Existen muchísimas razones para crear una empresa, entre las cuales se encuentra la autonomía y la independencia económica. En España esto resulta relativamente sencillo, aunque puede parecer una tarea complicada para quienes no tienen conocimientos de administración de empresas ni saben cómo funcionan las cuentas para empresas. La siguiente guía puede simplificar la tarea.
Consideraciones previas antes de crear una empresa
Antes de crear una empresa exitosa, es necesario tener las cuentas claras y realizar un trabajo previo con una idea concreta del negocio y el modelo de rentabilidad que buscamos implementar. Por lo tanto, un paso previo indispensable antes de crear la empresa es confeccionar un plan de negocios.
Dicho plan debe contar, en primer lugar, con una idea clara sobre las cuentas para empresas. Por supuesto, esto requiere de una determinada línea temporal en la que se establezcan objetivos a corto, mediano y largo plazo. Esto puede incluir obtener un margen de ganancia, ingresar en nuevos mercados, sumar trabajadores, etc.
En segundo lugar, debemos conocer las características del mercado en el que nuestra empresa inscribirá su actividad: las barreras de entrada, competidores, proveedores, perfil de clientes, cuentas para empresas, etc. Esto resulta fundamental para prever problemas y estrategias para reducir su impacto.
En tercer lugar, el plan de negocios debe disponer de un análisis lo más pormenorizado posible en que se determinen las características del proyecto frente a la competencia y el mercado. La manera habitual de realizar esto es mediante un análisis FODA de fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas.
Finalmente, debemos incluir en el plan de negocios una estructura jurídica para terminar de definir las características de la empresa. No serán iguales las cuentas para empresas en caso de constituirse una Sociedad Anónima, Limitada o Autónoma. Dicha estructura luego será formalizada en el Registro Mercantil.
1. Registrar la estructura jurídica en el Registro Mercantil
Como dijimos antes, la estructura jurídica representa la constitución legal de la empresa. Por lo tanto, esta comporta una serie de obligaciones y requisitos que responden a las cuentas para empresas, el balance de cuentas y el tamaño de la empresa —capital social, cantidad de socios, etc.—.
Para pequeñas y medianas empresas, se recomienda la Sociedad Limitada, ya que requiere un solo socio y un capital mínimo de 3 mil euros. Asimismo, la responsabilidad de los socios se encuentra limitada a los bienes aportados y no incluye el patrimonio personal. En caso de tratarse de un emprendedor, la estructura ideal es la Individual o Autónomo. Esta no requiere de capital, pero la responsabilidad es ilimitada.
2. Solicitar la certificación negativa en el Registro Mercantil
Esta certificación es un documento en el que se registra de manera legítima la denominación elegida para la sociedad. De este modo, se asegura que esta sea única y que ninguna otra empresa tiene el mismo nombre —no pueden existir dos razones sociales iguales—. Si elegimos la forma jurídica autónoma, no resulta necesario solicitar certificación negativa.
3. Confeccionar los estatutos de la empresa
Se trata del conjunto de normas, reglas y pautas que regularán el funcionamiento de la empresa. Esto incluye los derechos y obligaciones de los socios sobre las cuentas para la empresa. Esto formará parte del acta de constitución de la empresa. Entre los datos que deben figurar en los estatutos pueden mencionarse la denominación social, el domicilio, la actividad, el capital y el sistema de administración.
4. Servicios bancarios y cuentas para empresas
Una vez registrada la estructura jurídica de la sociedad, es necesario establecer aquellas condiciones necesarias para la administración económica y la gestión. En este sentido, es necesario abrir una de las cuentas para empresas en la que se depositará el capital mínimo y necesario para su constitución—posteriormente será necesario presentar un certificado del banco que acredite dicho depósito—.
5. Creación formal de la empresa
Formalizar la creación de la empresa requiere que los socios firmen una Escritura Pública de Constitución de la Sociedad frente a un notario público que certifique la operación. La escritura debe incluir los siguientes documentos:
- Certificación negativa del Registro Mercantil
- Certificado bancario de depósito de capital social
- Estatutos sociales
- DNI o NIE de los socios
6. Solicitar un NIF provisional
El paso siguiente consiste en solicitar el Número de Identificación Fiscal o NIF de manera provisional en la Agencia Tributaria en la que tributarán las cuentas para empresas utilizadas. Esto debe hacerse dentro del plazo de tres meses desde constituida la sociedad en el Registro Mercantil, periodo en el cual permanece reservado el nombre elegido. Luego se establece un plazo de un mes para solicitar el NIF definitivo.
Se requieren los siguientes documentos:
- Modelo 036.
- Copia de la escritura de constitución de la empresa.
- Copia de los estatutos.
7. Registrar la empresa en el Registro Mercantil
El siguiente paso consiste en registrar la empresa en el Registro Mercantil. Esto permite obtener competencia jurídica plena de las cuentas para empresas dispuestas para la actividad comercial. Justamente por eso, será necesario presentar el NIF, la Escritura Pública y la liquidación de impuestos correspondiente a las transmisiones patrimoniales. Los autónomos y cuenta prosistas no necesitan completar este paso.
8. Darse de alta en el IAE
Según el tipo de actividad del que se trate, corresponderá un asiento particular en el Impuesto a las Actividades Económicas o IAE. Se trata de un impuesto local sobre las cuentas para empresas y su actividad, independiente del ingreso. Sin embargo, este solo debe pagarse a partir del tercer año, en caso de que los ingresos durante el último periodo al devengo del impuesto superen el millón de euros.
9. Legalizar el Libro de Sociedades
Este paso consiste en la formalización de este documento en el Registro Mercantil correspondiente a la provincia en la que se inscriben las cuentas para empresas utilizadas: se trata de sellar las distintas páginas de los libros con un sello oficial. Esta legalización incluye el libro de actas, de cuentas anuales, libro diario y de inventarios.
10. Registrar la empresa en la Seguridad Social
Finalmente, realizar este registro permite asegurar a los trabajadores y directivos de la empresa en la Seguridad Social. Esto incluye al administrador de la sociedad —socio de esta, con participación accionaria y funciones de gerencia—.
Entre los distintos requisitos para efectuar este registro se encuentran:
- Solicitud de inscripción (TA.6).
- DNI del representante legal.
- Escritura de la empresa en el Registro Mercantil.
- NIF de la empresa.
- Modelo 036.
- Modelo 840.
- Documento que acredite a la persona en caso de que no se especifique en la Escritura.
- Declaración respecto a la protección de trabajadores y cobertura económica en caso de discapacidad.
