Como sabe muy bien cualquiera que tenga una empresa, gestionarla es una tarea complicada. Da igual el tamaño: puede tratarse de una multinacional, de una mediana empresa o de una empresa familiar. Con independencia del número de empleados, hay que gestionar aspectos muy diversos, lo que exige capacidades y habilidades como la capacidad organizativa, la empatía, la gestión del tiempo, la honestidad, la creatividad, la visión o el liderazgo.
Un buen empresario concentra esas cualidades y algunas más, pero también ha de saber rodearse de un buen equipo y contar con las herramientas adecuadas que faciliten su trabajo. En este sentido, la informática y el software orientado a empresas se ha desarrollado tanto en los últimos años que hoy en día resultan imprescindibles para los gestores de empresa.
Gracias a estos programas informáticos, gran parte de los procesos necesarios para gestionar una empresa están automatizados y blindados ante errores de coordinación que antes eran comunes. Por ejemplo, el software de gestión facilita la coordinación de departamentos tan diversos como la tesorería, el almacén o el de ventas, lo que proporciona al gestor un control exhaustivo de todo lo que ocurre en la empresa y una herramienta para gestionar todo el ciclo económico.
¿Cómo ayudan a las empresas de nueva creación los programas de software contable?
Estas herramientas también facilitan el trabajo por departamentos. Hoy vamos a fijarnos en concreto en la contabilidad. Un programa de contabilidad adaptado a las necesidades de cada empresa sirve para que el trabajo administrativo sea mucho más productivo y los trabajadores del departamento tengan siempre toda la información actualizada al alcance de un solo click. Con más razón, estos programas son esenciales cuando arranca un nuevo proyecto empresarial: disponer de una herramienta de este tipo permite que el empresario se centre en otras tareas esenciales, como la búsqueda de nuevos clientes, el lanzamiento de nuevos proyectos o la negociación con proveedores.
Hay algunas características esenciales que estos programas deben cumplir para ser verdaderamente útiles a la empresa:
- Un buen software de contabilidad debe ir más allá de la contabilidad general, e incluir apartados dedicados a la Contabilidad Financiera, Analítica, Fiscal, Presupuestaria, Inmovilizados y Nóminas… Ahora bien, si se trata de un buen software, deberá regirse por el principio de dato único. ¿Qué significa esto? Muy sencillo: cualquier dato que se introduzca en el programa debe actualizar todos y cada uno de los módulos sin necesidad de tener que duplicar la tarea.
- Debe ser sencillo, hasta el punto de que una persona no experta en contabilidad pueda introducir datos contables haciendo uso de los asientos predefinidos, que son aquellos de uso más frecuente. El mejor software de contabilidad tiene estos asientos precargados para facilitar la tarea.
En este sentido, la entrada de apuntes puede ser manual, o mediante apuntes predefinidos, que ya han sido incorporados pero son modificables. Esto permite ahorrar tiempo en aquellos que se repitan con frecuencia o importar los apuntes automáticamente bien de todas nuestras aplicaciones OFI o de otras aplicaciones de terceros, incluso de plantillas Excel prediseñadas.
- Debe ser un módulo flexible y adaptable a la legislación vigente en el momento y lugar en que la usemos. Así, algunos programas tienen una estructura del plan de cuentas que permite la adaptación de cuentas, niveles y estados financieros de cada país latinoamericano. El programa incorpora, por defecto, el plan de cuentas del país donde se instale, pero puede rediseñarse y adaptarse por cada usuario.
En definitiva, una herramienta imprescindible para garantizar que la contabilidad de cualquier empresa se lleva de forma rigurosa y eficaz.
