El proceso de gestión de nóminas en las empresas puede tener una gran complejidad, incluso en las empresas de pequeño tamaño. La realidad es que cada mes las nóminas pueden variar debido a múltiples factores, como las horas, el desembolso de gastos de viaje, cambios legislativos….
Hay que tener en cuenta que, además de calcular el importe, elaborarla y realizar el pago, hay que enviar la nómina, firmarla y almacenarla en el sistema de gestión de nóminas. Contar con un sistema de gestión de nóminas te permite sistematizar, organizar y automatizar el cálculo y pago de las nóminas a las personas trabajadoras.
¿Por qué simplificar el pago de nóminas es clave para las empresas?
Las empresas que gestionan el cálculo y pago de las nóminas de forma manual pueden encontrarse con mayores dificultades. Principalmente, que se cometan errores a la hora de calcular los importes, o que no se envíen a la persona trabajadora para que las firme, pueden ser algunas de las incidencias más comunes.
En este sentido, teniendo en cuenta que cuanto más crezca la empresa más complejo será el proceso de elaboración de nóminas, contar con un sistema de nómina es determinante para agilizar los procesos y evitar fallos que puedan dar lugar a conflictos con el personal o con las administraciones públicas en caso de inspección laboral.
Principales retos en la gestión del pago de nóminas
Hay una serie de desafíos imprescindibles que las empresas deben abordar para la gestión del pago de las nóminas.
Cumplimiento normativo y fiscal
Las nóminas deben calcularse y elaborarse de acuerdo a la legislación laboral y a los convenios colectivos aplicables para cada sector. Es esencial asegurarse de que se está cumpliendo con las jornadas, descansos y salarios correspondientes para cada persona empleada, teniendo en cuenta su contrato y las condiciones legales.
Gestión de diferentes horarios y tipos de contratos
Cada persona empleada puede estar sujeta a un tipo diferente de contrato, desde el contrato fijo al contrato de formación, o el contrato fijo-discontinuo. Los horarios deben ajustarse de manera clara para evitar inconvenientes y tener en cuenta las condiciones contractuales.
Integración de bonificaciones, deducciones y beneficios
Las empresas deben respetar las disposiciones legales y la política de empresa en todo lo que respecta a bonificaciones, deducciones y beneficios para la persona trabajadora. En esta línea, la elaboración de las nóminas puede resultar más compleja, a medida que hay múltiples tipos de contratos, con distintas deducciones y complementos salariales.
Fomento de la integración social
Las empresas, que cada vez están más comprometidas con la inclusión laboral, deben desarrollar estrategias y políticas que ayuden a fomentar la cohesión y contribuir a construir una sociedad con mayor integración social. Esto, sin embargo, plantea desafíos a la hora de elaborar las nóminas.
Beneficios de simplificar el pago de nóminas
¿Por qué una empresa debería implantar un sistema de nómina para optimizar los procesos de cálculo y pago? Éstas son algunas de las principales ventajas.
Reducción de costes operativos y tiempo
La automatización del proceso de pago de nóminas reduce de manera considerable el tiempo dedicado por tu equipo a las tareas administrativas, así como los costes derivados de este tipo de tareas.
Cumplimiento normativo.
Utilizar un sistema de nómina que te ayude a simplificar el proceso te ayudará a no cometer errores y garantizar el cumplimiento normativo.
Mayor transparencia y confianza con los empleados
Contar con una solución adecuada ayuda a potenciar la transparencia en tu empresa y generar mayor confianza en el personal de la empresa, ya que verá que no se producen errores en el cálculo y pago de sus nóminas.
Mejora en la experiencia del empleado
Las personas de tu empresa estarán más satisfechas al ver que la organización funciona de manera fluida, pueden consultar los datos de sus nóminas de manera regular y cuentan con los beneficios salariales dispuestos en su nómina.
¿Qué soluciones existen para simplificar el pago de nóminas?
Para simplificar el pago de nóminas en tu empresa, lo más recomendable es disponer de un sistema de nómina para elaborar el cálculo y pago de los salarios de manera sencilla y eficaz.
Por otra parte, también es recomendable que dispongas de un software de gestión de Recursos Humanos en el que puedas contabilizar las horas trabajadas por el personal, como es el caso de Zucchetti HR. Esta herramienta se integra con el sistema de nómina, lo que permite que las horas extraordinarias se agreguen de manera automática a la nómina.
¿Cómo elegir la solución adecuada para cada empresa?
Las empresas pueden seleccionar diferentes tipos de herramientas según el tamaño de la organización.
Como mínimo, un sistema de nómina puede ser la solución para empresas medianas o pequeñas, si bien las organizaciones a medida en que van aumentando de personal empiezan a requerir ya un software de gestión de Recursos Humanos.
