Dos normativas recientes, la ley Antifraude y la ley «Crea y Crece», han revolucionado el sector empresarial en España. Estas nuevas normas implican un cambio muy relevante para todos los emprendedores, desde los que dirigen grandes multinacionales hasta especialmente los autónomos y responsables de pymes: la implantación de la factura electrónica.
En un plazo de menos de tres años, todas las empresas españolas tendrán que trabajar bajo unos parámetros similares que implican la digitalización de toda la actividad económica de la empresa.
Aunque en un origen pueda parecer un gran problema a la hora de generar una infraestructura digital, lo cierto es que las empresas desarrolladoras de software especializado están creando programas de muy fácil implantación para todos los autónomos y directivos.
¿Qué es una factura electrónica y cómo difiere de la facturación tradicional?
Presente en la Administración pública y en algunas empresas que facturan grandes cantidades de dinero cada año, la factura electrónica es un concepto muy ajeno para empresarios con menos volumen de actividad y una palabra absolutamente desconocida para un altísimo porcentaje de los autónomos de nuestro país.
Tradicionalmente, los pequeños emprendedores han trabajado de manera muy simple: enviando facturas elaboradas en Word y exportadas en PDF, y llevando la contabilidad en un sencillo documento de Excel.
Lo que a partir de ahora exige el Estado es contar con un programa de factura electrónica especialmente elaborado para este tipo de tareas. Con esta herramienta, los autónomos dejarán legalmente registrada toda su actividad económica, mejorando su transparencia y reduciendo la contabilidad B, además de facilitarse el día a día con protocolos más rápidos y seguros.
El hecho de trabajar con estos programas implica directamente una normalización o estandarización de la actividad empresarial en España: todas las facturas se emitirán en formato electrónico y contará con unos elementos de seguridad que certifiquen su validez.
Normativa legal y requisitos de la facturación electrónica en España
Como hemos indicado, son dos las normas que han contribuido a la creación de la factura electrónica en España: la ley Antifraude y la ley «Crea y Crece»; especialmente la segunda. Aprobada en 2022, la normativa ampliaba los usos habituales de la factura electrónica —trabajos para la Administración y facturas por encima de los 5000 euros— para todas las empresas.
No obstante, no será obligatorio para los autónomos hasta dos años después de la publicación del reglamento, algo que todavía no ha ocurrido. Sin embargo, es recomendable que los pequeños empresarios busquen ya la ayuda de una asesoría fiscal online para llevar a cabo este proceso y adaptarse cuanto antes.
Respecto a los requisitos que tiene que tener un buen programa de factura electrónica en España, conviene destacar los siguientes:
- Estar elaboradas en un formato estructurado y adaptado: no se pueden hacer en Word o PDF, sino bajo formatos como FACTURAE EDIFACT o XML, que permiten introducir una serie de metadatos que impiden su alteración.
- Código único: además de los datos fiscales tradicionales, las facturas tendrán que incluir un código único generando de manera automática y que identificará al emisor el número de factura y la fecha de emisión de la misma.
Gracias a ello, lo que se pretende es que las facturas no se modifiquen libremente o no se pueda llevar a cabo una contabilidad B. Además, los programas de facturación permiten la comunicación directa con la Agencia Tributaria para el envío inmediato de esta información.
Beneficios de la factura electrónica
Por supuesto, en el uso de los software de gestión de empresas no todo son obligaciones e imposiciones: sumar estos sencillos programas a la actividad diaria también es interesante para los autónomos y pequeños empresarios que podrán agilizar el papeleo mantener un mayor orden y, sobre todo, reducir el margen de error en la liquidación de impuestos cobros y pagos.
Son muchísimas las ventajas que ya están celebrando aquellos profesionales que se han sumado al uso de la factura electrónica. De todos los puntos a favor de esta herramienta destacan los siguientes:
- Mejora del archivo fiscal: se acabó eso de tener las facturas en un número infinito de carpetas físicas. Ahora los programas de facturación pueden almacenarlas en la nube donde son mucho más accesibles y están más seguras.
- Reducción de errores humanos: introducir los datos a mano en una factura, pasarlos al Excel de contabilidad y tareas similares hacen mucho más fácil que se puedan registrar errores humanos que se pueden convertir en pérdidas económicas o incluso sanciones. La factura electrónica acaba con todos estos problemas.
- Mayor control de la economía: los programas de facturación son la clave para que los autónomos sean conscientes de lo que ganan, lo que no han cobrado todavía y lo que deben, lo cual es muy interesante a la hora de reducir la morosidad y plantear un crecimiento estratégico de la empresa.
- Flujo de información hacia el Estado: esto es clave para los pequeños empresarios que suelen tener problemas a la hora de cobrar; las empresas que no paguen a otras en un plazo de 50 días estarán excluidas de cualquier subvención pública mayor de 30 000 euros.
Desafíos de la transición electrónica
Actualmente, se sabe que 2026 es la fecha marcada en el calendario para que el uso de la facturación electrónica sea obligatorio para autónomos. No obstante, hay que tener en cuenta que el proceso es muy sencillo en la mayor parte de los casos. Por supuesto, no solo se trata de elegir el programa adecuado, sino que el autónomo tendrá que llevar a cabo otras tareas simultáneamente, como obtener el certificado digital, indispensable para validar las facturas en el entorno virtual.
Además, tendrá que contar con un equipo informático lo suficientemente moderno como para trabajar con fluidez con este tipo de soluciones en la nube. Sobre esto cabe destacar que los programas más interesantes del mercado se adaptan muy fácilmente a la mayor parte de los sistemas informáticos de las pequeñas empresas.
Por último, hay que hablar del proceso de implantación del programa y de la transición de una facturación tradicional a una electrónica. Las empresas que sirven estos software cuentan con fórmulas para facilitar este paso a los autónomos y pequeños empresarios, de manera que puedan advertir las ventajas de esta nueva forma de trabajo desde el primer día con tan solo un poco de predisposición y esfuerzo.
Herramientas para generar facturas electrónicas
Actualmente, son muchas las empresas de desarrollo informático que están ofreciendo opciones para trabajar con un software de facturación. A la hora de elegir es importante confirmar que el protocolo de trabajo de estos programas cumple con los requisitos marcados por la ley «Crea y Crece».
Un sello de seguridad es comprobar que cuentan con el certificado VeriFactu, que deja de manifiesto que la herramienta cumple sobradamente con lo que se necesitará a partir de 2026.
Conclusión
Todas estas informaciones permiten enfrentarse al proceso de cambio hacia el uso de la factura electrónica como una oportunidad para trabajar más y mejor la parte de gestión de las empresas.
Especialmente en el caso de los autónomos que cuentan con pocos recursos en este sentido, un programa de factura electrónica será la clave para mantener una economía profesional saludable y reducir el tiempo que se invierte en el papeleo de la empresa algo que solo puede ser positivo de cara al futuro de cada proyecto.
Quienes deseen obtener más información pueden consultar la guía completa sobre la factura electrónica que han elaborado en Declarando.es, una asesoría fiscal online que se ha convertido en referente en ayudar a los empresarios a dar este paso hacia el futuro.
