todos los departamentos de la empresa alineados en los flujos de trabajo necesarios. Y al final, todos los equipos estaban funcionando eficientemente en 1 mes y medio.
En otro caso, con tal de no perder el tiempo, se hizo un primer flujo para una casuística concreta partiendo de un diagrama ya establecido por el cliente y con una reunión con un responsable. Este proceso, a pesar de la rapidez, permitió gestionar de forma fluida y eficiente 400 proyectos en tres meses.
El cliente consideró que el set up estaba ya hecho y se podía pasar el resto de la empresa, de los departamentos y de los impresores a los procesos digitales.
Pero no se quería “parar nada”, ni siquiera para plantearse cómo gestionar cada tipo de proyecto. Así que, en primer lugar, todos comenzaron a usar este primer workflow, que no estaba adaptado a su forma de trabajar. Algunos seguían recurriendo a cantidad de emails y comunicaciones paralelas que a veces contradecían lo que estaba cargado dentro de la plataforma. Esto fue generando cierta confusión y una legítima frustración dentro de quienes estaban usando una plataforma a veces sin la mínima capacitación y a veces con escasa disposición a cambiar su forma habitual de actuar, por caótica que fuera.
Después de unos meses más generando proyectos con una confusión lógica, se organizó una reunión para cuestionar la forma de trabajar y plantear hacer el Audit y set up en condiciones.
Pero no se debía parar nada… y se hicieron nuevos flujos adaptados a varias casuísticas, pero todos según el criterio de un interlocutor y sin poder realmente entrevistar al resto de los departamentos ni hacer las reuniones de capacitación lógicas.
Así que, más de 6 meses después del Go Live teórico (el momento en el que el cliente empezó a usar la plataforma), este cliente no tenía los procesos funcionando de forma óptima, se estaban cuestionando los procesos en reuniones de información interna (las personas que nunca habían sido consultadas querían opinar), no se contaba con una formación adecuada, y se había generado más tensión y cuestionamientos de lo necesario.
En resumen: la empresa que había seguido las pautas fue operativa en un mes y medio.
La empresa que no quiso frenar nada y prefirió “construir el avión en pleno vuelo” seguía sin estar funcionando con toda la velocidad que podría, más de 6 meses después de arrancar.
Por eso se recomienda:
Seguir las recomendaciones del equipo de MyMediaConnect: existe un proceso para que todo fluya, y pasa por:
Realizar primero un Audit que pretende definir los flujos de trabajo, entender cómo se trabaja de forma más cómoda y eficiente.
Luego hacer el set up: según lo que el Audit ha revelado sobre la forma de funcionar de la empresa, se revisa si todo está correcto o si es posible optimizar algo (teniendo siempre el objetivo de no alterar la forma de trabajar de la empresa). Si todo parece conforme, se configura la plataforma para hacerla funcionar conforme a los flujos acordados.
Finalmente, realizar la capacitación: para que todo funcione bien, es útil hacer el esfuerzo de formar a todo el equipo que va a usar la plataforma.
Comprender la importancia de la gestión del cambio
La gestión del cambio es una disciplina en sí misma. No se debería emprender la digitalización de una empresa sin tener en cuenta la resistencia al cambio de las personas en general y de algunas en particular. Es necesario acompañar a los equipos, lograr que comprendan el motivo del cambio y deseen formar parte de él, “venderles” el proyecto.
Los cambios que vienen impuestos y sin explicaciones no son bien acogidos; las personas reman en contra, utilizan el correo o el teléfono en paralelo para dar instrucciones diferentes a las que constan en la plataforma, y esto es fuente de problemas, a veces peores que el caos anterior.
Es fundamental que todo el personal adopte la nueva forma de trabajar, porque MyMediaConnect propone un trabajo colaborativo en el que Marketing, I+D, Calidad, Compras, agencias de diseño, impresores… estarían trabajando juntos de forma asíncrona con la mayor eficacia: una persona de marketing puede lanzar desde la sede de Londres un diseño, que se revisa en una fábrica de Italia y desde I+D de Madrid y Regulatory en USA… un impresor puede cargar su archivo a las 6 am desde su fábrica y alguien de marketing aprobarlo desde un aeropuerto de cualquier lugar ese mismo día.
