El email o correo electrónico ha cambiado de forma radical nuestra manera de comunicarnos. Si es útil a nivel particular, lo es todavía más a nivel profesional. Gracias a esta herramienta los autónomos pueden comunicarse con clientes y proveedores sin necesidad de tener que pasarse el día pendientes del teléfono.
A nivel mundial se envían algo más de 150 millones de correos electrónicos a diario y, como es lógico, no todos tienen la misma importancia. En el caso del buzón de un profesional este se va a encontrar con correos de todo tipo, desde aquellos que tienen que se atendidos con la máxima prioridad a aquellos a los que ni siquiera hay que contestar y, claro está, el spam del que nadie se libra.
Lo primero que suele hacer un profesional al iniciar su jornada es revisar el correo electrónico, y esta tarea que parece tan sencilla puede ser en sí misma una importante fuente de estrés, porque de un día para otro el buzón puede estar lleno con más de 25 correos.
Si el tiempo es oro, para un profesional lo es todavía mucho más, así que no se puede permitir dedicar mucho tiempo de su jornada a revisar estas comunicaciones. Por eso, vamos a ver cómo hacer una gestión del email que sea más eficiente.
Haz limpieza general del email una vez al año
Seguro que alguna vez te ha ocurrido ir a buscar un email antiguo con información que necesitas y encontrar prácticamente de todo menos lo que te hace falta. Esto te obliga a “bucear” entre un montón de información antigua que ni siquiera debería estar ya ahí.
Si quieres que esto no ocurra, lo mejor es hacer una limpieza general del buzón una vez al año. Crea una carpeta histórica con el año correspondiente y guarda en ella solo aquellos correos que consideres realmente importantes y que te puedan llegar a hacer falta en el futuro. El resto bórralos.
Con esta sencilla acción de limpieza consigues que la búsqueda de información te resulte luego más sencilla y no suponga una pérdida de tiempo.
Establece un horario para revisar el email
El correo electrónico es uno de los grandes ladrones de tiempo a los que tienen que hacer frente los autónomos. Muchos profesionales reconocen que lo revisan más de 10 veces al día y responden de forma casi inmediata cuando ven un mensaje que necesita contestación, incluso aunque esta pueda esperar.
Esto supone una auténtica pérdida de tiempo, porque implica que cada poco tiempo el profesional deja de estar concentrado en lo que está haciendo para ir a revisar el email. La conclusión es que tarda mucho más de lo que debería en hacer sus tareas.
Para que esto no ocurra, es buena idea definir dentro de la agenda de trabajo un tiempo que se va a dedicar en exclusiva a revisar el correo electrónico. Por ejemplo, 30 minutos al inicio de la jornada matinal y otros 30 al principio de la jornada de tarde. El resto del día es mejor no revisar el buzón de correo, y así podemos tener nuestra mente bien centrada en las tarea que tenemos pendientes.
Organiza y clasifica los correos
Los correos electrónicos que hay en el buzón de un autónomo son de todo tipo. Algunos requieren de una respuesta inmediata, pero otros pueden esperar. Si te has establecido un horario para consultar el correo, quizá no te dé tiempo a responder a todo en el mismo, por eso debes crear tu propio código de prioridades.
Da una primera revisión rápida y borra todo el spam. Una vez que has quitado estos correos da una lectura rápida al resto y ve clasificándolos según si son más o menos urgentes. Puedes crear una carpeta que lleve por nombre “pendientes” (o algo similar) y poner allí esos emails que hay que contestar pero que pueden esperar en caso de que no puedas hacerlo en ese mismo momento.
Por último, responde inmediatamente a todos aquellos que sean urgentes. Si te queda alguno pendiente, márcalo como importante para responderlo en la siguiente revisión de la bandeja de entrada.
Asegúrate de que de verdad necesitas usar el correo electrónico
Enviar un email es tan sencillo que muchas veces recurrimos en exceso a esta herramienta. No es extraño que como profesional te encuentres con correos electrónicos que se convierten en un auténtico chat. Escribes, la otra parte contesta, vuelves a escribir, te vuelven a contestar…
La idea es que una conversación a través de este medio no se extienda demasiado. Si ves que es un tema complejo, al final lo mejor es llamar a la otra parte y resolver por teléfono en unos pocos minutos lo que a través de correo electrónico podría implicar el envío de innumerables mensajes.
Por otro lado, si eres tú quién inicia la conversación, asegúrate de que lo que vas a decir es imprescindible. Porque si no es así quizá no sea ni necesario enviar un correo electrónico.
Etiqueta tus emails para localizarlos más fácilmente
Las etiquetas te pueden ayudar a buscar información dentro de los correos electrónicos. Crea un pequeño código y aplícalo tanto en las comunicaciones que inicies tú como en las que inicie otra persona. Lo único que tienes que hacer es usar una almohadilla (#) y luego incluir la palabra que te ayudará a localizar el correo.
Por ejemplo: #reunion, #presupuesto, #proyectoX. De esta forma agilizarás mucho más las búsquedas cuando tengas que consultar entre todos tus correos electrónicos. Por otro lado, tampoco te olvides de indicar bien el asunto del email si eres tú quien inicia la conversación, esto también te ayudará cuando necesites localizar información concreta.
Sé muy claro a la hora de redactar un email
Muchas veces la gestión de ciertos asuntos por correo electrónico se alarga porque no nos explicamos bien cuando tenemos que hacerlo por escrito. Lo mejor en estos casos es procurar ser escuetos, exponiendo la información de forma breve, clara y concisa.
Si es necesario, incluso podemos añadir pantallazos, imágenes o documentos que nos ayuden a comunicar mejor lo que queremos.
Cuanto mejor entienda el destinatario nuestro correo antes se podrá zanjar el asunto, lo que reducirá de forma notable el número de correos electrónicos que se reciben a diario.
