El portal de Becas Santander explica este popular y sencillo método que nos ayuda a optimizar la productividad tanto en el ámbito laboral como personal.
Los ordenadores se sobrecargan de información. Para evitarlo existen los discos duros externos donde almacenamos parte de esa información y liberamos espacio. De esta manera, no pierden capacidad y mantienen la agilidad en sus funciones habituales. Pues bien, esta técnica tan cotidiana en informática se ha convertido en una práctica revolucionaria. Banco Santander, a través del portal Becas Santander, explica cómo aplicarlo para aumentar la productividad en nuestro día a día a través del método GTD.
Pensemos en el cerebro humano. A pesar de su inmensa potencia, su capacidad para almacenar información es cada vez más lenta con el paso del tiempo. Así lo afirma un estudio del profesor Michael Ramscar, de la Universidad de Tübingen (Alemania). Y es que, a medida que acumulamos más y más datos, el cerebro se va sobrecargando de información y su velocidad para almacenar y acceder a nuevos recuerdos es más limitada. Una función que no depende tanto de la edad y el envejecimiento natural, como siempre se había creído.
Para la entidad cántabra, el método GTD (acrónimo del inglés de Getting Things Done) trata de almacenar esa información en otro lugar para liberar el cerebro y aumentar la productividad y la concentración. Se trata de una técnica muy popular y fácil de aplicar tanto de manera individual como en equipo.
En realidad, el método GTD es una metodología de gestión de tareas que permite optimizar el flujo de trabajo de una forma sencilla y eficaz. Su objetivo es aumentar la productividad de cualquier proyecto o empresa. Esta propuesta fue desarrollada por primera vez en 2001 por el consultor e instructor de productividad David Allen en su libro Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity.
La idea es que cuanta más información tratamos de retener en la memoria, mayor es la desconcentración y la improductividad. De este modo, el método GTD propone almacenar toda esa información en otro lugar -ya sea en un papel, en una herramienta digital o cualquier soporte que permita guardarla de forma organizada- para liberar la mente y concentrar todo su potencial en las tareas que realmente tenemos que hacer para aportar valor. Este ‘vaciado mental’ permite aumentar el rendimiento, reducir el estrés, incrementar la efectividad y dejar más espacio para la creatividad y la innovación. Además, es aplicable al ámbito tanto laboral como personal.
Santander recomienda cinco sencillos pasos que permiten ordenar el trabajo pendiente haciendo uso de una herramienta externa. El primero, capturar todas las tareas que tengamos en la mente, por muy pequeñas que sean. De este modo, cualquier cosa pendiente que nos venga a la cabeza hay que apuntarla en la herramienta elegida. No se trata de organizar ni priorizar, sino de dejar constancia por escrito del listado de tareas, denominado comúnmente como bandeja de entrada.
Una vez que se han anotado todas las tareas, el segundo paso es documentarlas con detalle: añadir un título adecuado, adjuntar la documentación necesaria, etc. También podemos empezar a dar distintas prioridades a las tareas pendientes, por ejemplo, del 1 al 5, donde 1 es no prioritario y 5 es urgente.
Lo siguiente consiste en organizar las tareas, asignar fechas de ejecución en relación con el tiempo disponible o crear otras bandejas temporales (diarias o semanales), por ejemplo. Lo ideal es que cada tarea esté asociada a un proyecto, y que, dentro de este, se puedan ir resolviendo por orden de prioridad. Con ello, la bandeja de entrada debería quedar limpia y organizada, aunque es probable que surjan nuevas tareas, que se completen otras o que algunas se queden en espera.
El nuevo objetivo, por tanto, será revisar la bandeja de entrada cada cierto tiempo para actualizarla con los cambios surgidos durante el día. Banco Santander apunta que lo recomendable es verificar la bandeja de entrada un par de veces al día, al inicio y al final de la jornada. Si se comprueba demasiado a menudo, el método GTD pierde gran parte de su eficacia.
Por último, una vez capturadas, procesadas y organizadas las tareas, la mente se sentirá más libre y estará lista para empezar a trabajar. El concepto es simple, mirar la bandeja de entrada, seleccionar la más prioritaria y completarla. Si hacemos esto, poco a poco, la bandeja de entrada se irá liberando y las tareas a realizar se podrán archivar. No obstante, hay que recordar que este método es flexible, por lo que se puede modificar la organización si es necesario e, incluso, dividir tareas demasiado grandes en otras más pequeñas, según el estado de ánimo, disponibilidad y contexto.
Para aplicar el método GTD es necesaria una herramienta externa que te permita almacenar la información de todas las tareas. No hay ninguna mejor o peor. Cada uno puede decidir cuál es el medio más práctico y útil en cada caso.
Ventajas y desventajas
El método GTD ha demostrado ser una forma eficaz de organizar el trabajo y las tareas pendientes, pero tiene tanto ventajas como desventajas. Entre las principales ventajas, la entidad financiera destaca que reduce la carga cognitiva y el esfuerzo mental; elimina la indecisión porque las tareas están siempre ordenadas de forma prioritaria y no se pierde tiempo decidiendo qué hacer a continuación; y aporta claridad a la hora de ponerse en marcha. También favorece la concentración en la tarea actual, aumentando la calidad del trabajo, reduciendo la ansiedad y disfrutando más del tiempo libre; evita la procrastinación (retrasar actividades o situaciones que deben atenderse, sustituyéndolas por otras situaciones más irrelevantes o agradable); y ayuda a automatizar o delegar tareas.
Como desventajas, Banco Santander apunta la inversión de tiempo en su aprendizaje ya que, aunque el método GTD es fácil de aplicar, familiarizarse con su funcionamiento puede llevar un tiempo y adoptar nuevos hábitos requiere paciencia. Otro punto en contra es que al ser demasiado flexible para poder organizar y reorganizar tareas sin mayor problema puede llevar a la confusión y la procrastinación. Por ello, es necesario ser disciplinado y honesto con uno mismo. Y, por último, si se trabaja en muchos proyectos o se deben completar muchas tareas a diario, la complejidad organizativa puede aumentar significativamente.
