Hay muchas brechas abiertas entre las empresas de excelencia y las demás. Una de las más notorias, por los beneficios que ofrece a unas y lo que adolece su ausencia en otras, es contar con herramientas informáticas modernas para la gestión documental.
Las empresas modernas manejan ingentes volúmenes de información. La mayor parte de esa información está volcada en documentos, desde facturas hasta patentes, algo extrapolable a la mayoría de los profesionales autónomos -abogados, periodistas, entre otros-, por lo que contar con un software para gestion documental no solo es viable, sino que se convierte en una necesidad ineludible por los beneficios que su inclusión dentro de la estructura empresarial proporciona.
Beneficios que ofrece un software para gestión documental a nivel empresarial
Gestionar la información y documentos de una empresa durante el ciclo de vida de cada uno de esos documentos, de forma centralizada y dentro de un flujo de trabajo correcto, seguro, óptimo en cuanto a utilización del tiempo y del resto de los recursos. Esa es la finalidad detrás de un programa informático de gestión documental y por esa razón muchas empresas deben realizar una inversión en ello.
Muchos son los beneficios asociados a esa decisión.
Orden y estructura
Hace no mucho tiempo los escritorios repletos de papeles sueltos y los archivadores con documentos mal clasificados eran el pan de cada día de un sinfín de empresas. En la actualidad, aunque parezca extraño, muchas empresas han digitalizado sus procesos de trabajo, pero también ese desorden de épocas anteriores.
Un software de gestión documental permite ordenar y estructurar la información y los documentos, de una manera clara, precisa, fiable y segura, que además de brindar la tranquilidad de que todo está donde debe estar, brinda la posibilidad de enviar a clientes, socios, trabajadores; de buscar fácilmente por nombre, por etiquetas, por miembros, lo que además de organizar eficientemente la información permite ser más eficientes en la realización de un trabajo.
Creación de flujos de trabajo
Sin un programa informático que ofrezca soluciones centralizadas sobre la gestión documental, todo flujo de trabajo es en realidad un protocolo establecido con anterioridad para hacer ciertas actividades dentro de una organización o empresa, pero que realmente no representan un flujo que genere, en todo el sentido del término, fluidez organizacional y mejoras en la productividad.
Un software de gestión documental permite automatizar procesos, crear reales flujos de trabajo, eliminar decididamente las tareas o procesos superfluos o repetitivos, lo que convertirá protocolos de muchos pasos en pequeñas decisiones, en acciones sencillas que deriven en mejoras en la productividad de una empresa, con los beneficios comerciales y organizacionales que eso tiene.
Almacenamiento y trabajo colaborativo
Finalmente, un software de gestión documental en empresas ofrece un espacio blindado, antifugas, para el almacenamiento de los documentos importantes y confidenciales, para su envío seguro a clientes, proveedores, socios o demás trabajadores, a la vez que ofrece un espacio ideal para la organización de los mismos y para el trabajo colaborativo.
Hoy, cualquier empresa es inadmisible sin la figura del trabajo colaborativo, y lo mejor siempre será disponer de una herramienta que, además de todos los beneficios mencionados anteriormente, permite a sus trabajadores contar con la posibilidad de compartir los esfuerzos, los avances, dinamizar las comunicaciones internas y disponer de plantillas, recursos reutilizables, modelos, estructuras organizativas centralizadas, con las que ahorrar mucho tiempo pero, sobre todo, garantizar un proceso productivo con mayor feedback y con mejores resultados al largo plazo.
No obstante, la complejidad y las ventajas concretas de un software para la gestión documental de una empresa dependerán de la magnitud de la misma y de las dimensiones de su necesidad organizativa y funcional. Considerando eso, y a pesar de ello, en el clima empresarial actual es innegable la importancia de contar con herramientas informáticas que brinden orden, estructura, posibilidades, seguridad y confianza de cara a uno de los elementos más importantes de toda organización: su información y sus documentos.
