La automatización de procesos internos no es que sea el futuro, es que ya es el presente, y se trata de un tema en el que no conviene quedarse atrás. Es cierto que invertir en tecnología tiene un coste pero, a cambio, se consigue reducir al mínimo el error humano, se aumenta la productividad y se consigue un mayor desarrollo del potencial de todo el equipo de trabajo.
Hace ya años que muchas empresas están llevando a cabo un proceso de automatización interna, pero la llegada de la pandemia ha disparado el número de entidades y de profesionales que quieren utilizar bots y software capaces de hacer desde las tareas más sencillas hasta las más complejas. Porque esto implica que todo el personal tiene más tiempo para dedicárselo a otras cosas más importantes.
En Estados Unidos nos llevan bastante ventaja en este tema, pero lo que está ocurriendo allí nos sirve para hacernos una idea de lo que va a ocurrir aquí. Porque, aunque en España las cifras de automatización sean más pequeñas, están creciendo rápidamente.
En 2019 muchas empresas habían optado por automatizar entre dos o tres procesos al mes dentro de su operativa interna, pero al final de 2020 ya se habían automatizado de media unos 15 por mes. Y se espera que para finales de este año se consigan cifras de automatización de hasta 22 procesos al mes.
Esta claro que, si quieres que tu negocio pueda sobrevivir en un entorno cada vez más complicado y más competitivo, uno de tus objetivos para este año debe ser entrar de lleno en el mundo de la automatización de procesos, o continuar con ella si ya la habías empezado.
¿Qué ventajas tiene la automatización de procesos internos?
Este proceso de transformación digital implica sustituir procesos manuales por tecnología y herramientas digitales. Esto permite terminar las tareas mucho antes y acaba con el error humano que se puede dar al trabajar al modo tradicional.
Los procesos que se automatizan son aquellos que resultan más pesados y monótonos, por lo que el talento de los empleados se puede dedicar a tareas en las que de verdad pueda resultar de utilidad. Todo esto da lugar a una mayor motivación por parte de los trabajadores.
Así, la automatización de procesos da lugar a negocios que son mucho más productivos y tienen una mayor ventaja competitiva. A la vez que permite terminar los proyectos mucho antes y poder entregar los productos o servicios con puntualidad.
La implantación de software y herramientas puede ser más o menos cara en función de qué procesos se vayan a automatizar, pero el retorno de la inversión suele ser bastante alto. Al permitir ahorrar costes y aumentar la productividad, la cantidad invertida se puede llegar a recuperar a corto-medio plazo.
¿Por qué hay más interés ahora por automatizar procesos?
Una de las principales razones es que atravesamos una pandemia de dimensiones mundiales y cuya evolución es una auténtica incógnita. Aunque el proceso de vacunación ya ha comenzado, la aparición de nuevas mutaciones del virus suponen un nuevo riesgo para la salud. Esto ha llevado a un gran auge del teletrabajo.
Desde marzo de 2020 son miles los trabajadores que han pasado a trabajar directamente desde su hogar. Ya sea de forma continuada o alternando la presencia en la oficina con el trabajo en remoto. En cualquier caso, las empresas han sido por fin conscientes de que pueden funcionar con normalidad aunque sus equipos de trabajo estén en diferentes lugares.
El teletrabajo ha llegado para quedarse, y gracias a él a cualquier emprendedor le resulta ahora más sencillo encontrar y contratar talento en cualquier lugar del mundo. Sin embargo, cuando los trabajadores están deslocalizados, se vuelve más importante que nunca automatizar ciertos procesos y contar con una plantilla centrada en tareas de alto valor.
A ello hay que sumarle que el 5G ya está aquí. Las comunicaciones son ahora mucho más rápidas y esto nos abre todo un mundo de posibilidades para implementar tecnologías cada vez más complejas.
Ejemplos de automatización de procesos en pequeños negocios
Puede parecer que automatizar procesos internos es algo propio de grandes compañías que tienen millones de euros de presupuesto, pero no es necesariamente así. Incluso en los pequeños negocios se pueden hacer algunos ajustes.
Un buen ejemplo son los bots de atención al cliente. Si tienes una página web puedes mejorar y agilizar todas las tareas relacionadas con la atención al público contando con un chatbot. Un software que es capaz de dialogar con los visitantes y resolver las dudas más habituales.
Esta tecnología es cada vez más barata y da muy buenos resultados. Además, sigue evolucionando y ya hay bots capaces de facilitarle mucho las cosas al usuario. Este solo tiene que indicar qué es lo que está buscando, y el bot le lleva directamente al lugar en que está esa información. Al mejorar la experiencia del usuario conseguimos un índice más alto de conversión y que esta se produzca de forma más rápida.
Otra opción de automatización de procesos son los ERP. Estos software tienen la peculiaridad de adaptarse a cada situación, porque cuentan con muchos módulos diferentes y solo es necesario contratar los que hacen falta.
Por ejemplo, el módulo de contabilidad puede encargarse de ajustar los datos automáticamente cuándo se ha recibido el ingreso del importe de una factura. Pero también puede ordenar pagos de forma automática cuando llega la fecha de vencimiento de las facturas pendientes de abonar. Esto permite al personal de contabilidad dedicar sus esfuerzos a tareas más productivas como la búsqueda de las mejores alternativas de financiación o al diseño de un plan que permita tener liquidez en caso de emergencia.
Y hay muchas otras modalidades de automatización de procesos internos, como los programas que son capaces de hacer una gestión integral del stock en tiempo real, avisando cuando hace falta un nuevo abastecimiento.
Al final de lo que se trata es de dejar en manos de la tecnología esas pequeñas tareas que son imprescindibles pero que son repetitivas y que por sí mismas no aportan un valor especial. De esta forma, los empleados se pueden centrar en tareas verdaderamente importantes, lo que también les ayuda a sentirse más realizados y más valorados en su trabajo.
