La gestión de los registros financieros de los trabajadores es un proceso muy importante, tanto para las grandes empresas como para las pymes (incluso para los autónomos). Por lo tanto es crucial la elección del programa para gestionar las nóminas de tu empresa.
Dentro de las tareas administrativas más importantes de cualquier empresa se encuentra la gestión de nóminas, ya que generan gran cantidad de trabajo por el elevado número de incidencias que pueden ocurrir a lo largo de un periodo de trabajo (mes, quincena…). Confeccionar una nómina puede convertirse en un trabajo arduo y complicado si no se dispone de una herramienta adecuada que ayude a registrar, controlar y calcular todos los parámetros para el llenado de la misma.
Principales factores a tener en cuenta a la hora de confeccionar una nómina
- Cálculo de los correspondientes tipos de impuestos y retenciones.
- Gestión de las ausencias y bajas laborales.
- Cálculos de horas extras y pagas extraordinarias.
- Gestión de las distintas cotizaciones a la seguridad social.
- Cálculo de los finiquitos y cotizaciones correspondientes.
- Presentación telemática de los documentos.
Para una empresa lo ideal es automatizar los anteriores procesos para poder ser eficientes y tener una información actualizada de la situación laboral de sus empleados. El uso de un software apropiado en este caso es algo fundamental, que disminuirá los errores propios de la intervención humana en los cálculos.
Otro aspecto importante a la hora de confeccionar una nómina es estar al día en los cambios de los convenios y en la legislación vigente. Un software que automatice este proceso, actualizándose en tiempo real (al tiempo que entren en vigor los posibles cambios), será un plus para la empresa evitando errores, ahorrando tiempo y facilitando una información acorde a la situación real de la empresa.
Otras funciones relacionadas con las nóminas
Con la elección del programa para la gestión de nóminas tenemos que tener en cuenta otra serie de funciones extras que son muy útiles en la empresa. Una de ellas es la de creación y gestión de contratos. Otras funciones relacionadas y que son muy útiles de tener automatizadas son:
- Gestión de finiquitos
- Gestión de los seguros sociales
- Avisos en los vencimientos de contrato
- Confección de calendarios laborales según sector
- Enlaces con programas externos para exportar datos (por ejemplo office)
Las nóminas afectan directamente a los trabajadores de la empresa que esperan cobrar de manera precisa y correcta todos los meses. Uno de las preocupaciones principales de los trabajadores es no tener problemas a la hora de configuración la declaración de la renta y cualquier error en las nóminas podría afectarles negativamente. Al automatizar los procesos de generación de nóminas conseguimos que los empleados reciben sus nóminas con el importe adecuado y en la fecha fijada, lo que redunda en una satisfacción por parte del trabajador y mayor implicación con la empresa.
Las sanciones derivadas de un error en la confección de las nóminas pueden acarrear un problema económico tanto para la empresa como para el trabajador, debido a las sanciones relacionadas al pago de salario. Con una gestión informatizada de las nóminas conseguiremos evitar posibles sanciones.
